Jste majitelem firmy a hledáte způsoby, jak zlepšit proces přijímání klientů? Pokud ano, jste na správném místě – tento příspěvek vám poskytne šablonu kontrolního seznamu pro nástup nových klientů, která vám pomůže učinit tento proces hladším a méně stresujícím jak pro vás, tak pro vaše klienty. Pro více informací čtěte dále.
Důležitost kontrolního seznamu pro nástup nových klientů
Jako majitel firmy je důležité mít kontrolní seznam pro nástup nových klientů, abyste zajistili, že lidé budou mít s vaší firmou co nejlepší zákaznickou zkušenost. Tím, že budete mít kontrolní seznam, kterým se budete řídit, můžete proces přijímání zákazníků urychlit a zefektivnit.
Komu může prospět kontrolní seznam pro nástup nových zaměstnanců či klientů?
Majitelům podniků
Kontrolní seznam pro přijímání nových zaměstnanců či klientů vám pomůže zefektivnit proces a zajistit, abyste svým zákazníkům poskytovali ty nejlepší možné služby. Dodržováním kontrolního seznamu si můžete být jisti, že je postaráno o všechny potřebné kroky, aby byli vaši klienti spokojeni se svými zkušenostmi.
Manažerům
Manažeři jsou často zodpovědní za zkušenosti s nástupem klientů, proto by měli mít k dispozici takový kontrolní seznam. Pomůže jim vyhnout se přehlédnutí něčeho důležitého, ujistit se, že byly provedeny všechny potřebné kroky, a zvýšit efektivitu tím, že se vyhnou duplicitám.
Zástupci zákaznického servisu
Kontrolní seznam pro nástup nových klientů umožňuje pracovníkům zákaznického servisu rychle a snadno nastavit nového zákazníka na vaši společnost a její produkty nebo služby. Může také pomoci vyhnout se chybám a poskytnout klientovi pozitivní zkušenost hned od začátku.
Zákazníkům
Zákazníci také mohou využít kontrolní seznam pro nástup nových klientů. Díky tomu, že budou mít všechny potřebné informace a dokumenty na jednom místě, budou vědět, co mají očekávat, a vyhnou se tak frustraci. Dobrá zkušenost s nástupem zákazníka může vést k tomu, že s vaší společností budou spolupracovat opakovaně a zanechají pozitivní recenze na internetu.
Prozkoumejte náš kontrolní seznam pro přijímání nových klientů
Nový klient kontrolní seznam pro nástup do práce
Tato osoba bude zodpovědná za udržování kontaktu s klientem a za poskytování informací o vaší společnosti a jejích produktech či službách.
Proč je důležité přidělit obchodního zástupce?
Obchodní zástupce je klíčovým kontaktem mezi zákazníkem a společností, se kterou obchoduje. Určená osoba bude zodpovědná za budování vztahů a zajištění pozitivních zkušeností zákazníka. Obchodní zástupce zákazníka by proto měl být někým, na koho se lze spolehnout v případě odpovědí na klíčové otázky nebo obavy.
Jak určit obchodního zástupce?
Obchodního zástupce by měl přidělit manažer odpovědný za proces přijímání klientů. Manažer vezme v úvahu potřeby a požadavky zákazníka a také produkty nebo služby společnosti, aby rozhodl, koho by bylo nejlepší přidělit ke každému konkrétnímu klientovi.
Jaké nástroje použít pro přiřazení obchodního zástupce?
adresář společnosti – k vyhledání kontaktních údajů na zaměstnance
e-mailový klient – pro komunikaci s obchodním zástupcem přiděleným k zákazníkovi
Příjemce bude v tomto případě zodpovědný za podporu zákazníka a zodpovídání jeho případných dotazů.
Proč je důležité přidělit zástupce pro péči o zákazníky?
Kdykoli bude mít zákazník dotaz nebo se setká s problémem, bude se muset spolehnout na někoho, kdo mu poskytne odpovědi a problém včas vyřeší.
Jak přidělit zástupce péče o zákazníky?
Zástupce péče o zákazníky může být přidělen stejným způsobem jako obchodní zástupce, tedy manažerem odpovědným za proces přijímání klientů. Bude tedy postupovat podobně jako v předchozím kroku a přidělí někoho, kdo by podle jeho názoru byl pro konkrétního klienta nejvhodnější.
Jaké nástroje použít pro přiřazení zástupce pro péči o zákazníky?
systém pro správu vztahů se zákazníky (CRM) – pro sledování interakcí a stavu účtu.
adresář společnosti – k vyhledání kontaktních údajů na zaměstnance
e-mailový klient – pro komunikaci se zástupcem péče o zákazníky přiděleným k zákazníkovi
Smlouva je klíčovým dokumentem, který stanoví podmínky dohody mezi vaší společností a klientem.
