Kontrolní seznam plánu krizové komunikace
Vytvořte efektivní plán krizové komunikace pomocí kontrolního seznamu LiveAgent. Identifikujte zúčastněné strany, vytvářejte zprávy, školte týmy a buďte připrav...
13 min čtení
Plány komunikace popisují, jak bude podnik, organizace nebo jednotlivec komunikovat se svými interními a externími zúčastněnými stranami, aby je udržoval v obraze o nejnovějších vývojích.
Zahrnuje kdo, co, kdy, kde, proč a jak komunikačních strategií a taktik přizpůsobených konkrétnímu projektu nebo kampani.
V tomto příspěvku vám poskytneme šablony plánu komunikace, které můžete použít pro svůj vlastní podnik, kdykoli potřebujete sdělit různé typy zpráv různým akcionářům. Budeme také diskutovat některé tipy pro vytvoření efektivního plánu komunikace.
Důležitost mít plán komunikace
V dnešním rychle se měnícím světě je důležitější než kdy dříve mít připravený jasný a stručný plán komunikace na případ, kdy bude potřeba.
Bez něj se podniky mohou snadno zaseknout v detailech a zmeškat důležité příležitosti pro spojení se svými zúčastněnými stranami, nebo tak neučiní dostatečně rychle.
Šablona plánu komunikace může být cenným nástrojem pro organizace všech velikostí. Ať už komunikujete se svými zaměstnanci, zákazníky, partnery nebo médii, plán komunikace může pomoci zajistit, aby vaše zpráva byla jasná, stručná a na cíl.
Jak pojmenovat plán komunikace
Název tohoto dokumentu by měl odrážet jeho účel, což obvykle (ale ne vždy) znamená zahrnutí “plánu komunikace” a některých konkrétních podrobností. Tímto způsobem bude každý, kdo se s dokumentem setkáte, vědět, k čemu slouží, a bude jej moci snadno odkazovat, když bude potřeba.
Pokud je například plán komunikace pro spuštění nového produktu nebo určitou marketingovou kampaň, můžete mu dát název, který to přesně uvádí. Dalšími prvky, které by mohly být zahrnuty v názvu, jsou data, kdy bude plán komunikace platný, a název organizace nebo týmu, na který se vztahuje.
Zahrnutí tohoto druhu informací do předmětu dokumentu bude informovat příslušné strany o plánu zasílání zpráv a dostane všechny zúčastněné na stejnou stránku s ohledem na to, kdy se určité komunikační aktivity mohou nebo musí uskutečnit.
Příklady předmětu plánu komunikace
- Plán komunikace pro spuštění nového produktu
- [Název]: Plán komunikace marketingové kampaně
- [Název společnosti] Plán interní komunikace
- Strategický plán komunikace: [Název společnosti]
- [Název projektu] Plán komunikace projektového řízení
- Plán komunikace pro novou [Změnu ve společnosti]
- Plán komunikace se zúčastněnými stranami: [Název společnosti]
- [Počáteční datum] – [Koncové datum]: Plán komunikace březen
Jak napsat plán komunikace
Způsob, jakým se plán komunikace zahajuje, závisí na účelu nebo typu komunikace.
Někdy je užitečné začít úvodem, který poskytuje kontext a nastavuje tón komunikačního stylu, který bude následovat, zatímco v jiných případech má větší smysl přejít přímo na komunikační cíle a strategie.
Obecně bude užitečné postupovat podle níže uvedených kroků, abyste napsali efektivní plán komunikace, který zajistí, že vaše zpráva zasáhne cíl:
- Proveďte audit vaší stávající komunikační strategie (je-li to vhodné) – to vám umožní identifikovat jakékoli problematické oblasti nebo mezery v obsahu (např. chybějící marketingové materiály), které je třeba zahrnout do nového nebo aktualizovaného plánu.
- Definujte SMART cíle pro váš plán komunikace – nastavení cílů, které jsou Specifické, Měřitelné, Dosažitelné, Relevantní a Časově vymezené, vám pomůže určit jeho účinnost.
