Komplexní kontrolní seznam prověrky zákazníka, který pomáhá firmám identifikovat rizika klientů prostřednictvím zabezpečení dat, ověření identity, kontroly sankcí, posouzení rizik, monitorování aktivit a hlášení podezřelého chování, aby splnily právní povinnosti a předešly hrozbám.
Kontrolní seznam prověrky zákazníka (CDD) je kritickou součástí programu souladu jakékoli firmy. Tento dokument pomáhá společnostem identifikovat a posoudit rizika spojená s jejich klienty. Aby zmírnily tyto potenciální hrozby, musí firmy shromažďovat informace o svých zákaznících a podnikat kroky k jejich ověření. V tomto příspěvku budeme diskutovat o klíčových součástech kontrolního seznamu CDD a poskytneme příklady, jak dokončit každý krok.
Provádění prověrky zákazníka je zásadním procesem pro jakoukoli organizaci nebo finanční instituci. Vyplněním dokumentu, který popisuje nezbytné kroky, které musí podniknout, mohou firmy zajistit, že splňují své právní a regulační povinnosti. Kromě toho může kontrolní seznam souladu prověrky zákazníka pomoci společnostem identifikovat a posoudit potenciální nebezpečí obchodování s některými zákazníky. Podniknutím všech nezbytných kroků ke zmírnění těchto rizik se mohou firmy a finanční instituce chránit před potenciálními finančními ztrátami.
Firmy, které obchodují se zákazníky Všechny mohou těžit z kontrolního seznamu prověrky zákazníka, který jim pomůže vyhnout se právním nebo finančním problémům, které mohou vyplynout z neprovedení řádné péče o zákazníky. Dodržováním kroků na kontrolním seznamu si mohou být jisti, že podnikají nezbytná opatření, aby se vyhnuli jakýmkoli potenciálním problémům.
Firmy, které musí dodržovat předpisy AML Předpisy proti praní peněz (AML) vyžadují, aby firmy podnikly další opatření k prevenci financování trestné činnosti. Součástí těchto regulačních požadavků je dokončení prověrky zákazníka. Kontrolní seznam pro to může pomoci firmám zajistit, aby byly v trvalém souladu s předpisy AML.
Jakákoli organizace nebo finanční instituce, která chce chránit sebe sama před finančními riziky spojenými se svými klienty Takový dokument může pomoci firmám identifikovat a posoudit jakékoli potenciální hrozby, které představují jejich zákazníci. Podniknutím kroků ke zmírnění těchto rizik se mohou společnosti chránit před finančními ztrátami, které by mohly nastat v důsledku.
Otestujte bezpečnost vašich sítí a systémů a zajistěte, aby byli vaši zaměstnanci proškoleni v nejlepších postupech bezpečnosti dat.
Chránit vaši firmu před jakýmikoli potenciálními finančními ztrátami, které by mohly nastat, pokud by byla odcizena identita některého z vašich zákazníků. Kromě toho, pokud by došlo k porušení vašich systémů, mohli byste být vystaveni vysokým pokutám od regulačních orgánů.
Nejprve byste měli mít zavedeny interní kontroly a zásady bezpečnosti dat, které popisují rozumná opatření, která musíte podniknout k ochraně vašich sítí a systémů. Dále zkontrolujte, že všichni vaši zaměstnanci jsou proškoleni v nejlepších postupech bezpečnosti dat, jako je nesdílení hesel nebo stahování souborů, které nejsou z důvěryhodných zdrojů.
Shromažďujte a potvrzujte jména, adresy, data narození a další identifikační informace vašich zákazníků.
To pomáhá zajistit, že podnikáte rozumná opatření k potvrzení, že zákazníci jsou tím, za koho se vydávají. V důsledku toho to přispěje k prevenci krádeže identity a podvodů, stejně jako k souladu s předpisy AML.
Shromažďujte jejich informace prostřednictvím online formuláře nebo dotazníku Know Your Customer (KYC) a zkontrolujte, že se shodují s vašimi záznamy. Poté byste měli potvrdit správnost údajů získáním kopií jejich identifikačních dokladů, jako jsou pasy nebo řidičské průkazy.