Proč je důležité potvrdit platnost smlouvy?
Smlouva je právně závazný dokument, který nastiňuje podmínky dohody mezi dvěma nebo více stranami. Je důležité smlouvu validovat, abyste se ujistili, že podmínky jsou spravedlivé a přiměřené, že všechny podrobnosti jsou správné a že obě strany jsou s dohodou o prodejním procesu spokojeny ještě předtím, než budou pokračovat.
Jak potvrdit platnost smlouvy?
Manažer odpovědný za proces přijímání klientů smlouvu zkontroluje a ujistí se, že všechny podmínky jsou jasné a stručné. Zkontroluje také, zda jsou všechny podrobnosti přesné a zda jsou obě strany se smlouvou spokojeny.
Jaké nástroje použít pro ověření smlouvy?
adresář firem – k vyhledání kontaktních údajů klienta
e-mailový klient – pro komunikaci s klientem ohledně smlouvy
šablona smlouvy – k vytvoření návrhu smlouvy
Přivítání nového klienta je skvělý způsob, jak zahájit proces nástupu.
Proč je důležité zaslat uvítací e-mail?
Uvítací e-mail je zdvořilé gesto, které pomáhá vytvořit dobrý první dojem. Poskytuje také příležitost představit společnost a její produkty nebo služby a vysvětlit, co může klient od onboardingového procesu očekávat.
Jak napsat uvítací e-mail?
Zaslání uvítacího e-mailu klientovi je jednou z povinností předem určeného obchodního zástupce, který se v procesu představí. Tato zpráva by měla obsahovat také přehled toho, co může klient během onboardingu očekávat, kontaktní údaje (např. e-mailovou adresu) na zástupce pro péči o zákazníky, přiloženou kopii smlouvy a další důležité informace.
Jaké nástroje použít pro zaslání uvítacího e-mailu?
e-mailový klient – k sestavení a odeslání uvítacího e-mailu
adresář firem – k vyhledání údajů o klientovi včetně kontaktních informací
šablona smlouvy – k přiložení kopie smlouvy k e-mailu
Chcete-li pokračovat v procesu přijímání zákazníků, měli byste si s nimi domluvit osobní nebo online schůzku.
Proč je důležité naplánovat si schůzku se zákazníkem?
Je to nejlepší příležitost projít všechny podrobnosti smlouvy, odpovědět na všechny jeho otázky a ujistit se, že smlouvě rozumí. Na této schůzce máte také možnost vysvětlit, co může klient očekávat od zbývající části procesu onboardingu.
Jak naplánovat schůzku s klientem?
Obchodní zástupce odpovědný za klienta si domluví čas a datum, které vyhovují oběma stranám, a zvolí také nejlepší formát schůzky (osobní nebo online). Všimněte si, že tato schůzka může být iniciována v rámci uvítacího e-mailu v předchozím kroku.
Jaké nástroje použít pro naplánování schůzky s klientem?
plánovač schůzek – k nalezení času, který vyhovuje oběma stranám
software pro videokonference – k uspořádání online schůzky (pokud je to možné)
Během schůzky bude mít klient pravděpodobně klíčové otázky a obavy týkající se procesu nástupu, smlouvy a/nebo vašeho budoucího vztahu.
Proč je důležité uvést všechny klientovy otázky a obavy?
Pokud tak učiníte, budete se moci během schůzky zabývat všemi z nich. Pomůže to zajistit, aby se klient cítil vyslyšen a aby jeho obavy byly brány vážně, a také identifikovat oblasti, kde může klient potřebovat další vysvětlení.
Jak uvést všechny klientovy otázky a obavy?
Přidělený obchodní zástupce by si měl dělat poznámky o všech otázkách, které klient během schůzky vznese. Případně se může klienta zeptat, zda by mu nevadilo rozhovor nahrát, aby se k němu mohl později vrátit a projít si podrobnosti.
Jaké nástroje použít pro výčet všech klientových otázek a obav?
poznámkový blok (fyzický nebo softwarový) – k sepsání všech otázek a obav
diktafon – k nahrávání schůzky (pokud je to možné)
software pro videokonference – k nahrávání online schůzky (je-li to vhodné)
Při probírání otázek a obav, které klient vznesl, můžete zjistit některé potenciální překážky.
Proč je důležité katalogizovat všechny červené vlajky nebo problémy, které klient má?
Je to příležitost je přímo řešit a zajistit, aby se klient cítil pohodlně při dalším postupu v procesu onboardingu. Umožní jim to také naznačit oblasti, ve kterých by společnost mohla potřebovat provést nějaké změny.
