Šablony následných e-mailů

Hledáte správnou šablonu následného e-mailu? Ty, které jste doposud používali, neplní svou funkci, nebo jste možná ještě žádnou nepoužili? Pokud ano, pak jste přistáli na správném místě – ukážeme vám zdvořilé následné e-maily, které určitě přinesou výsledky.

Dobře vytvořená následná e-mailová sekvence může pomoci uzavřít dohodu a přeměnit potenciální zákazníky na platící. Tak se do toho pusťte.

Důležitost zasílání následných e-mailů

Není pochyb o tom, že účinný následný e-mail je důležitý, přesto je stále mnoho lidí, kteří ho neposílají. Proč tomu tak je?

Někdy se lidé bojí, že budou působit “vlezle”, nebo si myslí, že se jejich produkt nebo služba prodají samy. Pravdou je, že většina lidí potřebuje trochu pošťouchnout, abyste jim připomněli, že jste tu a že můžete vyřešit jejich problém.

Následné e-maily se hodí jako připomínka. Ukazují, že máte zájem zůstat v kontaktu s osobou, které jste poslali e-mail, a že si vážíte jejího času a názoru. Následné e-maily také ukazují, že jste organizovaní a dokážete si udržet přehled o důležitých detailech.

K uzavření obchodu, na kterém jste pracovali několik týdnů, někdy stačí dobře zpracovaný kontrolní e-mail. Pokud tedy ještě neposíláte následné e-maily, je nejvyšší čas s tím začít.

Jak nazvat následný e-mail

Když někomu po setkání píšete e-mail, je dobrým pravidlem uvést do předmětu e-mailu název události nebo příležitosti, při které jste se setkali. Například: “Bylo skvělé se s vámi setkat na [název konference]”. Příjemci to pomůže osvěžit paměť a naváže konverzaci na přátelskou notu.

V e-mailech potenciálním zákazníkům, kteří by mohli mít zájem o ukázku vašeho produktu nebo služby, nezapomeňte do předmětu e-mailu uvést relevantní klíčové slovo. Například: “Máte stále zájem o [produkt/službu]?”.

Pokud si nejste jisti, co máte napsat, nepište do předmětu e-mailu příliš mnoho. Cílem je, aby příjemce snadno poznal, o čem e-mail je, a mohl se tak rychle rozhodnout, zda jej otevře, či nikoli.

Předmětové řádky následných e-mailů

• Následná ověření
• Re: [Setkání/Konference
• Re: [Předcházející e-mail]
• Stále máte zájem o [Produkt/Službu]?
• Doufám, že se brzy ozvete
• Chceme zkontrolovat, že je u vás vše v pořádku
• Rychlá otázka o [Téma]
• Myslel/s jsem, že byste mohli chtít aktuální informace o [konkrétní projekt]
• Jen jsem se chtěl/a ujistit, že jsem neztratil vaši pozornost…
• Znovu Vás zdravím!
• Jen zanechte hlasovou zprávu

Jak napsat následovný e-mail

Zde je několik osvědčených postupů, které je třeba mít na paměti při psaní následného e-mailu:

• Ujasněte si, o čem posíláte e-mail – příjemce by měl být schopen rychle pochopit účel vašeho e-mailu. Můžete také připojit stručné shrnutí předchozí interakce, kterou jste s danou osobou měli.
• Udržujte šablonu následného e-mailu krátkou – ne každý rád čte dlouhé e-maily, proto se snažte rychle přejít k věci.
• Nebojte se připojovat přílohy – přidejte další informace, pokud se domníváte, že by byly pro osobu, které posíláte e-mail, užitečné. I když jste již něco poslali dříve, vyplatí se to připojit znovu.
• Dvakrát vše překontrolujte – jakmile e-mail napíšete, udělejte krok zpět a přečtěte si ho nahlas. Zní to jako něco, co byste si chtěli přečíst? Pokud ne, je pravděpodobné, že by to neudělal ani příjemce. Ujistěte se, že jste odstranili všechna výplňová slova nebo věty, které e-mailu nic nepřidávají. Měli byste také zkontrolovat gramatické a pravopisné chyby.
• Zahrňte CTA – ujistěte se, že je v e-mailu jasná výzva k akci, aby příjemce věděl, co má udělat dál. Pokud například plánujete schůzku, uveďte datum a čas, kdy jste k dispozici.
• Ukončete e-mail v pozotivním duchu – vždy ukončete e-mail pozitivně, aby se příjemce po jeho přečtení cítil dobře.

Přesto je důležité najít správnou rovnováhu a zaslat zdvořilý následný e-mail. Nechcete působit vlezle nebo přehnaně upjatě, ale také nechcete působit, jako byste se vůbec neobtěžovali navázat. Klíčem k úspěchu je najít střední cestu mezi respektováním času dané osoby a ukázáním, že vám záleží na tom, abyste zůstali v kontaktu.

