Jak ukončit konverzaci
Naučte se, jak zdvořile a profesionálně ukončit konverzace se zákazníky na různých kanálech pomocí přizpůsobitelných skriptů a šablon LiveAgent. Vylepšete inter...
6 min čtení
LiveAgent
Customer Service
+2
Protože je dnes většina obchodní korespondence vedena prostřednictvím e-mailu, je nezbytné začínat i končit e-maily silně. Avšak s veškerou pozorností věnovanou předmětům e-mailů a jejich začátkům jsou konce e-mailů často přehlíženy.
Ve skutečnosti je správné zakončení obchodního e-mailu stejně důležité jako jeho začátek. Správné zakončení e-mailu zanechá u příjemce pozitivní poslední dojem, motivuje čtenáře k akci, identifikuje odesílatele a jeho záměry a poskytuje příjemci vaše kontaktní informace (aby se vám mohl snadno ozvat).
Pokračujte v čtení, abyste se dozvěděli vše o tom, jak správně zakončit obchodní e-maily, a využijte naší seznamu profesionálních uzavření e-mailů a příkladů uzavíracích vět, které jsou vhodné v různých kontextech.
Co zahrnout na konci vašich e-mailů
1. Uzavírací věta
Než odešlete svůj e-mail, ujistěte se, že obsahuje krátkou uzavírací větu, která vytvoří hladký přechod mezi hlavním tématem vašeho e-mailu a vaším podpisem. Tato uzavírací věta může vyjadřovat vaši vděčnost za čas příjemce, naznačovat, že jste otevřeni další komunikaci, být výzvou k akci, nebo být prohlášením, které ukazuje, že očekáváte odpověď.
2. Uzavření (podpis)
Pokud nejste velmi blízko s příjemcem, každý obchodní e-mail vyžaduje profesionální uzavření, které může být buď formální nebo neformální na základě typu vztahu, který máte, a kontextu vaší komunikace. Nejčastěji používaná uzavření e-mailů jsou “S pozdravem” a “Vše nejlepší”, ale připravili jsme pro vás celý seznam příkladů (níže), jak formálních, tak neformálních.
3. Uveďte své jméno
Vždy uveďte své celé jméno (jméno a příjmení) v podpisu e-mailu, pokud píšete někomu poprvé. Pro rozhovory s kolegy nebo lidmi, které již znáte a vyměňovali jste si s nimi více e-mailů, stačí podepsat se svým jménem. Vezměte prosím na vědomí, že se nedoporučuje končit rozhovor přezdívkami, pokud vaše přezdívka není všeobecně známá a používána místo vašeho jména.
4. Titul a společnost
Ujistěte se, že do podpisu e-mailu přidáte svůj aktuální pracovní titul a název společnosti, aby nedošlo k nejasnostem ohledně toho, kdo jste, zejména pokud posíláte studené e-maily potenciálním zákazníkům. Pokud se ucházíte o práci, doporučujeme vám vynechat informace o vaší současné práci (e-mail a telefonní číslo) z vašeho podpisu.
5. Kontaktní informace
I když příjemce vaší zprávy již zná vaši e-mailovou adresu, je vždy užitečné poskytnout další kontaktní informace v podpisu e-mailu, jako je vaše přímé telefonní číslo, protože někteří lidé vás mohou chtít kontaktovat prostřednictvím jiných komunikačních kanálů.
6. Další zdroje
Můžete také zvážit přidání odkazů do vašeho podpisu. Odkaz by mohl být odkaz na vaši webovou stránku, váš profil na LinkedIn nebo jiné relevantní účty sociálních médií, cílovou stránku, kterou chcete propagovat, vaše online portfolio, váš online kalendář nebo váš poslední příspěvek na blogu atd.
