
Nejlepší kontrolní seznam pro call centrum
Zefektivněte nastavení svého call centra s naším nejlepším kontrolním seznamem! Poznejte cíle, nástroje, onboarding a tipy pro úspěch. Začněte hned!...

Komplexní kontrolní seznam požadavků na call centrum, který zajistí, že vaše call centrum má všechny základní součásti pro úspěch. Zahrnuje software, internet, vybavení, technologii, CRM, funkce volání, školení personálu, soulad s předpisy, bezpečnost a další.
Úspěšné call centrum závisí na mnoha faktorech, ale víte, jak se ujistit, že je máte na místě? Tento kontrolní seznam bude diskutovat o některých z nejdůležitějších věcí, které je třeba zvážit při zřizování vlastního call centra. Poskytneme vám také kontrolní seznam požadavků, které by měly být zahrnuty, aby se zajistil úspěch.
Je jednoduché se ujistit, že jste připraveni. Mít to, co je potřeba, předem vám pomůže udržet vaši společnost v chodu hladce a efektivně, bez zbytečných problémů na cestě.
Můžete jej také použít jako seznam položek potřebných k zahájení nebo rozšíření call centra. Pokud použijete kontrolní seznam požadavků na call centrum, nebudete muset opakovat stejné procesy dvakrát, protože již budete mít pokryty všechny nejdůležitější aspekty.
Může být obtížné, aby se společnost hned na začátku zorientovala. Existuje tolik aspektů, které musíte zvážit a mít na paměti před zahájením (včetně všeho od najímání zaměstnanců, pronájmu prostoru nebo nákupu kancelářského vybavení).
Použití kontrolního seznamu vám pomůže sledovat nejen to, kolik peněz se vynakládá, ale také celkovou efektivitu vašeho call centra.
Takový kontrolní seznam mohou používat všichni, kdo pracují v call centru, jej zřizují nebo rozšiřují. Mít všechny nezbytné požadavky na jednom místě usnadní práci všem a eliminuje zbytečný stres.
Tento kontrolní seznam mohou používat jakékoli typy podniků, od malého startupu až po mezinárodní korporaci. Chcete vědět, jak to funguje? Řekněme, že chcete zřídit vlastní call centrum, ale nejste si jisti, co potřebujete, abyste mohli začít a jak jej správně provozovat. Můžete skončit tím, že utratíte peníze za zbytečné věci. Navíc by mohlo dojít ke zpoždění spuštění, protože vám chybí důležitá součást skládanky.
Pokud se rozhodnete použít tento kontrolní seznam požadavků na call centrum jako průvodce, budete moci zřídit vlastní call centrum bez problémů a ušetřit tak čas i peníze.
První věc, na kterou se musíte zaměřit, je software pro call centrum a poskytovatel VoIP. Musíte se ujistit, že společnost, se kterou budete pracovat, vám může poskytnout vše, co potřebujete, abyste měli úspěšné call centrum.
Budou to ti, kdo vám poskytnou všechny ostatní položky na vašem kontrolním seznamu. Je zásadní se ujistit, že mohou dodat.
Některé věci, které byste měli hledat v řešení softwaru pro call centrum, zahrnují:
Požádejte o doporučení, porovnejte různé poskytovatele a proveďte výzkum, než se rozhodnete (to platí pro jakýkoli typ kontaktního centra, které si vyberete). Díky tomu se vyhnete nepříjemným překvapením v budoucnosti.

Kvalita vašeho internetového připojení je pro call centrum mimořádně důležitá. Musíte se ujistit, že máte dostatečnou šířku pásma pro podporu počtu příchozích a odchozích hovorů.
Rychlost je zásadní pro to, aby vaši agenti pracovali hladce a bez přerušení. V roce 2025 je vše online. Internet přispívá tolika komponentám k úspěšnému provozu vašeho call centra.
Vaše call centrum by mělo mít:
Čím je to rychlejší, tím lépe. Hledejte poskytovatele, který nabízí vysokorychlostní internet s neomezeným přenosem dat (nebo co nejblíže tomu). Otestujte své připojení v různých denních dobách, abyste lépe pochopili jeho výkon.
Pokud zřizujete vzdálené call centrum, ověřte, že všichni vaši agenti mají spolehlivý přístup k internetu.