Co zahrnout do následného e-mailu

Příklady a šablony následných e-mailů

Nyní, když znáte základy psaní následných e-mailů, se podíváme na několik konkrétních příkladů a šablon, které můžete použít.

Rychlá otázka o vašem projektu

Kontrola po jednání

Následné ověření po konferenčním hovoru

Kontrola týkající se [specifické téma]

Bylo skvělé Vás vidět!

Rychlá otázka týkající se našeho dalšího setkání

Re: [název konference]

Re: materiály zaslané minulý týden

Myslel/a jsem, že budete chtít aktuální informace o [konkrétní projekt].

Znovu Vás zdravím!

Jen jsem se chtěl ujistit, že jsem neztratil vaši pozornost.

Pojďme se brzy kontaktovat!

Dlouho jsme spolu nemluvili

Těším se, že vás brzy uvidím!

Jen zanechte hlasovou zprávu

Telefonní hovor příští týden?

Jak napsat druhý následný e-mail

Někdy jeden následný e-mail nestačí. Pokud se vám osoba, kterou se snažíte oslovit, neozvala, je možná načase poslat druhý následný e-mail.

Při psaní druhého následného e-mailu byste měli mít na paměti několik věcí:

• Zmiňte se o tom, že jste nedávno odeslali kontrolní e-mail – tak budou vědět, že jste jim neposlali e-mail jen tak z ničeho nic.
• Buďte struční a k věci – pokud neodpověděli na váš první e-mail, jsou pravděpodobně zaneprázdněni, takže jim nezabírejte příliš mnoho času.
• Zdvořile se zeptejte, zda pro ně můžete udělat ještě něco jiného nebo zda je lepší čas je oslovit – někdy stačí jen trochu postrčit správným směrem.
• Odkažte se na vaše počáteční interakce – připomeňnte jim, kde jste se setkali nebo o čem jste mluvili, aby si mohli osvěžit paměť.
• Zdůrazněte svůj zájem o setkání/rozhovor s nimi – dejte jim vědět, že máte stále zájem o spojení a proč.
• Ukončete výzvou k akci – usnadněte jim odpověď tím, že navrhnete konkrétní den a čas nebo se zeptáte, zda můžete udělat ještě něco jiného.
• Řekněte jim, že už je nebudete obtěžovat – může se to zdát neintuitivní, ale funguje to. Tím, že jim řeknete, že už jim nebudete posílat e-maily, mohou pocítit naléhavost odpovědět, protože budou vědět, že je nebudete neustále otravovat.
• Poděkujte za jejich čas – i když vám neodpoví, poděkujte jim za to, že si našli čas a přečetli si váš e-mail.

Níže naleznete několik druhých šablon následných e-mailů.

Jen jsem chtěl/a naposledy navázat

Rád/a bych zkontroloval/a

Další kroky v rychlosti

Jen v návaznosti na

Nechci vás znovu obtěžovat…

Samozřejmě byste měli tyto šablony následných e-mailů vždy přizpůsobit svému vlastnímu hlasu a stylu. Doufejme však, že vám výše uvedené příklady poskytnou dobrý výchozí bod pro to, co říci v druhém následném e-mailu.

Osvědčené postupy pro zasílání následných e-mailů

I když jsme se již zabývali tím, co říci v druhém následném e-mailu, je třeba mít na paměti několik dalších osvědčených postupů.

Vždy mějte podrobné informace o tom, proč sledujete další kroky.

Když s někým navazujete další kontakt, ujistěte se, že máte po ruce všechny informace z předchozí interakce. Osvěžíte jim tak paměť a bude pravděpodobnější, že se s vámi zapojí do konverzace.

Podrobné informace navíc ukazují, že jste profesionální, organizovaní a berete svou práci vážně. To vše jsou důležité faktory pro budování důvěry, ale také skvělé předzvěsti vaší potenciální spolupráce.

Netlačte na pilu

Při psaní následného e-mailu dbejte na to, aby jeho tón byl neformální a nenáročný. Nikdo nechce mít pocit, že ho někdo obtěžuje, a pokud na něj budete působit příliš důrazně, riskujete, že příjemce odradíte.

Dobrým pravidlem je vyhnout se frázím typu “Potřebuji” nebo “Musím”, protože mohou působit náročně. Místo toho se zaměřte na fráze jako “Ocenil/a bych” nebo “Zajímalo by mě”.

Tato malá změna jazyka může mít velký vliv na to, jak bude váš e-mail přijat.

