Kontrolní seznam pro práci na dálku

Jasně stanovte dobu, během které se očekává, že vaši zaměstnanci budou pracovat.

Proč je důležité uvádět pracovní dobu?

Zaměstnanci i zaměstnavatelé by si toho měli být vědomi. Pokud si lidé nejsou vědomi své pracovní doby, může to vést k problémům s produktivitou a efektivitou.

Jak uvést pracovní dobu?

Zeptejte se zaměstnanců, jaký čas je pro ně nejpohodlnější pro práci. Rozhodněte se, co je nejlepší pro váš tým, ať už jde o přesnou pracovní dobu nebo flexibilní plány.

Které nástroje pomáhají uvádět pracovní dobu?

Nástroje pro správu času, jako je Trello nebo Toggl atd.

Ujistěte se, že vaši zaměstnanci rozumí svým odpovědnostem. Ujistěte se, že nemikromanažujete, protože to pouze vede k frustraci a nižší produktivitě.

Proč je důležité nastavit jasné odpovědnosti a očekávání?

Čím jasněji všichni rozumí svým povinnostem a očekáváním, tím produktivnější bude pracoviště. Zaměstnavatelé budou moci pracovníky odpovídat za jejich činy, zatímco zaměstnanci budou cítit, že mají hlas.

Jak nastavit jasné odpovědnosti a očekávání?

Připravte popisy pracovních míst, které popisují odpovědnosti každé pozice, a ujistěte se, že je podle potřeby aktualizujete. Informujte svůj personál, pokud dojde k nějakým potenciálním změnám.

Které nástroje použít v tomto kroku?

Nástroje pro spolupráci, jako je Trello, Asana nebo Basecamp, vytvářejí specifické úkoly pro zaměstnance a sledují jejich pokrok, nebo můžete zvážit implementaci aplikace Checklist.

Nastavte jasnou politiku práce na dálku, která se zabývá svátky, přestávkami, dovolenými a nemocenskými dny.

Proč je důležité rozhodovat se o volnu?

Zaměstnavatelé musí zvládat nepřítomnosti, aby práce pokračovala, zatímco zaměstnanci musí vědět, co je přijatelné, pokud jde o volno.

Jak se rozhodnu o volnu?

Nejlepší je povolit alespoň několik dní volna, některé placené a jiné neplacené v závislosti na konkrétní politice pro každého zaměstnance. Někteří zaměstnavatelé dokonce umožňují neomezenou dovolenou, ale to obvykle vyžaduje důvěru obou stran a závazek pracovat odpovědně bez dohledu. Požádejte personál, aby si požádal o dny volna co nejdříve dopředu.

Které nástroje použít k rozhodování o volnu?

Použijte Google Docs nebo Sheets k vytvoření souboru, kde si všichni mohou požádat o dny, které si přejí vzít, přidat poznámky a vidět jakékoli změny v reálném čase.

Naplánujte, jak často, kde a kdy by se měly schůzky konat.

Proč je důležité naplánovat schůzky dopředu?

Schůzky by měly být praktické a efektivní, pokud je chcete konat pravidelně. Tímto způsobem se všichni mohou soustředit na daný úkol bez plýtvání časem.

Jak naplánovat schůzky dopředu?

Měli byste nastavit pravidelnou schůzku pro aktualizace týmu. Například každý pátek ráno nebo středu odpoledne. Můžete také naplánovat ad-hoc schůzky, když je třeba něco okamžitě projednat.

Které nástroje pomáhají s plánováním schůzek dopředu?

Slack, LiveWebinar, Zoom nebo Google Hangouts jsou všechny skvělé nástroje pro video komunikaci.

Komunikace je klíčová pro jakýkoli vzdálený tým. Stanovte komunikační pokyny a ujistěte se, že je všichni dodržují.

Proč je důležité zjednodušit komunikaci?

Věci se mohou rychle stát chaotickými, pokud nemáte komunikační plán. Aby všichni byli v obraze, je nutné stanovit způsob, jak mohou lidé komunikovat efektivně a rychle.

