10 tipů pro efektivní e-mailovou komunikaci

E-mailová komunikace začala v roce 1971, kdy Ray Tomlinson poslal první e-mail sám sobě. Ačkoliv je tato technologie stará už přes 50 let, denně jsou odesílány miliardy e-mailů. Někdy si denně přečteme a odešleme více e-mailů, než kolik potkáme lidí osobně. Přesto se v e-mailové komunikaci dopouštíme stále stejných chyb, kterým bychom se měli pro své dobro vyvarovat. Jak tedy své e-maily zlepšit?

Níže najdete 10 tipů pro efektivní e-mailovou komunikaci:

1. Buďte jasní a struční

Většina lidí má během dne příliš málo času na čtení a odpovídání na e-maily. Text e-mailu by měl být informativní a přímočarý. I když používáte jiné alternativy k e-mailu, příjemce ocení krátké a jasné zprávy. Zvažte použití odrážek nebo napište samostatný e-mail pro každé téma, které potřebujete s někým řešit.

Pamatujte: Dlouhé e-maily vysávají z lidí energii.

2. Buďte zdvořilí

Pokud nejste s někým zadobře, vyhněte se neformálnímu jazyku, žargonu, slangu a nevhodným zkratkám. Zamyslete se, jak váš e-mail “působí” po emoční stránce. Pokud by vaše emoce mohly být špatně pochopeny, najděte jiný způsob, jak svá slova formulovat. Buďte přátelští, respektující a vděční.

Chcete vědět, kdy použít neformální, formální, vážný nebo přátelský tón?

3. Používejte jasný předmět

Na základě předmětu se lidé rozhodují, zda e-mail otevřou, nebo ne. Mnoho lidí dostává obrovské množství e-mailů, proto je důležité popsat, co čtenář uvnitř najde. Schránka vašeho příjemce pro ně provádí první třídění. A zprávy bez předmětu jsou považovány za špatné e-maily a často končí ve spamu.

4. Dbejte na pravopis a gramatiku

To je snadný způsob, jak ukázat, že vám na zprávě záleží. Zkuste si svou zprávu přečíst nahlas, abyste snadněji zachytili případné gramatické chyby nebo neobratné formulace, které byste jinak přehlédli.

5. Pamatujte, že e-mail nikdy není soukromý

Vaše zpráva může být bez vašeho vědomí přeposlána dalším lidem. Pokud je vaše informace velmi důvěrná, ujistěte se, že se dostane ke správné osobě.

6. Hlavní sdělení dejte na začátek

Pokud odpovídáte na otázku v něčím e-mailu, napište odpověď co nejdříve. Většina lidí nerada čte dlouhé odstavce, aby se až na konci zprávy dostala k hlavní myšlence.

7. Používejte klávesu ODPOVĚDĚT

Při odpovídání na e-mail vždy zahrňte předchozí zprávu. Nezačínejte nový e-mail. Tato praxe šetří čas vám i vašemu příjemci.

8. Buďte ekologičtí

Vyhněte se tisku e-mailů, pokud to není nezbytné. Lépe tak udržíte své komunikace přehledné a navíc šetříte stromy.

9. Vyhněte se KŘIKU

Nepoužívejte VELKÁ PÍSMENA, protože to působí jako křik. Navíc je TAKÉ TĚŽŠÍ ČÍST text, který je napsaný pouze velkými písmeny, proto dopřejte svým čtenářům úlevu.

10. Přidejte svůj podpis

Neschovávejte se za e-mail a uveďte své jméno. Zakončete zprávu slovy jako ‘S pozdravem,’ ‘S úctou,’ nebo ‘Vše nejlepší,’ podle situace. Nezapomeňte pod své jméno napsat také název firmy nebo sdílejte svou digitální vizitku.

Závěrem

Uvědomte si, že jakmile je zpráva odeslána, není možné ji vzít zpět. Odesláním špatné zprávy můžete poškodit a zničit své podnikání nebo kariéru. Vždy důkladně zkontrolujte svou zprávu i adresu příjemce před odesláním jakéhokoliv e-mailu. Také je dobré si vytvořit nový e-mailový účet určený pouze pro oslovení a komunikaci se zákazníky.