- Vytvořte prohlášení o poslání vaší organizace, základní hodnoty a klíčové zprávy – ty by měly být základem, na kterém jsou postaveny všechny komunikační strategie a aktivity. Mohou být také explicitně uvedeny v plánu komunikace.
- Identifikujte cílové segmenty publika vašeho plánu komunikace – znalost a pochopení příjemce vaší zprávy usnadňuje nastavení správného tónu pro ně.
- Rozhodněte, kterým kanálem (kanály) budou vaše zprávy doručovány – zda by nejlepší metodou pro dosažení vašeho cílového publika byla e-mail nebo tiskové prohlášení, například ovlivňuje, jak bude plán komunikace napsán.
- Přiřaďte odpovědné strany – rozhodněte, kdo bude zodpovědný za realizaci vašeho plánu komunikace na různých kanálech a pro každé různé publikum.
- Vypočítejte, jak dlouho bude každý krok trvat, a tedy jak dlouho bude plán komunikace trvat celkem – to je nezbytné pro objasňování časové osy a přidělování rozpočtu, aby byly k dispozici potřebné zdroje.
- Změřte výsledky vašeho plánu po komunikaci s příslušnými zúčastněnými stranami – rozpoznání oblastí pro zlepšení znamená, že můžete aktualizovat svou strategii, aby se zvýšila její účinnost.
Co zahrnout do plánu komunikace
- Účel – co má tento konkrétní plán komunikace dosáhnout
- Cílové publikum – cílové publikum vaší zprávy
- Data – kdy byl vytvořen a/nebo kdy bude tento konkrétní plán komunikace platný
- Metody – které komunikační kanály budete používat k odesílání svých zpráv
- Role a odpovědnosti – jaké úkoly bude mít na starosti každá zúčastněná strana
- Pravidla a zákazy – dobré postupy a běžné chyby, kterým se vyhnout při komunikaci se zúčastněnými stranami projektu
- Rámec eskalace – např. vaše “první linie obrany” a identifikace “větší týmu odezvy”
- Aktualizace – jak a kdy upravit dokument, aby se zachoval efektivní plán komunikace
Příklady a šablony plánu komunikace
Plán komunikace pro spuštění nového produktu
[Název společnosti]: Plán komunikace spuštění [Název produktu]
Tento plán komunikace se vztahuje na spuštění [Název produktu] a je v platnosti od [počáteční datum] – [koncové datum], před a po datu spuštění [datum spuštění].
Cíle: • Zajistit, aby všichni zaměstnanci věděli o datu spuštění a měli potřebné informace o produktu • Vytvořit vzrušení a zájem o produkt mezi zaměstnanci • Poskytnout jasnou a stručnou zprávu zákazníkům o produktu • Spravovat očekávání týkající se doby dodání a dostupnosti
Komunikační prostředky: • E-mail • Tiskové prohlášení • Příspěvek na sociálních médiích – [Kanál 1], [Kanál 2], …
Fáze spuštění: • Aktivity před spuštěním • Den spuštění • Následné činnosti po spuštění
Aktivity před spuštěním ([X] měsíců před spuštěním): • [Aktivita 1] • [Aktivita 2] • [Aktivita 3] …
Den spuštění: • Živé odhalení produktu • Rozhovory s [Mediálními kanály] • Sledování reakcí
Následné činnosti po spuštění (až [X] měsíců po spuštění): • [Aktivita 1] • [Aktivita 2] • [Aktivita 3] …
Role a odpovědnosti: • [Osoba 1] bude odpovědná za vypracování všech komunikačních materiálů • [Osoba 2] bude odpovědná za odesílání komunikačních materiálů médiím • [Osoba 3] bude odpovědná za řešení dotazů zákazníků