Vyhledejte jména vašich zákazníků na seznamech sankcí, abyste zajistili, že neobchodujete s žádnými omezenými jednotlivci nebo subjekty.
Pokud obchodujete s někým, kdo je pod sankcemi, mohli byste čelit vysokým pokutám nebo dokonce vězení. Proto musíte zkontrolovat sankce před zahájením jakýchkoli obchodních jednání.
Nejčastěji je vyhledání jmen vašich zákazníků na seznamech sankcí. Tyto seznamy jsou obvykle vedeny vládními agenturami, orgány činnými v trestním řízení nebo finančními institucemi, což znamená, že obsahují přesné a aktuální informace.
Poté, co jste shromáždili a ověřili jejich informace, byste měli posoudit související profil rizika zákazníka.
Odhad pravděpodobnosti, že spáchají podvod, nebo zda existují nějaká rizika praní peněz, vám pomůže určit úroveň péče, která je vyžadována pro každý typ zákazníka. Například zákazníci s vysokým rizikem budou muset podstoupit přísnější kontroly než zákazníci s nízkou úrovní rizika.
Můžete bodovat své jednotlivé zákazníky na základě faktorů, jako je jejich země původu, průmysl a historie transakcí. Tímto způsobem získáte lepší představu o tom, kdo jsou vaši zákazníci s vyšším rizikem, a proto vyžadují více péče.
V závislosti na výsledcích vašeho posouzení možná budete muset shromáždit další podrobnosti od vašich zákazníků.
Pomáhá to dále ověřit jejich identitu a posoudit jejich úrovně rizika. Například byste se mohli rozhodnout požádat o kopie jejich finančních výkazů.
Můžete požadovat požadované dokumenty přímo od vašeho zákazníka nebo prostřednictvím online formuláře. Jakmile je máte, zkontrolujte, že se informace shodují s tím, co již máte v souboru.
Poté, co jste shromáždili všechny nezbytné informace, byste je měli ověřit, abyste zajistili, že je vše správné.
Přispívá to k ochraně vaší firmy před podvody a potenciálním rizikem praní peněz. Abyste to udělali, možná budete muset potvrdit adresu zákazníka nebo místo jeho práce.
Existuje několik způsobů, jak to udělat, například zavolat zákazníkovi nebo mu poslat dopis. Můžete také použít služby třetích stran jako nezávislý zdroj k ověření jejich identity a/nebo adresy.
V závislosti na výsledcích procesu dosavadního procesu možná budete muset provést další ověření vašich zákazníků.
To pomáhá dále posoudit úroveň rizika zákazníka a zajistit, že jsou tím, za koho se vydávají. V tomto stadiu byste měli zkontrolovat jejich trestní záznamy nebo finanční historii, pokud je to považováno za nezbytné.
Vyhledáváním v online databázích nebo najímáním profesionální služby. Jakmile máte požadované informace, měli byste je pečlivě zkontrolovat, abyste hledali jakékoli červené vlajky.
Pokud si stále nejste jisti konkrétním zákazníkem, můžete si vždy najmout někoho, kdo vás bude právně zastupovat.
Mohou poskytnout odborné rady na váš přístup k postupům prověrky zákazníka a zajistit, aby bylo vše provedeno správně. Právník vám také může pomoci vyřešit jakékoli právní problémy, které by mohly vzniknout při jednání s klienty.
Můžete vyhledávat online nebo si vyžádat doporučení ze své sítě. Jakmile jste našli několik potenciálních kandidátů, zkontrolujte jejich kvalifikaci a zkušenosti, abyste se ujistili, že jsou vhodní pro danou práci. Poté je pohovořte, abyste viděli, zda by byli dobrým přizpůsobením pro vaši firmu.
I poté, co jste dokončili proces prověrky zákazníka, byste měli stále sledovat jejich činnosti.
