Šablony zákaznického servisu
Vylepšete své e-maily zákaznického servisu pomocí připravených šablon od LiveAgent. Ušetřete čas, snižte chyby a zajistěte konzistentní komunikaci v různých sit...
6 min čtení
LiveAgent
Customer Service
+2
E-mail zůstává jedním z hlavních kanálů služby zákazníkům pro obrovské množství spotřebitelů. Ne každý podnik se však snaží poskytovat rychlé a profesionální odpovědi – ve skutečnosti některé vůbec neodpovídají. Průzkum společnosti SuperOffice zjistil, že 62 % společností neodpovídá na e-maily služby zákazníkům, 90 % neinformuje zákazníka o přijetí e-mailu, zatímco 97 % se neujistí, zda jsou zákazníci spokojeni s odpovědí.
Ačkoli je téměř nemožné ručně vytvářet každý e-mail potenciálním nebo stávajícím zákazníkům, používání šablon služby zákazníkům, které pokrývají různé scénáře, může být velkým přínosem pro týmy služby zákazníkům, zejména ty, které se musí vypořádat s obrovským množstvím e-mailů. Pomocí šablon jako výchozího bodu mohou vaši agenti pomoci více zákazníkům za kratší dobu a s menším stresem a zajistit konzistentní službu. Od odesílání děkovných e-mailů až po automatickou zprávu o nepřítomnosti, udržování komunikace s vašimi zákazníky je vždy příznivé.
Výhody používání šablon e-mailů služby zákazníkům
- Ušetřete čas a zlepšete efektivitu agentů - Používání šablon služby zákazníkům při odpovídání zákazníkům ušetří vašemu týmu podpory čas na vytváření jednotlivých odpovědí, optimalizuje jejich čas a zlepší efektivitu.
- Snižte počet lidských chyb - Pomocí připravených, vyzkoušených šablon odpovědí na e-maily služby zákazníkům můžete eliminovat lidské chyby a odstranit riziko odesílání nesprávných zpráv, které by mohly zákazníky frustrovat.
- Udržujte konzistentní zasílání zpráv společnosti - Šablony e-mailů služby zákazníkům zajišťují, že všichni členové vašeho týmu podpory jsou na stejné vlně, zatímco hlasitost vaší značky zůstává přítomna v každé interakci. Pro podniky, které chtějí oznámit zprávy nebo akce, je dobrá šablona tiskové zprávy e-mailu stejně důležitá jako efektivní šablony služby zákazníkům.
Běžné e-mailové šablony pro službu zákazníkům
Vytváření vlastní knihovny vzorových e-mailových šablon pro službu zákazníkům může být jak náročné, tak časově náročné. Existuje mnoho situací, na které se musíte připravit. Od delších a složitějších zpráv, jako je e-mail s omluvu a připomenutí obnovení, až po krátké a přímé e-maily, jako je resetování hesla, zde jsou některé osvědčené e-mailové šablony založené na 10 různých scénářích, které váš tým podpory může používat a přizpůsobovat si je podle potřeby při interakci se zákazníky a potenciálními zákazníky.
Šablona automatické odpovědi
Ahoj [JMÉNO],
Děkujeme za kontakt s [SPOLEČNOST]!
Tato automatická odpověď vám pouze sděluje, že jsme obdrželi vaši žádost a vrátíme se k vám s odpovědí co nejdříve. Během [pracovní_doby] obvykle odpovídáme během několika hodin, večery a víkendy nám mohou trvat trochu déle.
Zatímco čekáte, můžete se podívat na naše Často kladené otázky nebo si prohlédnout naši Znalostní bázi, kde najdete spoustu pokynů k [PRODUKTU].
Nebo, pokud je vaše žádost naléhavá, neváhejte nám zavolat na [číslo] nebo zahajte živý chat s naším týmem podpory. Těšíme se, že vás vrátíme do provozu!
S pozdravem, [VAŠE PODPIS]
Šablona e-mailu s kontrolou u zákazníka
Ahoj [JMÉNO],
Doufám, že se máš dobře a užíváš si svůj produkt. Jen se chci podívat, zda máš nějaké otázky nebo potřebuješ pomoc. V poslední době jsme přidali spoustu nových funkcí a vím, že může být obtížné sledovat všechny naše vydání.
Jako připomenutí, zde je [odkaz] na naši Znalostní bázi, kde můžete kdykoli najít aktuální informace o našem produktu a společnosti.
Neváhejte se na mě obrátit s jakýmikoli otázkami, rád bych vám pomohl.
Cheers, [VAŠE PODPIS]
Šablona děkovného e-mailu
Vážený [JMÉNO],
Děkujeme vám za vaši pozitivní zpětnou vazbu a za napsání recenze na [webové stránky], udělali jste nám velkou radost! 😊
Náš tým se neustále snaží zlepšovat náš [produkt/službu] a je vždy příjemné slyšet laskavá slova od našich zákazníků. Máme rádi, že se vám líbíme, a je také skvělé vědět, že náš [produkt/služba] vám pomohl dosáhnout vašich obchodních cílů.