Jak katalogizovat případné červené vlajky nebo problémy, které klient má?
Zaznamenejte si všechny červené vlajky nebo problémy, na které klient upozorní. Obchodní zástupce, který je za klienta zodpovědný, si je může buď zapsat, nebo zaznamenat.
Jaké nástroje použít pro katalogizaci všech červených vlajek nebo problémů, které klient má?
textový editor – k zaznamenání červených příznaků nebo problémů
tabulkový procesor – ke katalogizaci červených příznaků nebo problémů a jejich stavu
Po zodpovězení všech otázek a obav je třeba přesně zjistit, co si klient od spolupráce s vaší společností slibuje.
Proč je důležité definovat očekávání klienta?
Znamená to, že obě strany budou při dalším postupu na stejné vlně a že je v budoucnu nečekají žádná překvapení. Je to také příležitost stanovit realistické cíle, co společnost může a nemůže poskytnout.
Jak určit očekávání klienta?
Během schůzky byste se měli klienta přímo zeptat na jeho očekávání. Můžete se také zeptat na jeho cíle a záměry, abyste získali lepší představu o tom, co hledá.
Jaké nástroje použít pro identifikaci očekávání klienta?
poznámkový blok (fyzický nebo softwarový)
textový editor
software pro videokonference
Nyní, když víte, co klient chce, je čas začít stanovovat cíle.
Proč je důležité stanovit krátkodobé a dlouhodobé cíle?
Dává vám to plán pro váš budoucí vztah s klientem do budoucna. Umožňuje vám také sledovat pokrok a mít měřítko úspěchu v čase.
Jak stanovit krátkodobé a dlouhodobé cíle?
Cíle by měly být konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené. Měly by být také v souladu s očekáváním klienta.
Jaké nástroje použít pro stanovení krátkodobých a dlouhodobých cílů?
pracovní list pro stanovení cílů SMART – k jejich vypsání
nástroj pro řízení projektů – ke sledování pokroku v plnění cílů v průběhu času.
CRM software – pro sledování vztahů s klienty
Nyní, když máte nového klienta, je důležité ukládat jeho informace a udržovat je aktualizované.
Proč je důležité sledovat údaje o klientovi?
Tyto informace budou sloužit ke komunikaci s klientem, k pochopení jeho potřeb a k poskytování co nejlepších služeb. Pomohou vám také sledovat interakce s klientem a měřit jeho spokojenost v průběhu času.
Jak sledovat údaje o klientovi?
Pomocí kontaktů helpdesk služby LiveAgent můžete ukládat jméno, e-mail, telefonní číslo a další osobní údaje klienta. Software helpdesku, jako je LiveAgent, vám také umožňuje vytvářet vlastní kontaktní pole pro ukládání jedinečných informací o zákaznících pro personalizovanější komunikaci.
Jaké nástroje použít pro sledování údajů o klientovi?
LiveAgent – k ukládání informací o zákaznících pomocí funkce kontaktů helpdesku.
Jakmile nový klient začne spolupracovat s vaší firmou, je třeba zjistit, jak využívá vaše služby nebo nástroje.
Proč je důležité vyhodnotit, jak zákazník využívá služby/nástroje?
Pomůže vám to pochopit, jak klient využívá vaše produkty nebo služby a zda je využívá naplno. Může vám také pomoci identifikovat případné oblasti, ve kterých by klient mohl potřebovat větší podporu.
Jak vyhodnotit využívání služeb/nástrojů klientem?
Přímým dotazem u klienta, pozorováním jeho chování, přezkoumáním dat a analytických údajů a/nebo provedením uživatelských testů. Poté můžete tyto informace porovnat se svými cíli a záměry a zjistit, jak dobře se klientovo využívání srovnává.
Jaké nástroje použít pro vyhodnocení využívání služeb/nástrojů zákazníky?
software pro uživatelské testování – slouží k pozorování, jak klient používá váš produkt nebo službu.
analytický software – k přehledu údajů o používání klienta
dotazník pro klienty při nástupu – k přímému dotazování na jejich zkušenosti
Poté, co vyhodnotíte, jak klient využívá vaše služby, zaznamenejte případné změny v jeho chování.
Proč je důležité zaznamenat případné zvýšení nebo snížení využívání služeb?
Umožní vám to pochopit, jak dobře klient využívá vaše produkty nebo služby. Podle těchto informací můžete navrhnout další služby nebo podporu.
Jak zaznamenat případný nárůst nebo pokles používání?
Sledováním dat a analýz v průběhu času můžete zjistit, jak se používání klienta mění. Pokud zaznamenáte pokles používání, můžete klienta oslovit a zjistit, zda nepotřebuje pomoc.