Jak zjednodušit komunikaci?

Je nezbytné mít způsob, jak sledovat pokrok projektů, abyste mohli určit, zda někdo zaostává. Kromě toho je užitečné vidět, co tým dělá den za dnem.

Chcete-li zjednodušit komunikaci se zákazníky, využijte software pro správu tiketů, jako je LiveAgent. Vaše e-maily, chaty, hovory, zmínky na sociálních médiích a zprávy z jiných kanálů skončí v jedné univerzální doručovací schránce. To usnadňuje komunikaci a vede k vyšší úrovni spokojenosti zákazníků.

Které nástroje zjednodušit komunikaci?

• Komunikace v týmu – nástroje jako Asana nebo Basecamp jsou užitečné, ale pouze pokud je všichni konzistentně používají.
• Komunikace se zákazníky – komplexní software pro helpdesk, jako je LiveAgent (je zdarma vyzkoušet!).

Aby všichni byli na stejné vlně a pohybovali se stejným směrem, každý tým potřebuje sadu sdílených hodnot a cílů.

Proč je důležité pečovat o firemní kulturu?

Firemní pokyny pomohou přilákat budoucí zaměstnance, ale jsou také nezbytné pro udržení zaměstnanců. Zaměstnanci, kteří se cítí jako součást týmu a jejichž hodnoty se shodují s hodnotami organizace, jsou více pravděpodobné, že zůstanou v podniku.

Jak pečovat o firemní kulturu?

Vytvořte seznam základních hodnot a ujistěte se, že je všichni rozumí. Příručka společnosti také může nastínit očekávání a zásady společnosti.

Které nástroje pomáhají pečovat o firemní kulturu?

Můžete vytvořit dokument Google Docs nebo vytvořit krátké video/prezentaci o základních hodnotách vaší společnosti.

Ověřte, že vaši zaměstnanci mají produktivní pracovní prostředí, než začnou pracovat na dálku.

Proč je důležité kontrolovat pracovní prostředí zaměstnanců na dálku?

Ne všichni mají ideální podmínky pro práci z domova. Pokud chcete, aby se váš personál soustředil na svou práci, musí mít prostředky a nástroje, které potřebují.

Jak zkontrolovat pracovní prostředí zaměstnanců na dálku?

Pokud je to možné, pronajměte si fyzické pracoviště v jejich oblasti (např. coworking space). Pokud ne, zkuste zlepšit jejich pracovní podmínky doma tím, že jim poskytnete nějaké vybavení (židle, stoly atd.).

Které nástroje použít ke kontrole pracovního prostředí zaměstnanců na dálku?

Chcete-li zjistit, zda někomu chybí vhodné prostředí pro práci na dálku, můžete jej dotázat prostřednictvím Google Forms.

Když váš tým začne pracovat na dálku, je nezbytné mít plán pro onboarding nových zaměstnanců.

Proč je důležité plánovat onboarding na dálku?

Pokud nemáte plán onboardingu, může být obtížné dostat nové zaměstnance na správnou úroveň.

Jak naplánovat onboarding na dálku?

Naplánujte videokonference a tréninky pro vaše zaměstnance, aby se rychle seznámili s novým systémem. Vytvořte příručky pro každého zaměstnance, aby se mohli seznámit se zásadami společnosti.

Které nástroje použít k plánování onboardingu na dálku?

Můžete použít LiveWebinar pro online tréninky. Vytvořte příručky v Google Docs/Sheets.

Aby byli produktivní, vzdálení pracovníci potřebují vhodné nástroje, jako je počítač se všemi potřebnými nainstalovanými programy.

Proč je důležité ujistit se, že vaši zaměstnanci mají požadovaná zařízení?

Pokud vaši vzdálení pracovníci nemají správná osobní zařízení nebo nástroje, bude pro ně obtížné dokončit svou práci.

Jak se ujistit, že vaši zaměstnanci mají požadovaná zařízení?