Pravidla: • Vytvořte časový plán komunikace, abyste zajistili, že všechny komunikační aktivity budou provedeny včasně a koordinovaně • Využívejte vizuály (např. obrázky, infografiky) k rozdělení textu a přidání zajímavosti • Zkontrolujte všechny komunikační materiály před jejich odesláním
Zákazy: • Nepřetěžujte zúčastněné strany příliš velkým množstvím informací najednou – poskytujte aktualizace pravidelně, abyste je nepřehlcovali. • Nezapomeňte zahrnout výzvu k akci (např. navštívit naše webové stránky, přihlásit se k odběru našeho zpravodaje), abyste zapojili čtenáře • Zanedbejte testování komunikačních materiálů (např. odeslání testovacího e-mailu) před jejich odesláním celému seznamu zúčastněných stran
Rámec eskalace: • Pokud se vyskytnou nějaké problémy s plánem komunikace, kontaktujte prosím [Osoba odpovědná]. • Pokud [Osoba odpovědná] není dostupná, kontaktujte prosím [Alternativní kontakt]
Aktualizace: • Tento plán komunikace bude přezkoumat a finalizován dne [datum přezkumu] • Mohou být provedeny změny komunikačních cílů, cílového publika a kanálů • Aktualizované plány komunikace by měly být zaslány [Internímu týmu/Oddělení odpovědné]
[Název]: Plán komunikace marketingové kampaně
[Název společnosti] spouští marketingovou kampaň pro [Název produktu] od [počáteční datum] do [koncové datum].
Cíle: • [Cíl 1] • [Cíl 2] • [Cíl 3] …
SWOT analýza: • Silné stránky – [Silná stránka 1], [Silná stránka 2], [Silná stránka 3], … • Slabé stránky – [Slabá stránka 1], [Slabá stránka 2], [Slabá stránka 3], … • Příležitosti – [Příležitost 1], [Příležitost 2], [Příležitost 3], … • Hrozby – [Hrozba 1], [Hrozba 2], [Hrozba 3], …
Taktiky: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Kanály: • E-mail • Placené vyhledávání • Zobrazovací reklama • Sociální média – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Tiskové prohlášení • Příspěvek na blogu • Události a webináře – [Událost 1], [Událost 2], [Událost 3], …
Role a odpovědnosti: • [Osoba/Tým odpovědný 1] bude odpovědný za vypracování všech komunikačních materiálů. • [Osoba/Tým odpovědný 2] bude odpovědný za odesílání komunikačních materiálů médiím. • [Osoba/Tým odpovědný 3] bude odpovědný za řešení dotazů zákazníků. • [Osoba/Tým odpovědný 4] bude odpovědný za správu rozpočtu.
Rozpočet: • $[X] pro [Taktiku/Kanál 1] • $[Y] pro [Taktiku/Kanál 2] • $[Z] pro [Taktiku/Kanál 3] …
Vyhodnocení: • [KPI 1] bude použit k měření úspěchu této marketingové kampaně • [KPI 2] bude sledován týdně a hlášen [Osobě/Týmu odpovědnému] • [KPI 3] …
Časový plán: • [Aktivita 1] – [počáteční datum] do [koncové datum] • [Aktivita 2] – [počáteční datum] do [koncové datum] • [Aktivita 3] – [počáteční datum] do [koncové datum] …
Tento plán komunikace bude finalizován dne [datum přezkumu] a je proto předmětem změn až do tohoto data.
[Název společnosti] Plán interní komunikace
Cíle: Zajistit, aby všechny zúčastněné strany byly informovány o vývoji a aby zůstaly otevřeny komunikační kanály.
Analýza situace: Interní komunikace v [název společnosti] byla identifikována jako oblast, která potřebuje zlepšení. Zejména komunikace mezi vedením a zaměstnanci a komunikace mezi členy týmu byla identifikována jako potřebující zlepšení.
