Nejdůležitější kontrolní seznam call center

Nejprve je třeba stanovit obchodní cíle vašeho call centra. Zeptejte se sami sebe, čeho chcete dosáhnout.

Proč je stanovení vašich cílů důležité?

Znalost vašich dlouhodobých cílů zajistí, že vše ostatní, co děláte, bude zaměřeno na ně. To vám také pomůže rozhodnout, na jaké úkoly je nejdůležitější se zaměřit.

Jak určit své cíle?

Můžete se svým týmem uspořádat cvičení na stanovení cílů a projít jednotlivé funkce call centra a určit, jak je možné je zlepšit. Nezapomeňte stanovit krátkodobé i dlouhodobé obchodní cíle. Ujistěte se, že vaše plány jsou ambiciózní, ale dosažitelné.

Které nástroje byste měli použít k určení svých cílů?

• vývojový diagram call centra k identifikaci bolestivých míst
• mapu procesů pro získání celkového obrazu
• platformy pro sledování cílů, jako je Asana nebo Leapsome

Každý typ kontaktního centra má své vlastní jedinečné problémy, proto je třeba na to brát ohled hned na začátku.

Proč je výběr typu kontaktního centra důležitý?

Abyste mohli efektivně řídit kontaktní centrum, musíte vědět, o jaký typ se bude jednat. Kromě toho byste se měli ujistit, že ten, který si vyberete, odpovídá potřebám vaší firmy.

Jak vybrat typ kontaktního centra?

Přečtěte si recenze, prověřte konkurenci a sledujte aktuální informace. Dnešní trh nabízí řadu nových řešení, včetně cloudových a lokálních call center. Než se rozhodnete, ujistěte se, že máte základní znalosti o dané technologii.

Které nástroje vám pomohou vybrat typ kontaktního centra?

• Fóra
• Capterra
• G2

Odhadem rozpočtu zjistěte, kolik peněz musíte vyčlenit na vybavení, mzdy a další související výdaje.

Proč je výpočet rozpočtu důležitý?

Je velmi důležité mít realistickou představu o tom, kolik peněz utratíte za zřízení a provoz kontaktního centra. To vám pomůže činit informovaná rozhodnutí např. o tom, jaký typ technologie zakoupit a kolik zaměstnanců najmout.

Jak si poradit s výpočtem rozpočtu?

Při výpočtu rozpočtu kontaktního centra je třeba mít na paměti několik klíčových věcí:

• náklady na vybavení – cena telefonů, náhlavních souprav, počítačů a dalších
• technologií potřebných k provozu kontaktního centra
• mzdové náklady – platy a benefity pro zaměstnance
• různé náklady – kancelářské potřeby, nájemné nebo splátky hypotéky a další výdaje
• marketingové náklady – peníze potřebné na účast reklam na oborových akcích

 

Jaké nástroje byste měli použít k výpočtu rozpočtu?

Na internetu je k dispozici mnoho různých nástrojů, např:

• Microsoft Excel
• Tabulky Google

Test several call center tools and software solutions before selecting the best one for your company.

This includes phone systems, interactive voice response (IVRs), automatic call distributors (ACDs), and more.

Why is it important to test different call center tools?

To find the right one for your business. Each tool comes with its own set of features and benefits, so it’s crucial to pick the best fit for your team.

How to test different call center tools?

Make the most of free trials and demos before making a purchase. Consider such factors as:

• The size of your business, to help you determine the type and number of tools needed.
• The type of calls you’ll be handling, to help you determine what features are needed in a tool.
• Your budget, to help you determine which tools are within your reach.

Which tools to test out?

• call center software (e.g. LiveAgent)
• a communication tool (e.g. Slack)
• helpdesk software (e.g. LiveAgent)
• a workflow management tool (e.g. Asana)

Businesses find that integrating call center software with other tools makes managing calls easier.

Why is it important to integrate call center software with other tools?

To better manage your communication with customers, use CRM software to track customer interactions. You can also integrate email marketing platforms to send automated emails after a call, or social media platforms to monitor customer feedback.

How to integrate call center software with other tools?

Before investing in any software or tool, you should check which integrations it provides.

There are a number of different tools that can be integrated with call center software. Here are some common examples:

• CRM software
• email marketing platforms
• social media platforms

Po výběru správných nástrojů call centra byste měli vypracovat plán implementace. Ten zahrnuje stanovení časového harmonogramu zavádění, vymezení odpovědných osob za jednotlivé úkoly atd.