Vybavte své zaměstnance správnými nástroji a zařízeními.

Které nástroje použít, abyste se ujistili, že vaši zaměstnanci mají požadovaná zařízení?

Můžete vytvořit seznam požadavků na práci na dálku v Google Docs/Sheets. Zvažte investici do technologií, jako je cloudové úložiště (např. Dropbox) a sdílení souborů (Google Drive).

Spolehlivé internetové připojení je nezbytné pro vzdálené pracovníky.

Proč je důležité poskytnout přístup k internetu?

Pokud se zaměstnancův internet zastaví i na několik minut, může to mít významné důsledky. Zkontrolujte, že při práci na dálku nemají žádné problémy s připojením.

Jak poskytnout všem přístup k internetu?

Pravidelně kontrolujte rychlost internetu všech. Pokud jsou nějaké problémy, kontaktujte poskytovatele služeb a vyřešte je co nejrychleji.

Které nástroje použít k poskytnutí přístupu k internetu?

Pingdom vám umožňuje sledovat stav internetového připojení odkudkoli na světě.

Ujistěte se, že vaši zaměstnanci mají přístup k technické podpoře, pokud něco nefunguje správně.

Proč je důležité poskytnout technickou podporu?

Pokud vaši vzdálení pracovníci nemají přístup k technické podpoře, mohou se frustrovat a vidět to jako překážku, která jim brání v práci.

Jak poskytnout technickou podporu?

Poskytněte svým zaměstnancům seznam kontaktů na podporu včetně e-mailové adresy a telefonního čísla atd.

Které nástroje poskytnout technickou podporu?

Můžete vytvořit dokument (např. v Google Docs) popisující proces technické podpory a poskytnout všem v týmu přístup. Zvažte investici do softwaru, který vašim zaměstnancům poskytuje přístup k podpoře 24 hodin denně.

Vaši vzdálení zaměstnanci musí pochopit, jaké jsou jejich bezpečnostní povinnosti.

Proč je důležité nastavit bezpečnostní povinnosti?

Bezpečnost vašich zaměstnanců by měla být vždy prioritou. Váš personál musí být si vědom nebezpečí spojených s prací z domova a musí pochopit bezpečnostní zásady společnosti.

Jak nastavit bezpečnostní povinnosti?

Jasně jim vysvětlete, co musí být pokryto na jejich straně a na které bezpečnostní prvky by se měli zaměřit.

Které nástroje použít k nastavení bezpečnostních povinností?

Geofencing vám umožňuje sledovat polohu zařízení zaměstnance a nastavit hranice, které nemohou překročit. Nicméně, tento krok je nezbytný pouze v případě, že vaše společnost drží opravdu citlivá data, jinak byste měli jen věřit svému personálu – to se vyplácí.

Udržujte pravidelné aktualizace aplikací a zařízení vašeho týmu.

Proč je důležité pečovat o pravidelné aktualizace?

Pokud vaši vzdálení zaměstnanci neaktualizují svá zařízení, mohou být zranitelní vůči kybernetickým útokům. Ověřte, že všichni jsou v souladu s pravidelnými aktualizacemi a nezanedbávají je.

Jak pečovat o pravidelné aktualizace?

Vytvořte dokument, který obsahuje seznam potřebných aktualizací, aby měli všichni přístup k těmto informacím.

Které nástroje pomáhají pečovat o pravidelné aktualizace?

Měli byste zvážit investici do nástrojů, jako je Microsoft AutoUpdate (pro Windows) nebo Mac OS X Update (pro zařízení Apple), které vám umožní automaticky aktualizovat veškerý software vašich zaměstnanců.

Musíte identifikovat oblasti, kde se vaši zaměstnanci s největší pravděpodobností setkají s bezpečnostními problémy.

Proč je důležité identifikovat bezpečnostní rizika?

Pokud víte, kde jsou nebezpečí, můžete podniknout kroky, které vám pomohou je zmírnit. Identifikujte všechny potenciální hrozby, než se stanou problémem.

