Proč byste měli integrovat software?

V dnešní době je normální mít a používat v podniku alespoň jeden software, že? Před pár lety to nebylo tak zřejmé; nyní je to povinné. Již v minulosti měly společnosti, které měly výkonný software, konkurenční výhodu; dnes to již není výhoda; je to nutnost. Navíc integrace software je nutností dnešní doby.

Stojí za zmínku, že 17 % prodejců jmenuje nedostatek integrace s dalšími nástroji jako největší výzvu v jejich práci. Tato statistika podtrhuje kritickou důležitost integrace software v moderních obchodních operacích.

Software a hardware

Před nějakou dobou bylo nutné mít vlastní servery, kde jste uchovávali své systémy, informace a data. Tímto způsobem jste si byli “jisti”, že vše máte pod kontrolou, na místě, které vlastníte.

Tato praxe byla nejčastější. Existovaly známé instalovatelné softwarové balíčky dostupné pouze na počítačích. Ještě dnes mnoho společností (všech velikostí) pokračuje v používání instalovatelného software na vlastních serverech kvůli interním bezpečnostním zásadám, nebo jednoduše proto, že změna těchto systémů ve velkých a byrokraických strukturách je poměrně složitá a časově náročná.

Používání software instalovaného lokálně vyžaduje HARDWARE. A hardware (kromě software) je také investice. Musíte mít na paměti, že zařízení, které dnes používáte, se zastaralí a budete nuceni jej upgradovat.

Nová éra

Dnes, díky slavným cloudovým komunikačním platformám nebo řešením software jako služba (SaaS), se nikdy nebudete muset starat o udržování aktuálního hardwarového racku s drahými servery, a ještě lépe, nebudete se muset starat o bezpečnost.

Jak je to možné? Abychom to zjednodušili, některé společnosti nabízejí službu fungování jako váš server, ale v cloudu (přes Internet). Místo toho, abyste se starali o hardware, předáte jim odpovědnost za něj; a za bezpečnost také, využívajíc VYSOCE uznávaných certifikátů. Ve většině případů jsou těmito společnostmi Google Cloud a Amazon Web Services.

Co je integrace software vlastně?

Takže v okamžiku, kdy se rozhodnete přesunout své operace do cloudového softwarového prostředí, máte na výběr mnoho systémů. A před vámi se otevírá mnoho nových příležitostí. Jednou z těchto příležitostí se nazývá integrace software.

Umožňuje vám připojit nástroje a systémy, které byste normálně používali odděleně, do jedné platformy. Díky jejich připojení umožňujete různým řešením a aplikacím vyměňovat si data a komunikovat mezi sebou. Všechna data jsou uložena na jednom místě; váš tým se nemusí přihlašovat do různých systémů, aby dělal stejnou práci nebo našel informace, které potřebuje.

Mnoho ručních nebo zdlouhavých úkolů je automatizováno a obchodní procesy sjednoceny. Můžete vytěžit to nejlepší ze svého software a využít sílu synergií kombinováním jejich nejlepších funkcí.

Jak si systémy komunikují?

Dobře, jak si tedy tyto systémy mohou komunikovat? To je hlavní výzva, když máte několik softwarových balíčků. A právě zde přichází na řadu skutečné využití API (Application Programming Interfaces).

API jsou definovány jako sady procedur a funkcí, které umožňují různým systémům a aplikacím přistupovat k datům nebo funkcím jiného software nebo řešení. API je programovatelné připojení mezi četnými nástroji, které určuje, jaká data lze přesunout z jedné entity na druhou. Tímto způsobem a díky technologii můžete automatizovat mnoho, mnoho procesů, které provádíte ve svých organizacích pomocí různých řešení.

Podívejme se na některé příklady:

• Když se potenciální zákazník stane zákazníkem (to se stane v CRM), chcete, aby systém vyvolal akci v ERP, připravil elektronickou fakturu a poslal ji na e-mail nového zákazníka.
• Pokaždé, když přidáte nový produkt do svého ERP a zásoby jsou větší než 0, chcete, aby systém jej přidal na eBay a Amazon za stejnou cenu, a každá změna ceny se stane automaticky.
• Když někdo dokončí úkol, měl by systém řízení projektů informovat další odpovědnou osobu, že musí začít s následujícím úkolem. Na konci tohoto procesu by vám měl systém poslat automatický e-mail s PDF souhrnem toho, co bylo provedeno, a časem stráveným každou z osob na jejich úkolech.

A existují tisíce a tisíce dalších příkladů.

Jaké typy software nebo systémů můžete integrovat?

Jak bylo zmíněno výše, postupně si společnosti uvědomují, že potřebují cloudový software. Ale obvykle potřebují několik typů software, z nichž každý slouží jednomu hlavnímu účelu. Software, který dělá vše, co potřebujete, pravděpodobně neexistuje. A pokud existuje, není dobrý.

Pokud provozujete malou společnost, můžete najít software, který nabízí všechny funkce, které potřebujete. Ale tím, co chci říci, je, že globální software, který pokrývá vše, co potřebuje většina společností, neexistuje. Musíte jej integrovat s dalšími nástroji, abyste rozšířili jeho funkce a možnosti.