Zúčastněné strany: všichni zaměstnanci [název společnosti]
Implementace: • Bude zaveden plán komunikace, aby se zlepšila komunikace v [název společnosti] • Všichni zaměstnanci budou informováni o plánu komunikace a jejich roli v něm • Plán komunikace bude pravidelně přezkoumáván a aktualizován podle potřeby
Zúčastněné týmy: Tým vedení, tým HR, tým komunikace
Role a odpovědnosti: • Tým vedení – odpovědný za komunikaci se zaměstnanci • Tým HR – odpovědný za komunikaci mezi členy týmu • Tým komunikace – odpovědný za vypracování a odesílání komunikačních materiálů
Klíčové zprávy: • Efektivní komunikace v každém čase je zásadní • Komunikace v [Název společnosti] vyžaduje zlepšení • Tento plán komunikace bude zaveden, aby se dosáhlo potřebných změn • Všichni zaměstnanci mají roli v plánu komunikace • Plán komunikace bude pravidelně přezkoumáván • Komunikace je obousměrný proces • Zaměstnanci by se měli cítit svobodně klást otázky a poskytovat zpětnou vazbu
Pokyny: • Veškerá komunikace by měla být jasná a stručná • Komunikační materiály by měly být zaslány včasně • Komunikační kanály by měly být pravidelně sledovány • Komunikace by měla být vždy respektfulná a profesionální
Schválení: [Osoba odpovědná], [Pozice], [Datum vytvoření]
Strategický plán komunikace: [Název společnosti]
Shrnutí: Tento plán komunikace je určen pro [účel] a bude v platnosti od [počáteční datum] do [koncové datum].
Cíle: Udržovat efektivní komunikaci s různými publiky, aby se zachovalo poslání a hodnoty společnosti.
Prohlášení o poslání: [Prohlášení o poslání společnosti]
Základní hodnoty: [Hodnoty společnosti]
Analýza situace: [Základní informace a kontext o situaci nebo problému, který má plán komunikace řešit]
| Publikum | Zpráva(y) | Médium nebo kanál | Frekvence | Načasování | Přiřazený člen týmu | Metoda zpětné vazby |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Publikum 1] | [Zpráva 1] | Tváří v tvář | Týdně | Každý [Pracovní den] | [Osoba/Tým odpovědný 1] | Průzkum |
| [Publikum 2] | [Zpráva 2] | Zpráva | Měsíčně | Do [X] hodin od schválení | [Osoba/Tým odpovědný 2] | Formulář hodnocení |
| [Publikum 3] | [Zpráva 3] | Denně | [Čas] | [Osoba/Tým odpovědný 3] | Přezkum |
[Název projektu] Plán komunikace projektového řízení
Název projektu: [Název projektu]
Projektový manažer: [Jméno projektového manažera]
Počáteční datum: [počáteční datum]
Datum dokončení: [koncové datum]
Cíle projektu: Navrhnout a vytvořit webové stránky a mobilní aplikaci pro nový e-commerce podnik klienta. Optimalizujte první pro hodnocení vyhledávačů (SEO) a obě pro konverzi v souladu s nejnovějšími pokyny SEO [Název společnosti]. Udělejte webové stránky a aplikaci uživatelsky přívětivé, responzivní na mobilní zařízení a vizuálně přitažlivé, včetně efektivní výzvy k akci (CTA), která povzbuzuje uživatele k snadné konverzi.