Proč je důležité vytvořit plán implementace?

Vytvoření implementačního plánu pomáhá zajistit hladký průběh zavádění vašeho call centra.

Jak vytvořit plán implementace?

Implementační plán by měl obsahovat informace o tom, co se musí stát před zavedením, během něj a po něm. Je také velmi důležité vytyčit odpovědnosti podle jednotlivých oddělení, aby každý věděl, komu je odpovědný.

Jedná se o zásadní krok k zajištění efektivního chodu vašeho call centra. Je důležité, aby se noví zaměstnanci cítili v tomto procesu dobře a rozuměli svým povinnostem.

Proč je důležité správně zaškolit agenty?

Správné zaškolení agentů jim pomůže připravit se na novou práci. Zajistí, že budou schopni poskytovat co nejlepší služby zákazníkům. Správné školení zkrátí křivku učení vašeho call centra a zvýší jeho efektivitu.

Jak zvládnout proces onboardingu/zaškolení?

Obvykle zahrnuje kombinaci školení, orientace a mentoringu. Je důležité přizpůsobit proces tak, aby vyhovoval vašemu podnikání, zaměstnancům a cílům. Dobře naplánovaný proces nástupu může být náročný. Níže uvádíme několik návrhů, které vám pomohou: Definujte cíle, které chcete svým školicím programem splnit. Co doufáte, že se noví zaměstnanci na jeho konci naučí, a jak to zapadá do vaší širší obchodní strategie?

• Nastíněte, co by vaši noví zaměstnanci měli na konci školení znát a umět.
• Navrhněte časový plán procesu onboardingu, včetně termínů a kritických událostí.
• Před zahájením zavádění rozhodněte, jak budou jednotlivé kroky vypadat, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Které nástroje byste měli použít k vytvoření procesu onboardingu?

• e-learningové platformy
• software pro onboarding
• software pro videokonference

An effective agent training program typically includes a combination of classroom-style training, e-learning, and on-the-job training.

Why is it important to train your agents?

It ensures that your customers receive quality service every time they call. In addition, it can help reduce the number of calls that need to be escalated to management.

How to handle a training program?

Proper training should include:

• information about your products and services – your agents should know what you offer
• knowledge of policies, procedures, and best practices for customer service

Which tools should you use to train your agents?

• e-learning platforms
• video conferencing tools
• tutorials

Musíte vytvořit pozitivní pracovní prostředí pro své pracovníky call centra.

Proč je důležité vytvářet pozitivní prostředí?

Je nezbytné pro udržení morálky zaměstnanců a zajištění toho, aby agenti poskytovali vynikající služby zákazníkům.

Jak vytvořit pozitivní prostředí?

• Umožněte dělat přestávky, když je to potřeba. Když je agent unavený nebo frustrovaný, nebude poskytovat vynikající služby zákazníkům a může dokonce ztratit nervy se zákazníkem.
• Stanovte jasná pravidla a očekávání. Díky tomu budou agenti vědět, co se od nich očekává.
• Nabízejte uznání a odměny za dobrou práci. Malé pozitivní posílení může být velmi užitečné.
• Neprovádějte mikromanagement svých agentů. Může to být pro zaměstnance zdrojem frustrace.

Jaké nástroje byste měli použít k vytvoření pozitivního prostředí?

• programy odměňování, jako je Nectar nebo Bonusly
• zvyšování platů a povyšování
• bonusy

V jakémkoli prostředí služeb zákazníkům se vždy vyskytnou zpoždění a nepředvídané problémy. Abyste minimalizovali dopad těchto problémů, je nezbytné vytvořit si v rozvrhu “časovou rezervu”.

Proč je nutné mít rezervní čas?

Potřebujete rezervní čas, abyste mohli řešit všechny vzniklé problémy, aniž by to narušilo celý váš plán. Snižuje také stres zaměstnanců, zlepšuje služby zákazníkům a vede k menšímu počtu zmeškaných hovorů a naštvaných zákazníků.

Jak do call centra zabudovat vyrovnávací paměť?

Vyhraďte si každý den čas navíc na nepředvídané problémy a zpoždění. Pokud si tento čas naplánujete, můžete problémy snadno řešit. Můžete také nastavit průměrnou dobu hovoru.

Které nástroje byste měli použít k zabudování vyrovnávacího času?

• software pro plánování call centra
• systémy pro řízení času

Pomůže vám zajistit, aby bylo vaše call centrum nastaveno na úspěch. Tento kontrolní seznam může zahrnovat prvky, jako jsou typy softwaru a vybavení, které potřebujete, a druh školení, které budou vaši agenti potřebovat.