Jaké nástroje použít pro zaznamenání případného nárůstu nebo poklesu používání?
Zaslání osobního poděkování do 24 hodin od setkání s klientem
Po setkání s novým potenciálním klientem je vždy dobré poslat poděkování. Tento následný e-mail nebo jiný typ zprávy ukazuje, že máte zájem o budování vztahu a že jste vděční za jeho obchod.
Přidejte nového klienta do svého mailing listu a posílejte mu příležitostně aktuální informace o vašem podnikání
Budete je moci informovat o svém podnikání a časem si s nimi vybudovat pevný vztah. Díky tomu budou v budoucnu s větší pravděpodobností využívat vaše produkty nebo služby.
Spojte se s klientem na sociálních sítích a sledujte jeho aktualizace
Sociální sítě jsou skvělým způsobem, jak zůstat v kontaktu se svými klienty – sledováním jejich aktualizací se můžete dozvědět více o nich a jejich zájmech. Díky tomu jim budete moci poskytovat lepší služby a snížit odliv klientů.
Pozvěte klienta na akce nebo síťová setkání týkající se jeho oboru
Tím jim dáte najevo, že se o jejich podnikání zajímáte a že jim chcete pomoci růst. Umožní vám to také dozvědět se více o jejich oboru a vybudovat si síť kontaktů.
Nabídněte bezplatné zdroje nebo konzultační služby, které mohou být pro klienta přínosné
Dáte tak klientovi najevo, že máte zájem o jeho úspěch, a zároveň mu můžete poskytnout cenné informace nebo služby. Takové malé gesto může být velmi důležité při budování pevného vztahu s klientem.
Pravidelně kontrolujte klienta a zjišťujte, jak se mu daří
Pravidelným kontaktováním, třeba jen krátkým telefonátem nebo e-mailem, si můžete být jisti, že jsou s vašimi produkty nebo službami spokojeni. Tímto způsobem jim také můžete v případě potřeby nabídnout další podporu.
Shrnutí kontrolního seznamu pro přijímání nových klientů
Přiřazení obchodního zástupce
Přiřazení zástupce pro péči o zákazníky
Ověření platnosti smlouvy
Odeslání uvítacího e-mailu
Naplánování schůzky s klientem
Vyjmenování všech otázek a obav klienta
Katalogizace všech varovných signálů nebo problémů, které klient má
Identifikace očekávání klienta
Stanovení krátkodobých a dlouhodobých cílů
Sledování dat klienta pomocí LiveAgent
Vyhodnocení využívání služeb/nástrojů zákazníky
Zaznamenání případného nárůstu nebo poklesu používání
New client onboarding checklist FAQs
How often should I update my new client onboarding checklist?
It depends on your business and how often your processes change, but ideally, you should update it whenever there are changes in your company's procedures, products, or customer base. It can also be helpful to review your checklist periodically to see if there are any areas where you could improve efficiency.
Can I automate parts of my new client onboarding process using tools?
Yes, with software such as CRMs, email marketing platforms, and project management tools. Using technology to automate your new client onboarding process can save you time and energy, as well as help you to keep track of your new clients more easily.
How can I make the new client onboarding process easier for them and myself?
Plan out the steps you will take in advance, i.e. by following a checklist such as the one given here, and make sure that everything your new client needs is ready and waiting for them when they come on board. The easier you make it for your new clients to get started, the more likely they are to be satisfied with your services and stay with you for a long time. This, in turn, will increase your average customer lifetime and client retention rates.
What are some common mistakes businesses make during the new client onboarding process?
There are many factors to consider when onboarding a new client, but here are some of the most common errors include not communicating the expectations and goals of the project to the client, inadequately explaining or demonstrating how your product or service works, failing to create a timeline or set deadlines for completion, and not following up with clients after work is completed.
Can I outsource my new client onboarding process to a third-party provider?
When deciding about this, ask yourself 'Will they be able to provide a level of service that meets or exceeds my expectations?', 'Are they capable of keeping up with my company's growth?', 'Can they be trusted to handle sensitive customer data?', and 'Is their solution going to be cost-effective?' If you answer 'yes' to all of these questions, then outsourcing your new client onboarding process may be the best option for your business. But if you answer 'no' to any, it may be best to keep the onboarding process in-house.
Vážíme si vaší nedávné registrace LiveAgent. Hned po instalaci vašeho účtu bude na vaši e -mailovou adresu odeslána zpráva obsahující přihlašovací údaje. Pokud chvíli počkáte, po dokončení instalace budete ke svému účtu mít přístup přímo odtud.
Právě vytváříme váš řídící panel LiveAgent (dashboard)...
Jakmile bude proces u konce, zašleme vám přihlašovací údaje na zadaný e-mail.