Personalizujte vaše šablony následných e-mailů

Šablona následného e-mailu může být skvělým výchozím bodem pro to, co říci v druhém následném e-mailu. Dbejte na to, abyste každý odeslaný e-mail přizpůsobili svým potřebám. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je zmínit něco konkrétního z vaší předchozí interakce, což může být cokoli od společného zájmu až po radu, kterou vám dali.

Taková personalizace pomůže příjemci cítit se ceněný a doceněný, takže bude ochotnější s vámi spolupracovat. I když nemáte nic konkrétního, co byste chtěli zmínit, stačí jednoduchá poznámka “Doufám, že se Vám daří dobře” nebo “Jen navazuji na náš předchozí rozhovor”, která může udělat hodně.

Buďte včasní v následných kontrolách

Při přípravě následného e-mailu nezapomeňte uvést, kolik času uplynulo od poslední interakce. To pomůže příjemci nastavit očekávání a ukáže, že si vážíte jeho času.

Před odesláním prvního následného e-mailu počkejte alespoň několik dní. U dalších e-mailů dejte zaneprázdněným lidem ještě více času na odpověď. Dobrým pravidlem je počkat alespoň týden před každým následným e-mailem.

Tyto lhůty se samozřejmě mohou lišit v závislosti na situaci. V případě naléhavé nebo časově naléhavé záležitosti můžete postupovat rychleji.

Monitorujte vaše následně zasílané e-maily

Pokud posíláte hodně následných e-mailů, může být užitečné je sledovat. Pomocí sledování e-mailů můžete snadno odkazovat na předchozí konverzace a vědět, kdy by bylo vhodné odeslat další navazující zprávu.

Existuje několik různých způsobů, jak to provést. Můžete si vytvořit tabulku se všemi relevantními informacemi, použít řízení vztahů se zákazníky (CRM) nebo software pro sledování e-mailů. Sledováním následných e-mailů můžete zůstat na vrcholu svých konverzací a budovat lepší vztahy se svými kontakty.

Monitorování vám také pomůže vyhnout se příliš častému zasílání, protože to může působit vlezle.

Sdílejte přidanou hodnotu v následných e-mailech

Když někoho kontaktujete, nezapomeňte uvést přidanou hodnotu. Může to být cokoli od článku, o kterém si myslíte, že by se mu mohl líbit, až po uvedení nového produktu, který souvisí s vaší interakcí nebo jeho zájmem.

Tím nejen ukážete, že na příjemce myslíte, ale také že mu chcete nějakým způsobem pomoci. Tím se posílí váš vztah a příjemce e-mailu bude s větší pravděpodobností s vámi spolupracovat i v budoucnu.

Přidejte zdvořilostní závěrečné fráze

Při dokončování e-mailu nezapomeňte uvést několik zdvořilostních závěrečných frází. Může to být něco jednoduchého jako “děkuji za Váš čas” nebo “těším se na Vaši odpověď”.

Tyto věty ukazují, že si vážíte času příjemce a máte zájem pokračovat v konverzaci. Zanechávají také dobrý dojem a zvyšují pravděpodobnost, že příjemce bude v budoucnu reagovat pozitivně.

Méně je více

Pokud jde o následné e-maily, méně obvykle znamená více. Zprávy musí být krátké a výstižné. Díky tomu se budou lépe číst a bude větší pravděpodobnost, že na ně někdo odpoví.

Pokud chcete sdílet velké množství informací, zvažte jejich rozdělení do několika různých e-mailů. Tak se můžete soustředit vždy na jednu věc a vyhnout se zahlcení příjemce. V e-mailech byste také měli nechat trochu bílého místa, aby byly vizuálně přitažlivější a lépe se četly.

Shrnutí

Zvládnutí následných e-mailů může být časově náročné, ale velmi užitečné. Můžete rozvíjet silné vztahy, získávat více klientů a dosahovat svých obchodních cílů.

Dodržováním výše uvedených jednoduchých rad – personalizací zprávy, stručností a výstižností, zdvořilostí a respektováním času příjemce – uděláte dobrý dojem a zvýšíte své šance na zvýšení počtu odpovědí.

Při zasílání následného e-mailu nezapomeňte zmínit, o čem jste původně hovořili nebo o čem jste posílali e-mail, aby si příjemce mohl osvěžit paměť. Zdůrazněte svůj zájem o setkání/rozhovor s ním a sdělte mu, proč máte stále zájem o navázání kontaktu. Na závěr je vyzvěte k akci a usnadněte jim odpověď tím, že jim navrhnete konkrétní datum a čas schůzky nebo rozhovoru.

Pokud vaše šablona následného e-mailu splňuje všechny tyto podmínky, jste na dobré cestě k dosažení svých cílů. Hodně štěstí.