Zkontrolovat, že nedělají žádné podezřelé transakce a dát vám šanci reagovat, pokud ano. Pokud si všimnete, že hlavní zákazník provádí velké nebo časté výběry, měli byste to dále prošetřit, abyste hledali známky potenciálního praní peněz.
Pravidelně kontrolujte jejich výpisy z obchodního účtu nebo historii transakcí. Pokud si všimnete něčeho neobvyklého, podnikněte vhodné opatření, jako je kontaktování zákazníka nebo hlášení jejich podezřelé aktivity příslušným orgánům.
Měli byste si také být vědomi, pokud zákazník začne podílet se na jakékoli podezřelé aktivitě, protože to by mohlo být indikací, že něco není v pořádku.
Může vám pomoci identifikovat potenciální problémy včas a podniknout kroky k jejich prevenci. Všimnutí si jakékoli neobvyklé aktivity vám umožní dále prošetřit a zjistit, zda se zákazník zapojuje do jakýchkoli trestných činností, než bude příliš pozdě.
Věnujte pozornost způsobu, jakým se zákazník chová, když s ním komunikujete, a sledujte jejich obchodní činnosti v průběhu času. Pokud si všimnete jakýchkoli odchylek od normy, měli byste problém vznést přímo s nimi nebo označit účet pro bližší průběžné monitorování.
I když se zdá, že vše jde dobře, měli byste se stále dostat do kontaktu se svými zákazníky po určité době.
Pro budování a udržování dobrého vztahu se zákazníkem, stejně jako umožnění vám ptát se jich na jakékoli změny v jejich okolnostech nebo podnikání, které by mohly ovlivnit jejich účet nebo činnosti s vámi. Pravidelné kontroly ukazují, že vám záleží na zákazníkovi a jejich úspěchu.
Použijte systém správy vztahů se zákazníky (CRM) k plánování pravidelného kontaktu se zákazníky alespoň jednou za rok (ale pokud je to možné, častěji), nebo si nastavte systém připomenutí. Můžete se také jednoduše ozvat, když máte něco konkrétního k diskusi, a kontaktujte je prostřednictvím jejich preferované komunikační metody pomocí software helpdesku LiveAgent. To vám pomůže udržovat dobré vztahy se zákazníky.
Pokud se domníváte, že zákazník je v riziku praní peněz nebo jakékoli jiné trestné činnosti, měli byste to hlásit příslušným orgánům.
Je to právní povinnost, kterou musíte splnit, a pomáhá to chránit jak vaši firmu, tak širší komunitu před poškozením. Musíte jednat, pokud máte jakékoli podezření na praní peněz nebo jakoukoli jinou trestnou činnost, protože se jedná o vážné zločiny, které mohou mít dalekosáhlé důsledky.
Existují různé způsoby, jak hlásit podezřelou aktivitu, v závislosti na zemi nebo regionu, kde žijete. V USA můžete například podat zprávu o podezřelé aktivitě (SAR) u sítě pro vymáhání finančních zločinů (FinCEN).
Proveďte kontrolu minulosti všech zákazníků, včetně kontrol trestního a úvěrového záznamu Zvažte použití programu identifikace zákazníka (CIP) k ověření identity zákazníka. To obvykle zahrnuje shromažďování a ověřování určitých informací o zákazníkovi, jako je jeho jméno, datum narození a číslo sociálního pojištění. Měli byste také provést trestní a úvěrové kontroly, abyste se ujistili, že zákazník nemá žádnou historii finančních zločinů nebo jiné nelegální činnosti.
Požádejte a zkontrolujte kopie obchodních licencí a povolení Při onboardingu nového zákazníka se ujistěte, že si je prohlédnete a jakékoli další relevantní dokumenty pro vaše historické záznamy. To vám pomůže potvrdit, že je zákazník legitimní a že jeho podnikání funguje legálně.
Ověřte kontaktní informace zákazníka Je důležité ověřit, že údaje, které máte v souboru, jsou správné a aktuální. To zahrnuje jejich jméno, e-mailovou adresu, poštovní adresu a telefonní číslo. Měli byste také zajistit, abyste měli způsob, jak se ozvat zákazníkovi v případě jakýchkoli nouzových situací.