Toto jsou hlavní typy systémů používaných v podnicích všech velikostí:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Je to hlavní aktér v každé organizaci, která jej používá. Společnosti používají ERP k ukládání dat z mnoha obchodních aktivit, kde máte také obecné řízení nákladů, výdajů, plateb, inkasa, správy výdajů, mimo jiné věci jako výroba, logistika atd.

Help Desk Software

Help Desk Software je řešení, které vám umožňuje poskytnout vašim zákazníkům všechny typy podpory prostřednictvím různých kanálů. Mělo by zahrnovat e-mailovou komunikaci, call center, live chat a možnost spravovat interakce na sociálních médiích. Vše shromážděno pod jednou střechou a přístupné v jedné sdílené doručené poště.

CRM (Customer Relationship Management)

Je to software, který vám umožňuje navázat vztahy s vašimi potenciálními zákazníky, než se stanou klienty, a zatímco jsou vašimi zákazníky. Může být také používán vašimi prodejci ke správě prodejních procesů. (Příklad: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Software navržený tak, aby pomáhal automatizovat interní obchodní procesy a pracovní postupy. Software BPM je běžně používán středně velkými až velkými korporacemi. Tyto systémy se zaměřují na dlouhodobou, probíhající analýzu a zlepšování a umožňují uživatelům kontrolovat jasnost procesů a být stále produktivnější. (Příklad: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Systém CMS, který nám umožňuje vytvářet a spravovat obsah našeho webu, blogu, cílových stránek.

HRS (Human Resources System)

Systém navržený především ke správě nezbytných procesů lidských zdrojů v organizaci, dokumentaci dohod s každým zaměstnancem, organizaci dovolené a dalších věcí. Může to být také jakýkoli jiný HR software, jako je Toggl nebo Sparkbay.

Toto jsou jen některé příklady typů software používaných společnostmi. Jsou uvedeny především proto, aby se zdůraznilo, kolik různých řešení je dostupných a jak různé účely slouží. Každý z těchto systémů může být sám o sobě opravdu složitý a bude stále vyžadovat některé doplňky nebo rozšíření.

Jaké jsou výhody integrací software

1. Přístupnost a synchronizace dat

Všechna data z integrovaných systémů jsou automaticky zaznamenána v jedné vybrané platformě, čímž se vytváří soudržná a čistá databáze. Stává se to v reálném čase. Všechny potřebné informace jsou na dosah ruky.

2. Snížené náklady a ušetřený čas

Měříte, kolik času vaši zaměstnanci tráví ručními úkoly, jako je psaní poznámek po hovoru, vyplňování formulářů v CRM, kopírování dohod uzavřených e-mailem do BPM? Kolik času potřebují k nalezení dat, které potřebují?

Pokud zavedete správné integrace software, vaši agenti zákaznické podpory nebo obchodní zástupci budou mít čas zaměřit se na důležitější úkoly, které generují příjmy (uzavírání obchodů, cross-selling). Jejich práce bude efektivnější.

Data ukazují, že zaměstnanci tráví 19 % svého času hledáním zdrojů, dokumentů a informací nezbytných k vykonávání své práce.

3. Interakce mezi různými částmi podniku

Integrace software usnadňují viditelnost aktivit a interakcí mezi různými odděleními a týmy v rámci společnosti. Všichni jsou lépe informováni, protože data jsou dostupná všem.

4. Historická analýza z jednoho místa

Data shromážděná v průběhu času na různých integrovaných platformách lze analyzovat z jednoho místa.

5. Definice a provádění nových KPI

Tím, že máte přístup k více datům a informacím, můžete nastavit nové cíle na základě nových ukazatelů, které jsou relevantní pro společnost.

6. Rozhodování na základě chování uživatelů

Integrace mezi platformami vám umožňuje zaměřit se na uživatele a jejich chování, protože všechna data o vašich zákaznících a potenciálních zákaznících jsou dostupná na jednom místě. Můžete poskytnout přizpůsobenou podporu správným lidem, ve správný čas, personalizovat vaši komunikaci nebo kampaně. Neexistuje lepší způsob, jak poskytnout omnichannel zákaznickou zkušenost.

7. Určení ziskovosti kampaní prováděných v různých médiích

Protože je výpočet ziskovosti provedených kampaní integrován, je snazší zahodit to, co nefunguje, a optimalizovat to, co je užitečné, rychlým a efektivním způsobem.

8. Méně chyb

Ruční práce je náchylná k chybám; při přesunu dat tam a zpět prostřednictvím různých platforem se může vyskytnout mnoho chyb. Integrace software snižuje množství rozptýlených a překrývajících se dat. Bezpečněji se rozhoduje na základě dat.

Připojte LiveAgent ke svým oblíbeným nástrojům a řešením

LiveAgent nabízí integrace s více než 30 nástroji a typy software, abyste mohli svým zákazníkům poskytnout vynikající zákaznickou podporu. Integrujte svůj komplexní help desk LiveAgent s vaším CRM, CMS, oblíbenými e-commerce platformami, nástroji pro e-mailový marketing, fakturací a řešeními pro správu projektů.