Další věc na vašem seznamu je nezbytné vybavení. To zahrnuje položky jako sluchátka, počítače a software.
Správné vybavení nejen usnadní práci vašim agentům, ale také pomůže eliminovat zbytečný stres. Navíc zajistí, že jsou vaši agenti připraveni zvládnout pracovní zátěž, kterou pro ně máte.
Každá společnost má různé potřeby, takže zvažte, co budete potřebovat, než si vyberete jakékoli řešení. To bude záviset na typu call centra, které se rozhodnete zřídit.
Pokud například budete používat cloudové řešení, nebudete potřebovat tolik hardwaru. O vše se postará váš poskytovatel. Pokud však zřizujete tradiční call centrum, budete muset poskytnout svým agentům správné nástroje.
Při výběru vybavení mějte na paměti následující faktory:

Vaše call centrum by mělo být schopno zvládnout jakékoli budoucí změny, které byste mohli potřebovat provést. Proto byste měli od samého začátku dbát na dva z nejdůležitějších aspektů: flexibilitu a škálovatelnost vašeho call centra.
Nikdy nevíte, kdy bude vaše podnikání potřebovat provést změnu. Vaše call centrum by mělo být schopno přizpůsobit se jakýmkoli úpravám bez toho, aby se obětovala kvalita služeb zákazníkům.
Flexibilita a škálovatelnost jsou důležité, protože umožňují vašemu call centru růst spolu s vaší firmou. Jak se vaše společnost rozšiřuje, rozšiřuje se i vaše call centrum. To vám pomůže zajistit, že máte vždy prostředky potřebné k uspokojení požadavků vašich zákazníků.
Pravda je, že většina z toho závisí na poskytovateli, kterého si vyberete. Existují však některé věci, které můžete udělat, abyste zvýšili flexibilitu a škálovatelnost vašeho call centra.
Nejprve se ujistěte, že máte jasné porozumění svým dlouhodobým cílům, abyste si mohli vybrat správné řešení. Zadruhé, buďte připraveni rychle se přizpůsobit, když je to nutné. Zatřetí, vyberte si poskytovatele, který vám dává příležitost růst spolu s vaší firmou.

Aby bylo možné poskytnout vysoce kvalitní služby, mělo by vaše call centrum mít nejnovější technologii. Kromě toho, že to bude efektivnější, vám to umožní dosáhnout větší publikum a zvládnout více práce.
Správné vybavení usnadňuje agentům jejich práci. Jednou z nejdůležitějších věcí, kterou může technologie poskytnout, je flexibilita, která vám umožňuje spojit se s více zákazníky a poskytnout lepší služby.
Při výběru správné technologie pro vaše call centrum se ujistěte, že máte na paměti, jaký typ práce budou vaši agenti dělat. Pokud například budou dělat spoustu odchozích hovorů, budete jim muset poskytnout nějakou moderní technologii a systémy VoIP.
Pokud budou vaši agenti zpracovávat spoustu příchozích hovorů, budete jim muset poskytnout systém Interactive Voice Response (IVR). Tímto způsobem můžete automatizovat proces a usnadnit zákazníkům jeho používání.

CRM je základní součástí každého call centra. Sledováním všech interakcí mezi vašimi agenty a zákazníky získáte cenné poznatky o jejich chování.
Bez systému CRM nebudou moci vaši agenti získat dostatek informací o zákaznících. To znamená, že by se vaši zaměstnanci museli spoléhat na paměť a hádání při rozhovoru s klienty.
Prvním krokem je vybrat poskytovatele, který nabízí software pro správu vztahů se zákazníky (CRM) jako součást celkového řešení. Druhým aspektem, který je třeba zvážit při výběru systému CRM, jsou vaše potřeby a preference.
Pokud již máte CRM, který vám funguje, může být lepší se jej držet. Může to být pohodlnější než přechod a integrace s vaším poskytovatelem call centra. Mějte na paměti následující při výběru systému CRM pro vaše call centrum:
Při výběru systému CRM je důležité se ujistit, že má všechny funkce, které potřebujete k efektivní správě vztahů se zákazníky. Jinak budete muset buď najít jiného poskytovatele, nebo investovat do dalšího softwaru, který by vyplnil mezery.