Proč je kontrolní seznam požadavků na call centrum důležitý?

Pomáhá vám udržet se na správné cestě. Kontrolní seznam požadavků vám poskytne vizuální znázornění faktorů, které musíte zahrnout, abyste vytvořili fungující call centrum.

Jak vytvořit kontrolní seznam požadavků na call centrum?

Zvažte zahrnutí následujících požadavků:

• software – typ potřebného softwaru a vybavení
• personální zajištění – typy školení, které budou agenti potřebovat
• obchodní činnost – veškeré další důležité informace o tom, jak bude vaše zařízení fungovat

Jaké nástroje byste měli použít k vytvoření kontrolního seznamu požadavků?

• dokumenty ve Wordu
• tabulkové procesory

Sledování výkonnosti agentů je zásadní pro zajištění toho, aby splňovali vaše očekávání.

Proč je sledování výkonnosti agentů důležité?

Když jsou vaši zaměstnanci sledováni, bývají méně roztěkaní a lépe hospodaří se svým časem.

Jak sledovat výkon agentů?

Lze to provádět prostřednictvím denních, týdenních nebo měsíčních kontrol. Můžete také zvážit použití softwaru, který vám pomůže sledovat produktivitu zaměstnanců.

Je nezbytné pečovat o zařízení call centra, abyste měli jistotu, že dobře funguje. Dobrá péče o zařízení vám také zajistí, že budete mít přehled o případných problémech s jednotlivými položkami, abyste je mohli v případě potřeby opravit nebo vyměnit.

Vyberte osobu, která bude projekt řídit na plný úvazek. Tato osoba bude zodpovědná za dohled nad každodenními činnostmi zaměstnanců a také za analýzu metrik call centra a stanovení cílů.

Proč je důležité mít manažera call centra?

Každé centrum služeb zákazníkům potřebuje zodpovědného manažera, aby mohlo správně a efektivně fungovat. Manažer nejen motivuje, školí a řídí zaměstnance, ale je páteří call centra.

Jak vybrat manažera call centra?

Měli byste zvážit průzkum a pohovory uvnitř nebo vně společnosti. Zvažte přijetí kandidáta, který již dříve pracoval na podobných projektech a má silné vůdčí a manažerské schopnosti.

Jaké nástroje byste měli použít při výběru manažera call centra?

• LinkedIn
• tabulku pro vytvoření databáze kandidátů

Vytvoření půdorysu telefonu umožňuje maximalizovat využití prostoru.

Proč je důležité vytvořit půdorys telefonního centra?

Dobře navržený půdorys pomáhá zajistit hladký chod call centra. Udržuje vybavení v dosahu vašich agentů. Tím se zvyšuje produktivita pracovníků.

Jak si poradit s vytvořením půdorysu telefonního centra?

Plán telefonního centra by měl obsahovat:

• umístění jednotlivých telefonních stanic
• rozvržení kancelářských prostor
• mapu budovy nebo areálu

Pravidelné audity identifikují oblasti, které je třeba zlepšit. Díky nim se dozvíte, zda jsou nutné nějaké změny.

Proč je provádění pravidelných auditů důležité?

Pravidelně vyhodnocujte výkonnost svého call centra, abyste se ujistili, že splňuje potřeby vaší firmy a zákazníků. Umožní vám to udržet si zákazníky, snížit náklady, zvýšit produktivitu a zvýšit zisky.

Jak provádět pravidelný audit?

Výkonnost svého call centra byste měli auditovat alespoň jednou za čtvrtletí. Analyzujte spokojenost zákazníků, produktivitu zaměstnanců, finanční údaje a možné příležitosti ke zlepšení.

Jaké nástroje použít k zefektivnění procesu auditu?

• Excel
• tabulky Google
• software pro call centra

To stay competitive in today’s market, it’s essential to use technology to its fullest extent. Using the right tools can help you increase productivity and efficiency, allowing your call center to grow as needed.

Why is using technology important?

Technology like CRMs or automation can boost your company’s performance by reducing wait times for customers and increasing agent availability during busy periods.

How to use technology to improve productivity?

You should consult with a specialist to determine which solutions are best suited for your call center. They can help you choose the right tools and set them up.

Which technology should you use to improve productivity?

• CRM
• predictive dialers
• IVR systems
• phone systems
• chatbot software
• Intelligent call routing