Zkontrolujte profily zákazníka na sociálních médiích na jakékoli červené vlajky Sociální média mohou být skvělým způsobem, jak poznat své zákazníky, ale je také důležité zkontrolovat jakékoli známky, které by mohly naznačovat, že nejsou tím, za koho se vydávají, nebo se zapojují do jakýchkoli nelegálních činností. To zahrnuje hledání falešných recenzí, profilů, které sledují, nevhodných komentářů nebo jakéhokoli jiného druhu podezřelého chování.
Požádejte o doporučení od jiných podniků, které obchodovaly se zákazníkem Pokud si nejste jisti zákazníkem, jedním ze způsobů, jak získat určitý klid, je mluvit s jinými společnostmi, které s nimi dříve obchodovaly. To vám může pomoci potvrdit, že jsou legitimní, důvěryhodní a spolehliví na práci, což zvýší šance na to, že budete mít dobrý vztah se zákazníkem.
Setkejte se se zákazníkem osobně, abyste získali představu o jejich obchodních operacích Pokud je to možné, je vždy dobré mít osobní diskusi s někým, než s ním začnete obchodovat. To vám dá šanci lépe se s nimi seznámit a dozvědět se o jejich podnikání z první ruky. Je to také příležitost položit jakékoli otázky, které byste mohli mít, a získat více ujištění, že jsou tím, za koho se vydávají.
Prověrka zákazníka je proces důkladného prošetření potenciálního zákazníka před zahájením obchodního vztahu s ním. Prověrka zákazníka je důležitou součástí každého plánu řízení rizik, protože může chránit vaši společnost před zapojením se do nelegálních nebo neetických činností. Neprovedení prověrky zákazníka je tedy přístup založený na riziku, který může mít vážné důsledky pro vaši firmu.
Pokládejte spoustu otázek a proveďte nějaký výzkum. Vyplněním formuláře prověrky zákazníka nebo dodržováním kontrolního seznamu souladu, jako je ten uvedený v tomto článku, si můžete být jisti, že jste provedli důkladné kontroly. Věnování času implementaci správných opatření prověrky zákazníka se vám dlouhodobě vyplatí.
Za prvé by vaše společnost mohla být odpovědná za jakékoli ztráty vzniklé druhé straně v důsledku vaší nedbalosti. Za druhé byste mohli být vystaveni občanským nebo trestním postihům, pokud bude zjištěno, že jste se zapojili, i nevědomě, do praní peněz nebo jiných finančních zločinů. Za třetí byste mohli přijít o důležité informace o druhé straně, které by mohly být kritické pro váš rozhodovací proces. Nakonec by vaše společnost mohla být zařazena na černou listinu za nesplnění regulačních požadavků nebo finančními institucemi, pokud bude zjištěno, že jste obchodovali s jednotlivci nebo subjekty v kategoriích vysokého rizika.
Skvělým místem pro začátek je Průvodce zdroji zákona o zahraničních korupčních praktikách (FCPA) od ministerstva spravedlnosti USA. Průvodce pokrývá širokou škálu témat souvisejících s prověrkou zákazníka, která by měla být zvážena při provádění prověrky zákazníka.
Zajistěte soulad a vybudujte důvěru pomocí kontrolního seznamu Poznání vašeho zákazníka od LiveAgent. Snadno ověřte identitu, adresu a profily rizik. Zjednodušt...
Zlepšete svůj zákaznický servis pomocí našeho komplexního kontrolního seznamu auditu. Vyhodnoťte kvalitu, identifikujte mezery v zlepšování, shromažďujte data a...
Zlepšete svůj zákaznický servis pomocí našeho praktického kontrolního seznamu zákaznického servisu – zaškrtněte vše a vydejte se na cestu k úspěchu....
Připojte se k naší komunitě spokojených klientů a poskytujte vynikající zákaznickou podporu s LiveAgent.