Jako call centrum byste měli klást ještě větší důraz než obvykle na zlepšení zkušenosti zákazníka implementací pokročilých funkcí volání.
Rozsáhlé funkce volání jsou důležité, protože mohou pomoci vašemu call centru běžet efektivněji. Mohou také poskytnout lepší zkušenost zákazníka tím, že usnadní agentům spojení se zákazníky a zpracování jejich požadavků.
Pokud nejste obeznámeni s funkcemi, můžete se o nich dozvědět čtením dokumentace, která je součástí vašeho softwaru pro call centrum, nebo rozhovorem se zástupcem vašeho poskytovatele.
Jakmile se o funkcích dozvíte, budete muset zajistit, aby jim rozuměli i vaši agenti. Můžete to udělat odesláním dokumentu s informacemi nebo naplánováním školení na místě.
Software pro call centrum, který je uživatelsky přívětivý a snadno se učí, pomůže vašim agentům začít rychleji a efektivněji používat funkce.

Tip: Pokud hledáte software pro call centrum, který má všechno, LiveAgent to má. Navíc poskytuje krystalově čistou kvalitu a plnou řadu dalších funkcí – a je zcela zdarma k vyzkoušení.
V roce 2025 by mělo vaše call centrum být schopno poskytnout personalizovanou zkušenost vašim zákazníkům. To znamená, že agenti call centra budou muset mít přístup k údajům o každém jednotlivém zákazníkovi a používat je k personalizaci svých interakcí s nimi.
Aby ste svým klientům poskytli lepší zkušenost a zanechali trvalý dojem, musíte poskytnout personalizovanou zkušenost call centra. Personalizace je také důležitá, protože může pomoci zvýšit vaše prodeje, snížit náklady na každou interakci se zákazníkem a zlepšit vaši celkovou efektivitu. Jak? Tím, že zákazníkům poskytnete přesně to, co hledají, právě když to potřebují.
Nejprve budete muset identifikovat data, která umožňují personalizaci. Můžete to udělat pohledem na váš aktuální systém CRM a informace, které obsahuje o vašich zákaznících.
Jakmile identifikujete data, budete muset zajistit, aby byla přístupná vašim agentům. To lze provést buď jejich zobrazením na jejich obrazovkách, nebo jim poskytnout zprávu, kterou mohou kdykoli přistupovat.

Zkušenost agenta call centra je také důležité zdůraznit kromě personalizace.
Zaměstnávání zkušeného personálu je nezbytné, protože mohou pomoci poskytnout lepší zkušenost zákazníka a naučit nezkušené agenty, jak zvládat hovory. Navíc mohou dohlížet na vykonanou práci a pomoci novým zaměstnancům zlepšit své dovednosti.
Budete muset zajistit, abyste najímali správné lidi na danou práci. To znamená, že budete hledat kandidáty se zkušenostmi v oblasti služeb zákazníkům, stejně jako ty, kteří pracovali v call centrech dříve.
Budete také muset poskytnout personálu správné nástroje a školení, aby mohli být úspěšní ve svých rolích. To zahrnuje poskytnutí průvodce, jak používat váš software pro call centrum, stejně jako poskytnutí přístupu k výukovým programům, které jim mohou pomoci zlepšit jejich dovednosti.