Ještě jednou vám děkujeme za to, že jste skvělý zákazník!
Cheers, [VAŠE PODPIS]
Šablona odpovědi na rozčíleného zákazníka
Vážený [JMÉNO],
Je mi velmi líto, že jste měli tak špatnou zkušenost, že už s námi nechcete pracovat. Uspokojení našich zákazníků bylo vždy naší nejvyšší prioritou a je mi líto, že jsme nemohli splnit vaše požadavky.
Ačkoli nás mrzí, že odcházíte, zcela chápu, jak rozrušený musíte být, a plně respektuji vaše rozhodnutí. Ještě jednou se omlouvám za jakékoli potíže, které jsme vám mohli způsobit.
Dejte mi vědět, pokud máte další otázky, komentáře nebo další zpětnou vazbu. A pokud si to rozmyslíte, budu tu, abych vám pomohl jakýmkoli způsobem.
Hodně štěstí! [VAŠE PODPIS]
Šablona odpovědi na spokojené zákazníka
Ahoj [JMÉNO],
Jsme velmi rádi, že jste spokojeni s [PRODUKTEM/SLUŽBOU]. V [SPOLEČNOSTI] se vždy snažíme poskytovat nejlepší zážitek zákazníka a je skvělé vědět, že jsme toho dosáhli.
Byli bychom vděční, kdybyste napsali recenzi na naší stránce na Facebooku, protože vaše poznatky by mohly pomoci našim potenciálním zákazníkům dozvědět se více o nás.
Ještě jednou děkujeme a dejte nám vědět, pokud je v budoucnu něco, co bychom pro vás mohli udělat!
S pozdravem, [VAŠE PODPIS]
Šablona odpovědi na stížnost zákazníka
[JMÉNO],
Je mi velmi líto, že jste čekali u našeho oddělení služby zákazníkům téměř 30 minut. Zcela chápu, jak frustrující to pro vás muselo být. To by se nikdy nemělo stát, protože si ceníme času našich zákazníků. Tuto zprávu jsem předal příslušnému zástupci služby.
Náš tým technické podpory upřednostňuje problém, který máte s naším softwarem, a nyní na tom pracuje, aby to napravil. Vás okamžitě upozorním, jakmile bude opraveno.
Oceňuji, že jste nás upozornili na vaši negativní zkušenost. Snažíme se zajistit spokojenost zákazníků s každou interakcí a omlouvám se za nepříjemnosti, které jsme vám způsobili.
Mezitím mi prosím dejte vědět, pokud je něco dalšího, co bych pro vás mohl udělat.
S pozdravem, [VAŠE PODPIS]
Šablona e-mailu se zpožděnou odpovědí
Ahoj [JMÉNO],
Děkujeme za kontakt s [SPOLEČNOST]! Vaše žádost byla přijata dne [datum] s referenčním číslem: [číslo]. Je nám líto, že jsme vám ještě neodpověděli. V současné době máme vysoký objem žádostí o podporu a oceňujeme vaši trpělivost, zatímco se snažíme poskytnout nejvyšší úroveň podpory každému zákazníkovi. Buďte si jisti, že se vám jeden z našich agentů ozve co nejdříve.
S pozdravem, [VAŠE PODPIS]
Šablona následného e-mailu
Ahoj [JMÉNO],
Doufám, že se máš dobře. Chtěl jsem se s tebou podívat na problém, který jsi měl před pár dny s [popis problému]. Byl vyřešen úspěšně?
Pokud je něco, co bychom mohli udělat, aby se tvá zkušenost zlepšila, dej nám vědět odpovědí na tuto zprávu. Rád bych ti pomohl v každém případě a těším se na tvou odpověď.
Hezký den, [VAŠE PODPIS]
Šablona e-mailu s připomenutím obnovení
Ahoj [JMÉNO],
Rádi bychom vám poděkovali za používání našeho produktu v posledním roce a doufáme, že jsme vám pomohli.
Všiml jsem si, že vaše roční předplatné vyprší za dva týdny, takže jsem se chtěl podívat na další kroky. Máte zájem o obnovení předplatného? Pokud zvažujete své možnosti, rád bych s vámi dále diskutoval, abych vám pomohl přijít k rozhodnutí.
Těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [VAŠE PODPIS]
Šablona e-mailu o vrácení peněz
Ahoj [JMÉNO],
Zpracovali jsme vaši refundaci a měli byste vidět kredit na vašem účtu během 1-3 pracovních dnů v závislosti na vaší bance.
Je mi líto slyšet, že nejste spokojeni s naším produktem, ale zcela chápu, že není pro všechny. Protože je pro nás důležitá jakákoli zpětná vazba, mohli byste mi prosím dát trochu více podrobností o tom, co se vám přesně nelíbilo?
Mezitím vám děkujeme za váš čas a za to, že jste nás vyzkoušeli. Doufáme, že se s vámi v blízké budoucnosti znovu spojíme.
Nejlepší, [VAŠE PODPIS]
