Příklady špatných e-mailů

Důležitost příkladů špatných e-mailů

Jako rychlý a efektivní způsob, jak se dostat do kontaktu s lidmi, je e-mail obrovskou součástí obchodní komunikace. Může to být skvělý způsob, jak budovat vztahy s potenciálními klienty, stávajícími zákazníky, členy týmu, zúčastněnými stranami a potenciálními spolupracovníky.

Pokud si však nebudete dávat pozor, vaše e-maily mohou vypadat neprofesionálně nebo dokonce hrubě.

V tomto průvodci se podíváme na některé příklady špatně napsaných e-mailů a probereme, jak se vyhnout stejným chybám a pak nemusíte vymýšlet omluvy.

E-mail je jedním z nejdůležitějších nástrojů v sadě nástrojů každého majitele podniku nebo zaměstnance, protože tato metoda komunikace může být použita na všechno, od marketingu, přes studené e-mailové oslovení, až po zákaznický servis. Pokud se to však nedělá správně, e-mail může způsobit více škody než užitku.

Proto je užitečné mít některé příklady neprofesionální e-mailové praxe, na které se můžete odkazovat před odesláním jakýchkoli zpráv potenciálním zákazníkům nebo kolegům.

Když budete vědět, co nedělat, budete schopni psát efektivní obchodní e-maily místo těch, které se ani neotevřou, nebo – ještě hůře – poškodí váš profesionální image.

Jak se vyhnout špatným titulkům e-mailů

Řádek předmětu každého e-mailu, který odešlete, musí být stručný a relevantní k obsahu zprávy. Proto vždy uveďte téma vašeho e-mailu v záhlaví a ne jen něco vágního jako “ahoj”.

Pokud například posíláte e-mail, abyste se spojili s někým, koho jste potkali na nedávné akci, řádek předmětu jako “Bylo příjemné vás potkat na konferenci minulý týden” poskytne příjemci nějaký kontext. Budou přesně vědět, o čem je e-mail, a bude to mnohem efektivnější než jen “Ahoj, pojďme si popovídat”, což bude pravděpodobně ignorováno nebo přeskočeno v přeplněné schránce.

Je ještě důležitější objasnit, o čem je vaše zpráva, v řádku předmětu, pokud posíláte studený e-mail, protože příjemce nepozná vaše jméno odesílatele.

Když je e-mail zodpovězen a konverzace pokračuje, je typické, že řádek předmětu je doplněn “RE: “. Toto je přijatelná praxe, pokud se téma diskuse nezměnilo, v takovém případě je nejlepší, aby se záhlaví změnilo tak, aby zůstalo relevantní k aktuálnímu tématu a byl vytvořen nový e-mailový vlákno.

Navíc byste měli vždy vyhnout se používání velkých písmen nebo nadměrných vykřičníků v řádku předmětu, protože to může vypadat agresivně nebo neprofesionálně. Navíc by použití takového formátování nebo interpunkce mohlo spustit spamové filtry a zabránit tomu, aby se vaše zpráva dostala do hlavní schránky příjemce.

Příklady špatných řádků předmětu e-mailu

• NALÉHAVÉ!!!!
• Musíme si promluvit
• Mohu si od vás něco vypůjčit?
• Rychlá otázka
• Jen se kontroluji
• Ahoj!
• Jak se máš?
• Re: Re: [Téma]
• Fwd: Fwd: [Téma]
• Viděl jsi to???

Jak nenapsat špatný e-mail

Pro tělo e-mailu je důležité používat zdvořilý a profesionální tón. To znamená nepoužívat žádný slang, zkratky nebo žargon, kterému příjemce nemusí rozumět, stejně jako emotikony, které nemají v oficiální komunikaci místo.

Je také nejlepší vyhnout se vtipům, vtipným poznámkám nebo sarkasmu, protože se v textu špatně přenášejí a mohou vést k trapným nebo dokonce nepříjemným nedorozuměním. Totéž platí pro stížnosti nebo klepy o kolegech nebo domácím životě, které by měly být omezeny na osobní e-maily.

Navíc udržujte své e-mailové zprávy co nejstručnější a nejstručnější. Nikdo nechce číst dlouhý a chaotický e-mail, takže jděte rovnou k věci a poskytněte všechny relevantní informace nebo přílohy předem.

Nadměrné psaní velkými písmeny v těle e-mailu, stejně jako v případě řádku předmětu, může také vypadat agresivně a potenciálně spustit spamové filtry. Není také nutné používat různé barvy a/nebo písma, protože vlastní text se může u příjemce stále zobrazit výchozím způsobem, nebo ještě hůře, být nečitelný.

Zahájení těla vaší zprávy špatným a neúčinným řádkem je dalším jistým způsobem, jak udělat špatný dojem. Mezi běžné patří “Ahoj, a “Doufám, že se vám daří”. Tyto řádky jsou často přeužívané a vyčpělé.

Formátování e-mailu jako něco jiného než obchodní dopis je další chybou. To zahrnuje výše zmíněné psaní velkými písmeny, barvy a písma, stejně jako přidávání videí nebo obrázků, které nejsou relevantní k diskusi.