Úspěšné call centrum dělá vše pro to, aby zjednodušilo pracovní postup svých agentů a zajistilo, aby byli co nejproduktivnější. To se provádí automatizací mnoha rutinních procesů. Minimalizuje čas strávený řešením úkolů, které nepřidávají žádnou hodnotu práci agentů.
Automatizovaný proces pro řešení hovorů bez nutnosti, aby volající čekali na lince, je velkým přínosem pro koncového uživatele. Znamená to, že mohou být obslouženi rychleji, mají kratší doby čekání a získají lepší skóre spokojenosti zákazníků z vaší služby.
Jedním ze způsobů je, aby používali technologii samoobsluhy. Zákazníci mohou sami vyřešit své problémy. Navíc můžete zvýšit produktivitu automatizací co nejvíce procesů a poskytnutím personálu nástrojů, které potřebují k efektivní práci.
To zahrnuje poskytnutí přístupu k systému CRM, který se snadno používá, stejně jako poskytnutí zpráv, které mohou používat k lepší správě své zákaznické základny.
Dalším požadavkem, který by vaše call centrum rozhodně mělo pokrýt, je vynikající kvalita hovorů.
Kvalita hovorů je důležitá, protože vám může pomoci zvýšit spokojenost zákazníků a zvýšit vaši pověst. To bude mít přímý dopad na počet potenciálních zákazníků, které získáte, a pomůže vám rozvinout vaši firmu a zvýšit prodeje.
Můžete to udělat pomocí správných nástrojů a vybavení, stejně jako tím, že máte zavedený proces monitorování. To zahrnuje používání softwaru, který vám může pomoci identifikovat jakékoli problémy s hovory. Navíc byste měli zaměstnávat agenty, kteří jsou obeznámeni s používáním takových nástrojů a plnou řadou jejich funkcí.
Dalším hlavním požadavkem pro jakékoli call centrum je mít interní podporu a zřizování. To znamená, že budete muset být schopni pomoci svým agentům snadno vyřešit problémy a řešit problémy na místě.
Mít zavedený proces, který vám umožňuje poskytnout pomoc, když je to potřeba, může znamenat rozdíl mezi agentem, který je schopen vyřešit problém, a tím, který potřebuje další podporu. Může také pomoci vašim zástupcům call centra poskytnout lepší služby, což vede k více spokojeným zákazníkům, kteří budou dělat další nákupy.
Musíte se ujistit, že každý agent má přístup k vysoce kvalitním zdrojům a podpoře po dobu, kdy je to potřeba, aby mohl získat potřebnou pomoc. Musíte také mít zavedený proces, který vám umožňuje rychle a snadno vyřešit jakékoli problémy, které mohou vzniknout.

Poskytování průběžného školení všem vašim agentům je chlebem a máslem úspěšného call centra. Zajistí, že noví zaměstnanci jsou schopni efektivně vykonávat svou práci. Navíc to udržuje stávající personál v obraze se vším, co se změnilo od doby, kdy se poprvé připojili k týmu.
Mít zkušený a průběžný proces školení v týmu call centra vám může pomoci poskytnout lepší služby vašim zákazníkům. Seznámením agentů s produkty a službami vaší společnosti jsou lépe schopni odpovídat na otázky zákazníků a rychleji řešit problémy.
Nejprve si vytvořte plán toho, co chcete, aby se vaši agenti naučili. Dále je hostování vašich školících relací pravidelně, aby se dovednosti a znalosti udržovaly. Můžete dokonce mít zkušené personál školit vaše nové zaměstnance. Navíc mohou pravidelné recenze pomoci vašim agentům držet krok s nejnovějšími trendy a změnami.

Záložní plán je nezbytný, když zvažujete, co by se stalo, kdyby jedno z vašich hlavních řešení call centra selhalo. To může mít přímý dopad na to, jak dobře jste schopni vyřešit problémy, stejně jako poskytnout služby vašim zákazníkům.
Záložní řešení zajistí, že vaše podnikání pokračuje v provozu, i když dojde k problému s jedním z hlavních řešení. Může to být záchrana v případě, že se něco pokazí. Zajistí, že vy a vaši agenti stále máte možnost přijímat hovory nebo poskytovat služby, zatímco čekáte na vyřešení problému.
Plánujte zálohu předem. To by mohlo být tím, že máte alternativní řešení, na které se můžete přepnout v případě, že hlavní řešení přestane fungovat.
Navíc musí agenti vědět, co dělat, pokud je problém, a kde získat podporu. Musíte mít zavedenu jasnou politiku, kterou mohou vaši agenti dodržovat v případě jakýchkoli nouzových situací.
Aby se zajistilo, že vaši agenti splňují standardy společnosti a poskytují dobrou službu, musíte sledovat výkon agentů.
Sledování výkonu hovorů agentů vám pomůže identifikovat jakékoli oblasti, kde mohou potřebovat další školení nebo podporu. Také pomáhá určit, zda splňují cíle, které pro ně byly stanoveny.
Můžete použít software pro monitorování kvality, stejně jako řešení call centra, abyste sledovali výkon svých agentů. Musíte také zajistit, aby věděli, co se od nich očekává a jak budou hodnoceni, aby mohli pracovat na zlepšení svých dovedností.

