Šablony e-mailů nutných k přečtení

Někdy se objeví zpráva nebo oznámení, které jsou natolik důležité, že je můžete označit za “povinné k přečtení”. Může se jednat o aktuální informace o vaší společnosti, aktuální situaci nebo prohlášení o některém z vašich produktů či služeb.

Vzhledem k tomu, že tyto informace považujete za tak důležité, je jedním z nejlepších způsobů, jak se o ně podělit poslat e-mail nutný k přečtení. Ty mohou být zasílány buď celému vašemu e-mailovému seznamu, nebo jen určitým relevantním segmentům (doufáme, že vaše databáze uživatelů je segmentovaná!).

E-mail je účinnou metodou šíření informací o povinných novinkách, protože je stále oblíbeným způsobem komunikace. Většina lidí používá e-mail denně a nechává své schránky otevřené, takže se s vaší zprávou setkají krátce po jejím odeslání. Navíc můžete zkontrolovat míru otevření, abyste věděli, kolik příjemců si skutečně přečte důležité informace, které jste jim chtěli sdělit.

Díky těmto znalostem budete vědět, jak efektivní jsou vaše e-maily nutné k přečtení. Pokud je například míra otevření nízká, musíte zvýšit dopad svých zpráv tím, že napíšete předmět, který v přeplněných schránkách lépe vynikne.

Co přesně je e-mail nutný k přečtení?

Každý e-mail, který obsahuje oznámení, jež považujete za zásadní, nebo na něj odkazuje, lze označit za e-mail, který je nutné si přečíst. Na rozdíl od jiných obsahových e-mailů, jako jsou newslettery, nemají e-maily nutné k přečtení pevný časový rozvrh. Jsou odesílány pouze tehdy, když je to nezbytné.

Pokud je sdělení, které potřebujete učinit, krátké, je možné takovou informaci uvést v samotném těle e-mailu. Pokud je však aktualizace delší nebo její formát neumožňuje její přečtení ze schránek příjemců, pak by bylo lepší ji zaslat jako přílohu zprávy. Můžete také poslat e-mail nutný k přečtení, který stručně vysvětlí danou záležitost a bude obsahovat odkaz na jiné online místo, kde je k dispozici celý text povinné četby.

Předmětové řádky e-mailů nutných k přečtení

• Důležitá aktualizace [společnost] uvnitř
• Povinná četba: prohlášení o [problematika]
• V příloze naleznete důležitou aktualizaci od [společnost].
• Novinky o [problém] spolu s touto zprávou
• Navštivte naše [webové stránky/blog/jiné zdroje] pro důležité oznámení
• Vyjádření [společnost] k [problematika]: následujte vnitřní odkaz

Šablony e-mailů nutných k přečtení

Šablona e-mailu nutného k přečtení 1 – oznámení v těle textu zprávy

Šablona e-mailu nutného k přečtení 2 – vyjádření v příloze

Šablona e-mailu nutného k přečtení 3 – odkaz na externí zdroj

Nejčastější dotazy 

Jak často musím posílat e-maily nutné k přečtení?

Můžete posílat e-maily nutné k přečtení, kdykoli máte důležitou aktualizaci, kterou by podle vás měli vidět všichni vaši klienti. Abyste zajistili, že se zprávy dostanou k co největšímu počtu lidí, a abyste mohli skutečně sledovat míru otevření (abyste měli informace o tom, zda příjemci oznámení skutečně čtou), měli byste tyto zprávy posílat jako samostatný e-mail odděleně od ostatního obsahu.

Proto nebudou mít pravidelný rozvrh zveřejňování, jako to obvykle dělají různé e-maily s obsahem. Místo toho je třeba určit, kdy je nutné si e-mail přečíst, a pokud zjistíte, že jich posíláte příliš mnoho, pak vaše klasifikace toho, co je považováno za zásadní zprávy, může být špatná.

Kde lze zveřejnit prohlášení, které je nutné k přečtení?

Nejlepším místem pro sdílení důležitého prohlášení je obvykle samotné tělo e-mailu. Příjemci si tak mohou aktualizaci přečíst rychle a snadno, aniž by museli klikat na odkazy nebo tlačítka a být přesměrováni jinam. 

Oznámení však může být příliš dlouhé na to, aby se vešlo do textu e-mailu, nebo chcete poskytnout další informace na místě, kde budou trvale k dispozici, a neztratí se v doručené poště. V každém z těchto případů by bylo dobré poslat zprávu s přiloženým dokumentem nebo odkazem na povinnou novinku zveřejněnou na vašich webových stránkách, blogu nebo platformách sociálních médií.

Mohu interně odeslat e-mail nutný k přečtení?

Tento článek se zaměřuje na zprávy, které je nutné číst, jako na typ obsahu, který mají vaši uživatelé strávit. Existují však samozřejmě i zprávy související s podnikáním, které by měly být sdíleny pouze interně. Některé z e-mailových šablon platí pro interní i externí novinky, nicméně některá oznámení jsou vhodná pouze jako e-mailová kopie nebo místní intranetový příspěvek, protože budou obsahovat důvěrné informace, které byste neměli zveřejňovat na svých webových stránkách, kde je lze najít veřejně.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “Nejčastější dotazy”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Dotaz”, “name”: “Jak často musím posílat e-maily nutné k přečtení?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Můžete posílat e-maily nutné k přečtení, kdykoli máte důležitou aktualizaci, kterou by podle vás měli vidět všichni vaši klienti. Musíte však určit, kdy je e-mail s povinným čtením nezbytný, a pokud zjistíte, že jich posíláte příliš mnoho, pak vaše klasifikace toho, co je považováno za zásadní novinky, může být špatná..” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Kde lze zveřejnit prohlášení, které je nutné k přečtení?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Dotaz”, “text”: “Nejlepším místem pro sdílení důležitého prohlášení je obvykle samotné tělo e-mailu. Pokud je však sdělení příliš dlouhé, bylo by dobré poslat zprávu s přiloženým dokumentem nebo odkazem.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Mohu interně odeslat e-mail nutný k přečtení?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Ano, ale před odesláním e-mailu zjistěte, zda oznámení neobsahuje důvěrné informace, abyste mohli zvolit vhodný kanál pro šíření zprávy. Díky tomu se vyhnete potenciálně škodlivým chybám.” } }] }