| Komunikační cíl | Komunikační metoda | Publikum | Frekvence |
|---|---|---|---|
| [Cíl 1] | [Metoda 1] | [Publikum 1] | [Denně/Týdně/Měsíčně] |
| [Cíl 2] | [Metoda 2] | [Publikum 2] | [Denně/Týdně/Měsíčně] |
| [Cíl 3] | [Metoda 3] | [Publikum 3] | [Denně/Týdně/Měsíčně] |
Plán komunikace pro novou [Změnu ve společnosti]
Vytvořil: [Osoba odpovědná]
Účinný od: [počáteční datum]
Shrnutí: • [Změna 1] se děje, protože [důvod 1] • [Změna 2] je výsledkem [důvodu 2] • [Změna 3] je nezbytná, aby [důvod 3] …
Co to znamená pro zaměstnance? [Vysvětlení, jak bude změna ovlivňovat zaměstnance]
Zúčastněné strany: • [Publikum 1] bude ovlivněno [změnou 1] • [Publikum 2] bude postiženo [změnou 2] • [Publikum 3] bude muset se přizpůsobit v důsledku [změny 3]
Fáze:
| Úkol | Časový plán | Osoba/Tým odpovědný |
|---|---|---|
| [Úkol 1] | [Den 1/Týden 1/počáteční datum/atd.] | [Osoba/Tým odpovědný 1] |
| [Úkol 2] | [Den 2/Týden 2/střední datum/atd.] | [Osoba/Tým odpovědný 2] |
| [Úkol 3] | [Den 3/Týden 3/koncové datum/atd.] | [Osoba/Tým odpovědný 3] |
Plán komunikace se zúčastněnými stranami: [Název společnosti]
Účinný od: [počáteční datum] do [koncové datum]
Cíle: • [Cíl 1] • [Cíl 2] • [Cíl 3] …
Cíle: • [Cíl 1] • [Cíl 2] • [Cíl 3] …
Změny: • [Změna 1] • [Změna 2] • [Změna 3] …
Projekce: • [Projekce 1] • [Projekce 2] • [Projekce 3] …
Komunikace se zúčastněnými stranami: • [Kanál 1] • [Kanál 2] • [Kanál 3] …
Kontaktní údaje: [Osoba odpovědná], [Pozice], [Telefonní číslo/e-mailová adresa/atd.]
[Počáteční datum] – [Koncové datum]: Plán komunikace
Název společnosti: [Název společnosti]
Datum vytvoření: [datum vytvoření]
Kontaktní informace: [kontaktní údaje]
Úvod: Tento plán komunikace byl vytvořen pro [účel] a bude v platnosti od data vytvoření.
Cíle: • [Cíl 1] • [Cíl 2] • [Cíl 3] …
Publikum: • [Cílový uživatel 1] • [Cílový uživatel 2] • [Cílový uživatel 3] …
Dobré postupy plánu komunikace
- Začněte tabulkou nebo grafem k identifikaci typů zpráv – které komunikační kanály budete používat, na koho se zaměřujete a jaký je tón atd.
- Plán akcí by měl být vytvořen před odesláním jakékoli komunikace – je nejlepší být proaktivní a mít strategie pro různé zprávy mapovány před zahájením vaší aktivity nebo než se něco pokazí.
- Zahrňte plán komunikace v krizi jako součást vaší větší komunikace – více o tom zde ➡️ Kontrolní seznam plánu komunikace v krizi
- Pravidelně přezkoumávejte a aktualizujte svůj plán komunikace, jak projekt postupuje – věci se nevyhnutelně změní a chcete, aby se vaše zprávy přizpůsobily.
- Ujistěte se, že všichni v komunikačním týmu jsou si vědomi dokumentu a znají svou roli – akční plány jsou pouze tak účinné, jak jsou lidé, kteří je provádějí.
- Přiřaďte někoho, aby měl na starosti komunikaci a ujistěte se, že má čas a zdroje, které potřebuje, aby byl úspěšný.
Shrnutí
Komunikace je klíčem k úspěchu v každém podniku a vytvoření plánu, jak to dělat, nemusí být komplikovaný proces.
Podle šablony můžete napsat efektivní plán komunikace, který popisuje, jak budete komunikovat se svými klíčovými publiky v různých situacích.
S dobře napsaným dokumentem plánu komunikace můžete dostat všechny ve vaší organizaci na stejnou stránku o tom, jaké druhy zpráv je třeba odeslat, kdy a jak.
Pokud máte toto na místě, zůstane vaše strategie zasílání zpráv koherentní a sladěná s vašimi obchodními cíli, což zvýší vaše šance na dosažení vašich komunikačních cílů.