Příklady a šablony pro zakončení e-mailů
Profesionální podpisy e-mailů a uzavírací fráze
Když se rozhodujete, jaký typ podpisu použít k zakončení vašeho obchodního e-mailu, pomyslete na to, komu píšete a proč. Pokud si nejste jisti, který podpis by byl v dané situaci nejvhodnější, je lépe zvolit formálnější uzavírací frázi. “Vše nejlepší”, “S pozdravem”, “Všechno nejlepší” a “S přáním všeho nejlepšího” jsou některé z nejbezpečnějších uzavření e-mailů, která lze použít ve všech situacích a všech typech e-mailů. Zde je několik dalších příkladů nejčastěji používaných profesionálních uzavření e-mailů:
Formální uzavírací fráze:
- S pozdravem,
- S přáním všeho nejlepšího,
- S laskavým pozdravem,
- Vše nejlepší,
- Přeji vám vše nejlepší,
- S přáním všeho nejlepšího,
- Všechno nejlepší,
- S pozdravem,
- Váš věrný,
- S pozdravem váš,
- Váš věrný,
- Teplé přání,
Neformální uzavírací fráze:
- Brzy si povídáme,
- Až příště,
- Cheers,
- Pečujte o sebe,
- Hodně štěstí,
- Přeji vám krásný víkend!
- Přeji vám nádherný den!
- Přeji vám produktivní den!
- Užijte si svůj [den v týdnu]/týden/víkend],
- Šťastný [den v týdnu],
- Šťastné svátky,
- Doufám, že to pomůže,
Uzavírací fráze vyjadřující vděčnost:
- Děkuji vám,
- Děkuji,
- Mnohokrát děkuji,
- Děkuji znovu,
- Děkuji vám moc,
- Velmi oceňuji,
- S vděčností,
- Oceňuji vaši [pomoc/ příspěvek/ zpětnou vazbu]
- Děkuji předem,
- Děkuji za přečtení,
- Děkuji za vaši pomoc,
- Děkuji za vaši úvahu,
- Děkuji vám za vaši [trpělivost/ čas/ spolupráci].
Příklady uzavíracích vět e-mailu
Na základě kontextu vaší e-mailové zprávy můžete také přidat krátkou uzavírací větu před váš podpis. Použijte jednu z následujících osvědčených uzavíracích vět e-mailu, abyste zajistili, že svou zprávu zakončíte na pozitivní poznámce a dáte svým příjemcům vědět, že očekáváte jejich odpověď nebo další dialog.
- Těším se na vaši odpověď.
- Těším se na vaši odpověď.
- Těším se na brzké spojení.
- Těším se, až vás příští týden uvidím.
- Doufám, že se brzy ozvete.
- Byl bych vděčný za vaši odpověď.
- Doufám, že vám týden začíná dobře.
- Rád bych vám pomohl, pokud chcete vědět více.
- Neváhejte mě kontaktovat kdykoliv.
- Pokud máte nějaké otázky, napište mi nebo mi zavolejte.
- Pokud vám mohu nějak pomoci, stačí mi napsat
- Pokud vám mohu nějak pomoci, dejte mi vědět.
- Pokud vám mohu poskytnout další pomoc, dejte mi prosím vědět.
- Jsem k dispozici pro jakékoli otázky nebo obavy, které můžete mít.
- Můžete mě kontaktovat na [telefonní číslo], pokud byste chtěli něco probrat.
- Pokud potřebujete další informace, můžete si se mnou naplánovat hovor pomocí tohoto odkazu.
- Neváhejte nás kontaktovat znovu, pokud vám můžeme nějak pomoci.
- Těším se na budoucí spolupráci s vámi.
- Rád jsem s vámi pracoval a těším se na…
- Děkuji vám ještě jednou za vaši pomoc v této záležitosti.
- Děkuji vám za váš čas.
- Děkuji vám za zvážení.
- Rád bych slyšel vaši zpětnou vazbu.
- Velmi bych ocenil vaši zpětnou vazbu na…
- Dejte mi prosím vědět, co si myslíte.
Jak zakončit studený prodejní e-mail
Zjištění správného způsobu, jak zakončit studený e-mail, může být pro každého prodejce náročné. Zde jsou některé příklady toho, co můžete zahrnout na konci vašich studených prodejních e-mailů, abyste potenciálního zákazníka motivovali k odpovědi:
“Pokud byste chtěli vědět více o tom, jak vám [Společnost] může pomoci [dosáhnout konkrétních cílů], neváhejte si zarezervovat čas v mém kalendáři zde: [odkaz]. Těším se na vaši odpověď.”