Jak identifikovat bezpečnostní rizika?

Zvažte vytvoření mapy bezpečnostních rizik, která nastíní oblasti, ve kterých se vaši zaměstnanci mohou setkat s nebezpečím.

Které nástroje použít k identifikaci bezpečnostních rizik?

Existují různé nástroje, které identifikují oblasti bezpečnostního rizika, včetně Geofencingu, softwaru pro monitorování sociálních médií (jako je Mediatoolkit) a Google Alerts.

V případě, že se něco pokazí, musíte poskytnout plán na případ nouze a učinit svůj pracovní prostor bezpečnějším.

Proč je důležité napsat plán na případ nouze?

V případě nouze se vaši vzdálení pracovníci mohou panikařit a zhoršit situaci. Plán na případ nouze tomu může zabránit.

Jak napsat plán na případ nouze?

Vytvořte dokument se seznamem úkolů, který nastíní plán na případ nouze krok za krokem.

Které nástroje vám pomohou napsat plán na případ nouze?

Ty, které vaši zaměstnanci používají nejčastěji, budou ty, které znají nejlépe a pravděpodobně je budou moci zvládnout nejrychleji.

Jedním z největších problémů práce na dálku je nemožnost komunikovat s lidmi přímo. Protože vzdálení pracovníci mohou trávit většinu času v čtyřech stěnách, jejich duševní zdraví je zásadní.

Proč je důležité pečovat o pohodu vašich zaměstnanců?

Pokud zaměstnanec začne zápasit se svým duševním zdravím, může to mít obrovský dopad na efektivitu společnosti.

Jak pomoci pečovat o pohodu vašich zaměstnanců?

Ať už jde o práci nebo ne, ujistěte se, že všichni mají přístup k pomoci, pokud ji potřebují.

Které nástroje pomáhají pečovat o pohodu vašich zaměstnanců?

Můžete provést anonymní průzkum prostřednictvím Google Forms nebo SurveyNuts.

Povzbuzujte své zaměstnance, aby si povídali se svými kolegy, i pro účely nesouvisející s prací. To jim pomůže cítit se více připojené k týmu a zabránit pocitům izolace.

Proč je důležité usnadnit neformální chaty s kolegy?

Pokud vaši zaměstnanci začnou cítit, že jsou v akváriu, mohlo by se pro ně stát obtížným soustředit se a dělat svou práci.

Jak usnadnit neformální chaty s kolegy?

Věnujte pozornost každé příležitosti pro “vzdálené” schůzky, nejen těm o práci, ale také oslavám narozenin zaměstnanců, například.

Které nástroje vám pomohou usnadnit neformální chaty s kolegy?

Každý webinář a nástroj pro zasílání zpráv (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout atd.) zde bude fungovat.

Je mnohem náročnější naučit se novou dovednost, když pracujete na dálku, než v kanceláři. Poskytněte svým zaměstnancům alternativní možnosti a pobídky k učení se novým dovednostem, příležitostem k sebezdokonalování. Umožněte jim přístup k technologii, která jim v tom všem pomůže.

Proč je důležité poskytnout vašim zaměstnancům školení?

Umožnění vašim zaměstnancům se rozvíjet jim pomáhá vidět svou práci jako kariéru, ne jen jako další práci. Povzbuzujte je, aby se zúčastnili webinářů nebo absolvovali kurzy související s jejich profesními zájmy.

Jak poskytnout vašim zaměstnancům možnosti školení?

Zvažte nabídnutí různých typů školení, jako jsou video tutoriály, webináře nebo e-knihy. Mohli byste také podporovat své zaměstnance v absolvování kurzů ve svém vlastním tempu.

Které nástroje použít k poskytnutí možností školení vašim zaměstnancům?

Můžete použít software pro videokonference, jako je Skype nebo Zoom, k vedení živého školení, nebo platformy jako Lynda.com a Coursera k nabídnutí online kurzů.