Dalším prvkem špatného e-mailu by bylo zahrnutí nejasných výzev k akci (CTA) nebo jejich nadměrného používání. Instrukce příjemci e-mailu, která mu řekne, co dělat dál, jako je “Prosím, zavolejte mi v nejbližší vhodné chvíli”, může být efektivní. Pokud jsou však vaše CTA vágní nebo jich je více, mohou být zcela ignorovány.

Co by mohlo být zahrnuto v špatném e-mailu

• Slang
• Zkratky
• Žargon
• Emotikony
• Vtipy
• Vtipné poznámky
• Sarkasmus
• Stížnosti
• Klepy
• Příliš mnoho informací
• Dlouhé bloky textu
• Nadměrné psaní velkými písmeny
• Zbytečné používání barev a/nebo písem
• Špatný nebo neúčinný úvodní řádek
• Irelevantní obrázky, videa nebo jiná média
• Nejasné nebo nadměrně používané CTA
• Obrázek osobního podpisu
• Zdlouhavé zřeknutí se odpovědnosti nebo zprávy po podpisu

Příklady neprofesionálních e-mailů a šablony

NALÉHAVÉ!!!!

Musíme si promluvit

Mohu si od vás něco vypůjčit?

Rychlá otázka

Jen se kontroluji

Ahoj!

Jak se máš?

Re: Re: [Téma]

Fwd: Fwd: [Téma]

Viděl jsi to???

Špatná e-mailová praxe

• Zahrnutí příliš mnoha příjemců do pole “Komu:” – používejte e-mailové seznamy, pokud posíláte zprávu mnoha lidem najednou.
• Cc nebo Bcc někoho bez jejich vědomí – zahrňte někoho do konverzace pouze se jejich souhlasem, jinak to může vést k nedorozuměním.
• Zapomenutí připojit soubor, který byl zmíněn v e-mailu – toto je běžná chyba a může být frustrující pro osobu, které posíláte e-mail. Budete také muset poslat následný e-mail s přílohou, což může přeplnit schránku příjemce.
• Odesílání velkých příloh – pokud posíláte velký soubor, nahrajte jej do služby cloudového úložiště, jako je Google Drive nebo Dropbox, a místo toho sdílejte odkaz.
• Odpověď všem, když to není nutné – zahrňte všechny do konverzace pouze v případě, že je vaše odpověď relevantní pro každého z nich.
• Přeposílání přeposlaného e-mailu – vyhnete se předávání e-mailu tolikrát, že původní zpráva je sotva poznatelná. Pokud přepošlete předchozí e-mail, zkraťte jej na relevantní části.
• Nezahrnutí pozdravu (jako je Vážený) nebo uzavření (např. S pozdravem) – toto je základní slušnost, která by neměla být přehlížena při zahájení nebo uzavření e-mailu.
• Vynechání jména “od” – pokud do e-mailu nezahrneš své jméno, příjemce nemusí vědět, od koho je. To může být obzvláště matoucí, pokud odpovídáte na e-mailové vlákno, kde jsou viditelná jména ostatních účastníků.
• Nezkontrolování e-mailu před odesláním – vždy si vezměte chvíli na přečtení vaší zprávy před odesláním, abyste se vyhnuli trapným překlepům nebo gramatickým chybám.
• Odeslání e-mailu, když jste naštvaní – je vždy nejlepší počkat několik hodin (nebo ještě lépe, den) před odesláním rozhořčené zprávy, kterou později litujete.
• Napsání něčeho v e-mailu, když byste to mohli říci příjemci tváří v tvář – pokud je to možné, je často lepší vést rozhovor místo toho, abyste se snažili vyřešit věci přes e-mail.
• Selhání v používání profesionální e-mailové adresy – pokud je váš e-mail něco jako “iluvkitties@gmail.com ”, je čas vytvořit si nový pro obchodní účely.
• Nedostatečná personalizace vyplývající z nedostatečného výzkumu – generické zprávy budou s větší pravděpodobností ignorovány. Věnujte čas na to, abyste se dozvěděli o svém příjemci a co by ho mohlo zajímat, než začnete psát.
• Chybějící výhody pro příjemce – každý e-mail by měl mít účel a ten účel by měl být jasný osobě, které jej posíláte. Ujistěte se, že vaše zpráva je něco, co bude pro ně užitečné nebo zajímavé.
• Vynechání podpisu úplně – minimálně uveďte své jméno a kontaktní informace, aby příjemce věděl, jak se s vámi spojit. Můžete také přidat svou pracovní pozici, společnost a další relevantní informace, jako jsou profily sociálních médií.
• Odesílání zpráv špatným příjemcům – ačkoli je to obzvláště trapné, může se to stát snadněji, než byste si mysleli. Vždy dvakrát zkontrolujte příjemce před odesláním.

Shrnutí

Špatné obchodní e-maily vás mohou stát čas, peníze a klienty. Nezapomeňte zkontrolovat své zprávy, respektujte čas příjemce a ujistěte se, že váš e-mail má účel.

Dodržováním našich jednoduchých tipů a neopakováním špatných příkladů zmíněných výše si jistě uděláte dobrý dojem se svou obchodní korespondencí.