“Máte čas na 10minutový hovor na [datum a čas]? Stačí mi dát vědět, co vám vyhovuje, rád se přizpůsobím vašemu harmonogramu.”
“Máte 5-10 minut na diskusi o tom, jak vám můžeme pomoci [jejich společnosti] dosáhnout [konkrétních cílů]? Pokud ano, jak vypadá váš kalendář tento týden?”
“Bylo by skvělé slyšet vaše názory a dokonce prozkoumat, jak by se toto [řešení/ nástroj/ strategie] hodilo [jejich společnosti]. Máte tento týden 15 minut?”
“Pokud byste chtěli slyšet více podrobností, rád bych strávil 30 minut tím, že vám řeknu vše, co potřebujete vědět. Stačí mi dát vědět, pokud máte nějaké otázky nebo byste chtěli hlubší rozhovor.”
Jak zakončit prodejní follow-up e-mail
Follow-up e-maily jsou nezbytné v jakékoli strategii studeného e-mailování. Zde je návod, jak zakončit prodejní follow-up e-mail, abyste povzbudili svého potenciálního zákazníka k odpovědi, i když vaše předchozí pokusy o spojení byly neúspěšné:
“Pokud jste správná osoba, jak vypadá váš kalendář? Pokud ne, koho byste mi doporučili kontaktovat?”
“Jste správná osoba, se kterou bych měl mluvit? Pokud ne, mohli byste mi pomoci najít relevantního rozhodujícího činitele? Těším se na vaši odpověď.”
“Rád bych měl 20 minut vašeho času, protože si myslím, že můžeme přidat skutečnou hodnotu vašemu [oblasti operací]. Můžeme si naplánovat hovor nebo schůzku?”
“Dali jste dalšímu zvážení mému návrhu? Rád bych si jej rychle projel po telefonu a odpověděl na všechny vaše otázky. Jaký čas by vám vyhovoval na krátký rozhovor?”
“Dejte mi prosím vědět, až budete mít čas se na to podívat a budete chtít, abych vám zavolal. Rád bych odpověděl na všechny vaše otázky.”
Jak zakončit e-mail po nákupu/uvítání zákazníka
E-maily po nákupu a e-maily na uvítání zákazníků jsou jedny z nejdůležitějších e-mailů v e-mailových marketingových kampaních zaměřených na budování dlouhodobých vztahů se zákazníky. Zde je návod, jak by mohly vypadat vaše uzavírací prohlášení pro tyto typy e-mailů:
“Děkuji vám znovu za nákup u [Značka]. Pokud máte nějaké otázky nebo potřebujete pomoc – dejte nám vědět! Uděláme vše, co je v našich silách, abychom se ujistili, že si budete užívat vaši zkušenost s námi.”
“Pokud bychom někdy nesplnili vaše očekávání ohledně kvality našich produktů, doby doručení nebo čehokoliv jiného – můžete se vždy obrátit na náš tým zákaznické podpory na [e-mail] nebo [číslo].”
“Pokud vás zajímá více informací o vašem produktu, neváhejte mě kontaktovat nebo kohokoli jiného z našeho týmu podpory kdykoliv. Jsme zde vždy, abychom vám pomohli jakýmkoli způsobem.”
“Rád bych slyšel, co si myslíte o [produktu] a zda je něco, co bychom mohli zlepšit. Pokud máte nějaké otázky, odpovězte prosím na tento e-mail. Vždy jsem rád, když mohu pomoci!”
“Děkuji vám znovu za registraci na [produkt/ službu]. Jsme vždy tady a rádi od vás slyšíme. Pokud někdy potřebujete pomoc, máte nápady nebo se chcete jen pozdravit, ozvěte se nám a my vám odpovíme během několika hodin.”