Záznam hovorů vám umožní přezkoumat telefonní rozhovory, stejně jako identifikovat způsoby, jak mohou agenti zlepšit svůj výkon.
Záznam hovorů pomůže vašim agentům naučit se nejlepší způsob, jak zvládat problémy zákazníků a efektivněji řešit problémy. Také jim pomáhá vyhnout se opakování chyb v budoucnosti. Totéž platí pro supervizory, kteří mohou používat záznamy minulých hovorů k pomoci při školení nových agentů.
Záznam hovorů funguje tak, že zachycuje všechny nebo část telefonního rozhovoru a ukládá jej v digitálním formátu. To lze provést pro všechny hovory nebo pouze pro konkrétní, které chcete přezkoumat.
Aby se zabránilo zmatení nebo přerušení služby, musíte zajistit, aby vaši agenti věděli, kdy jsou jejich hovory nahrávány. Měli byste si stanovit politiku pro to, jak budou záznamy používány, stejně jako kdo k nim bude mít přístup.

Musíte se ujistit, že vaše call centrum je v souladu se všemi platnými předpisy a zákony.
Soulad vám pomůže provozovat efektivnější podnikání tím, že vám dá klid na mysli, že vše se provádí v souladu se zákonem. Skutečnost, že vaše společnost dodržuje stanovené předpisy, také ukazuje vašim zákazníkům, partnerům a dalším zúčastněným stranám, že se vám mohou důvěřovat.
Můžete to udělat tím, že máte písemnou politiku, která popisuje všechny požadavky call centra a jak budou vynucovány. Vaši agenti by měli také znát tyto politiky a být si vědomi svých povinností.
Nakonec mějte na paměti, že některé předpisy se mohou v průběhu času měnit. Měli byste pravidelně kontrolovat, aby se ujistili, že vaše call centrum je stále v souladu s nimi.

Integrace vašeho call centra s dalšími obchodními nástroji zjednoduší práci vašich agentů a zlepší jejich efektivitu.
Integrace pomůže vašim agentům lépe pochopit celkové obchodní cíle společnosti a jak jejich práce ovlivňuje ostatní oblasti podnikání. Umožňuje jim také spolupracovat s různými oddělením, což může vést ke zlepšení služeb zákazníkům.
Vaše call centrum lze integrovat s dalšími obchodními nástroji několika způsoby. Můžete použít rozhraní API pro připojení různých systémů nebo middleware pro správu všech interakcí mezi aplikacemi. Vše závisí na nástrojích, které chcete integrovat.

Vaše call centrum by mělo pokrýt všechna bezpečnostní opatření potřebná k ochraně vašich dat a agentů.
Bezpečnost je nezbytná pro jakýkoli podnik, ale je obzvláště důležitá pro call centra, protože se zabývají citlivými informacemi o zákaznících. Musíte zajistit, aby všechny vaše systémy byly chráněny před neoprávněným přístupem a vaši agenti byli chráněni před kybernetickými útoky.
Musíte mít písemnou politiku call centra, která popisuje všechny vaše bezpečnostní požadavky. Pravidelná kontrola a aktualizace těchto politik je také vyžadována, protože se objevují nové hrozby nebo když jsou v systémech, které vaše podnikání používá, objeveny zranitelnosti.

Vaše call centrum by mělo být přístupné všem agentům, bez ohledu na jejich umístění.
Je zásadní, aby bylo vaše call centrum přístupné všem agentům, aby mohli pracovat odkudkoli a kdykoli. To jim dá flexibilitu, kterou potřebují k řešení dotazů zákazníků včas.
Použití cloudového řešení call centra vám dá agentům přístup ke všem nástrojům a zdrojům, které potřebují, bez ohledu na to, kde se nacházejí.