Jak zakončit e-mail zákaznické podpory
Když zakončujete své e-maily zákaznické podpory, je vždy dobré povzbudit své zákazníky, aby se ozvali, pokud mají nějaké další otázky, problémy nebo obavy. Měli byste je také ujistit, že jste vždy připraveni pomoci. Zde jsou některé užitečné příklady, které můžete použít k uzavření e-mailů zákaznické podpory:
“Budu v kontaktu s naším produktovým týmem a vrátím se vám do třiceti minut s úplnou odpovědí. Mezitím mi dejte vědět, pokud máte nějaké další otázky, komentáře nebo obavy.”
“Rádi pomáháme našim zákazníkům získat maximum z našich produktů. Pokud vám můžeme pomoci s čímkoliv jiným, neváhejte se ozvat.”
“Dejte nám prosím vědět, pokud stále nemůžete [ … ], abychom vám mohli pomoci vyřešit tento problém a ujistit se, že si budete užívat svůj [nástroj/ aplikaci] co nejdříve. Děkuji vám znovu za kontakt, vždy jsme rádi, když můžeme pomoci.”
“Jsme zde vždy, abychom odpověděli na jakékoli otázky nebo obavy, které můžete mít. Neváhejte kontaktovat náš tým podpory na [telefonní číslo] nebo odpovězte na tuto zprávu a budeme více než rádi pomoci.”
“Byli bychom vděčni, kdybyste nám nechali recenzi na naší stránce na Facebooku, protože vaše poznatky by mohly pomoci ostatním, kteří jsou ve vaší situaci. Děkuji vám znovu za to, že nám to dáte vědět, a neváhejte nás kontaktovat, pokud máte nějaké otázky.”
Jak zakončit e-mail s omluvu zákazníkovi
Pokud jde o psaní e-mailů s omluvu zákazníkům a jednání s frustrovanými zákazníky, měli byste svou omluvu zopakovat na konci e-mailu a říci, že oceňujete jejich trpělivost a porozumění:
“Ještě jednou se vám upřímně omlouvám za nepříjemnosti. Ozvěte se prosím našemu týmu zákaznické podpory pro jakékoli další obavy, které byste mohli mít – naši agenti jsou vždy připraveni pomoci.”
“Předal jsem vaši zpětnou vazbu zbytku týmu a mohu vám ujistit, že k této chybě v budoucnu nedojde. To řečeno, pokud vám mohu v tuto chvíli pomoci s čímkoliv jiným, neváhejte se ozvat a budu více než rád pomoci.”
“Děkuji vám znovu za vaši trpělivost a za to, že jste nás upozornili na problém. Mezitím vám dáme [podrobnosti vaší nabídky] jako další omluvu. Pokud existují nějaké další problémy, které je třeba vyřešit, neváhejte nás kontaktovat.”
“Děkuji vám za vaši trpělivost a porozumění. Buďte si jisti, že děláme vše, co je v našich silách, aby se to znovu nestalo. Pokud máte další otázky nebo narazíte na nějaký jiný problém, dejte mi vědět, budu rád, když mohu pomoci.”
“Ještě jednou přijměte naše omluvy. Upřímně oceňujeme vaše porozumění v této záležitosti. Neváhejte se na mě obrátit s jakýmikoli otázkami, které byste mohli mít – jsem jen e-mail daleko!”
Shrnutí
Konec e-mailu je obvykle jen uzavírací poznámka nebo krátká věta následovaná vaším podpisem, přesto nalezení správných slov a správného tónu k uzavření vaší e-mailové zprávy často vyžaduje velké množství přemýšlení. Způsob, jakým zakončíte e-mail, může mít skutečný dopad na rozhodnutí příjemce odpovědět na váš e-mail. Vědět, jak správně zakončit profesionální e-maily, je klíčem k efektivní obchodní komunikaci, zanechání čtenáře s pozitivním dojmem a zvýšení míry odpovědí na e-maily. Pokud si nejste jisti, jak zakončit svůj příští obchodní e-mail, výše uvedené příklady uzavření e-mailů se vám mohou hodit.