Systém IVR může automatizovat pracovní postupy a zjednodušit správu systémů podpory zákazníků v call centrech. Umožňuje také vašim zákazníkům získat informace, které potřebují, bez nutnosti mluvit s živým agentem. Jak?
Volající poslouchají nabídku systému IVR, odpovídají stisknutím klávesy na svých telefonech a systém pak jedná odpovídajícím způsobem. V odpovědi na odpovědi volajícího systém IVR buď poskytne potřebné informace (např. stav objednávky), nebo směruje hovor na příslušného agenta.
Neomezené záznamy hovorů zajistí, že všechny vaše telefonní rozhovory jsou bezpečně uloženy ve vašem účtu pro právní, školící nebo podpůrné účely. Bez ohledu na obor nebo průmysl, ve kterém vaše společnost působí, jsou záznamy hovorů jednou z nejúčinnějších metod k řešení problémů.
Automatizovaná distribuce tiketů je funkce help desku, která automaticky přiřazuje lístky help desku agentům podpory na základě předem definovaných pravidel. Různé help desky používají různá pravidla automatizované distribuce tiketů, jako je round-robin, ring to all nebo náhodné přiřazení. Je to funkce, která může skutečně zkrátit doby řešení a snížit náklady.
Přesměrování hovorů vám umožňuje směrovat příchozí hovory z vašich příchozích čísel nebo rozšíření přímo na operátora, oddělení, skupinové telefonní číslo atd. Přesměrování hovorů dává agentům a operátorům okamžitý přístup k zákazníkům a eliminuje čas strávený hledáním rozšíření a možností směrování.
Jeden agent jednoduše přesměruje hovor na druhého. V důsledku toho nebudou muset zákazníci zbytečně čekat.
Vícekanálová plocha agenta zobrazuje všechny interakce se zákazníky bez ohledu na komunikační kanál: hlas, chat, e-mail, sociální média a další. To zajistí, že žádná interakce se zákazníkem není vynechána nebo zapomenuta.
Navíc univerzální doručená pošta umožňuje uživatelům odpovídat na všechny příchozí zprávy přímo z jednoho místa.
Všechny tyto funkce (a mnoho dalších) lze najít v LiveAgent, komplexní platformě pro služby zákazníkům. Pokud se chcete dozvědět více o produktu, neváhejte si přečíst vše o něm na našem webu.
Úspěšné call centrum vyžaduje software pro call centrum, dobré internetové připojení, nezbytné vybavení, flexibilitu a škálovatelnost, pokročilou technologii, systém CRM, rozsáhlé funkce volání, personalizované zkušenosti, zkušený personál, řešení pro zvýšení produktivity, vynikající kvalitu hovorů, interní podporu, řádné školení, záložní plány, sledování výkonu, záznam hovorů, soulad s předpisy, integraci s obchodními nástroji, bezpečnostní opatření a přístup všech agentů k prostředkům společnosti.
Zřízení call centra vyžaduje pokrytí všech aspektů. Zajištěním všech základních aspektů potřebných pro úspěch vytvoříte efektivnější operaci, zlepšíte spokojenost zákazníků a snížíte zbytečné náklady a zpoždění.
Potřebné vybavení závisí na velikosti vašeho call centra a požadovaných nástrojích. Budete pravděpodobně potřebovat telefonní systém, počítače pro agenty, sluchátka a software pro směrování hovorů a správu údajů o zákaznících. Cloudová řešení mohou vyžadovat méně hardwaru než tradiční call centra.
Neexistuje univerzální řešení. Závisí to na vašich konkrétních obchodních potřebách. Cloudové call center řešení však často může poskytnout flexibilitu a škálovatelnost, kterou potřebujete k rozšíření operací vašeho centra.
LiveAgent je cloudové call center řešení, které vám může pomoci pokrýt všechny požadavky, od záznamu hovorů až po správu údajů o zákaznících. Lze jej přizpůsobit potřebám vaší firmy pomocí pokročilých funkcí, integrací a flexibility.

Zefektivněte nastavení svého call centra s naším nejlepším kontrolním seznamem! Poznejte cíle, nástroje, onboarding a tipy pro úspěch. Začněte hned!...

Optimalizujte kvalitu hovorů pomocí našeho kontrolního seznamu QA! Zlepšete zákaznický servis, zvyšte efektivitu a zajistěte špičkové zkušenosti pro každý hovor...

Zůstaňte v souladu s našim kontrolním seznamem dodržování předpisů v call centru. Seznamte se se zabezpečením sítě, ochranou dat, PCI DSS a dalšími!...