Objevte tipy a šablony pro zahájení profesionálních e-mailů s vhodným pozdravem a úvodními frázemi pro různé obchodní kontexty. Zlepšete svůj první dojem a efektivitu komunikace s průvodci a šablonami LiveAgent.
S více než 300 miliardami e-mailů odeslaných a přijatých každý den je e-mail nezbytným prostředkem komunikace. Zjistit, jak začít obchodní e-mail profesionálním způsobem – zvláště když píšete někomu, koho neznáte – může být výzvou pro marketéry, prodejce a zástupce zákaznického servisu.
Ve skutečnosti to, jak začnete svůj e-mail, může být rozdílem mezi tím, že příjemce e-mail hned zavře (a smaže ho) nebo si jej přečte. Následující článek poskytuje několik tipů na to, jak začít e-mail, spolu s některými z nejčastějších e-mailových pozdravů a úvodních frází, které můžete používat v obchodní korespondenci. Od přechodových e-mailů až po síťovací e-maily, mít správnou šablonu po ruce může být požehnáním. Máme vás také pokryty, pokud potřebujete šablony pro ukončení obchodních e-mailů.
Začněte vhodným pozdravem v závislosti na tom, jak formální musíte být. Vždy uveďte jméno příjemce (pokud jej znáte), aby byl pozdrav osobnější. A v neposlední řadě si ověřte, že jste správně napsali jméno příjemce. Náš tip pro profesionály? Zkopírujte a vložte jejich jméno tak, jak se objevuje v předchozích e-mailech, e-mailových podpisech nebo na webových stránkách, abyste se vyhnuli překladu. Mít různé šablony propagačních e-mailů po ruce může učinit vaše marketingové úsilí mnohem efektivnější a účinnější.
Když píšete někomu poprvé, představte se a uveďte stručnou větu o cíli vašeho e-mailu. Tato věta může určit, zda si příjemce váš e-mail přečte nebo jej ignoruje, takže se ujistěte, že je váš účel jasný a přesvědčivý.
Pokud máte společné přátele, kolegy nebo známé, zmíňte je, protože to může zvýšit vaše šance na odpověď. Například byste mohli udělat jemný odkaz na jméno takto: “Ahoj [Jméno], minulý víkend jsem se setkal s naším společným přítelem Richardem (z [Společnosti]) a zmínil, že potřebujete nový help desk nástroj, protože váš současný poskytovatel prostě nestačí…”
Pokud jste příjemci dlouho nepsal nebo máte s příjemcem neformální vztah, bylo by vhodné zahrnout krátkou, pozitivní poznámku, jako je “Doufám, že se vám daří.” To může nastavit správný tón pro zbytek vašeho e-mailu.
Případně, pokud příjemce sdílel nějaké aktualizace na LinkedInu nebo jiných sociálních médiích, neváhejte jej pogratulovat k jeho posledním úspěchům (osobním i profesionálním). Mohli byste říci něco jako “Gratulujeme k vaší povýšení” nebo “Gratulujeme, je vzrušující vidět, jak [Společnost příjemce] získává takového důležitého klienta jako [Společnost].”
Na základě kontextu můžete do své e-mailové korespondence přidat krátký řádek ‘poděkování’. Například, pokud vás váš potenciální zákazník/zákazník kontaktoval s dotazem, “Děkuji za kontakt” nebo “Děkuji za kontaktování [Společnosti]” je nezbytné. Nicméně, kdykoli přidáte děkovný dopis, je důležité jej personalizovat, protože standardní děkovné dopisy (jako ty výše zmíněné) jsou příliš obecné a mohou působit chladně nebo odtažitě.
Jednoduše přidáním jména před váš řádek poděkování zní zpráva vřeleji a přívětivě. Zde je příklad: “Emily, děkuji vám velmi za kontaktování [Společnosti] a za vznesení tohoto problému. Máte naprostou pravdu…”
“Ahoj [Jméno]” je pravděpodobně nejčastější a nejpoužívanější e-mailové oslovení v obchodním světě. Tento pozdrav se obecně doporučuje pro semi-formální a neformální komunikační styly. Pokud chcete být trochu formálnější, lze “Ahoj” nahradit “Dobrý den.”
“Vážený [Jméno]” je také vhodný pro formální i neformální komunikaci. Pro vaši pohodlnost jsme připravili celý seznam dalších obecných pozdravů, ze kterých si můžete vybrat při zahájení profesionálního e-mailu. Podívejte se na ně:
Při psaní jednomu nebo dvěma příjemcům:
Při psaní třem nebo více příjemcům:
Když si nejste jisti jménem příjemce:
Po pozdravě můžete zahrnout krátkou úvodní větu, která spustí váš e-mail. Je však nejlepší se vyhnout větám, jako jsou tyto, pokud píšete formální e-mail nebo studené e-maily potenciálnímu zákazníkovi, protože mohou působit příliš přátelsky. Měli byste si také dávat pozor na tón, který používáte, například v dopisu s omluvu společnosti. Zde jsou některé z nejčastějších příkladů úvodních frází e-mailu:
Pokud si nejste jisti, co napsat na začátek vašeho follow-up e-mailu, zvažte zahrnutí jedné z následujících úvodních frází e-mailu, které mohou prolomit led:
Při odpovědi zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi je krátký řádek “Děkuji” vhodný v mnoha případech. Pokud si nejste jisti, jak začlenit “Děkuji” nebo potřebujete více inspirace, podívejte se na některé z našich alternativ:
Při psaní studeného e-mailu potenciálnímu zákazníkovi bude první odstavec určovat, zda bude váš potenciální zákazník považovat vaši zprávu za stojící za přečtení, takže je důležité zapůsobit a vyniknout. Zde jsou některé příklady toho, co můžete zahrnout do svého úvodního odstavce:
Pokud byste se chtěli dozvědět více, podívejte se na šablony studených prodejních e-mailů.
Navázání na potenciálního zákazníka, zvláště pokud neodpověděl na vaši předchozí zprávu (zprávy), může být složité. Pokud je to váš případ, vyzkoušejte jednu z těchto efektivních úvodních vět e-mailu – mohou být užitečné!
Pokud byste se chtěli dozvědět více, podívejte se na šablony prodejních follow-up e-mailů.
Kdykoli si někdo koupí váš produkt nebo se zaregistruje na vaši službu, měli byste mu poděkovat nebo jej uvítat do ‘rodiny’, abyste zajistili, že váš vztah začíná skvěle. Nejlepší způsob, jak to udělat, je napsat uvítací e-mail, který obsahuje děkovný dopis, krátký úvod a užitečné informace.
Neváhejte se podívat na více šablon e-mailů po nákupu a šablon uvítacích e-mailů.
Téměř každý e-mail zákaznického servisu by měl začínat poznámkou “Děkuji”, ať už jde o odpověď na jednoduchou žádost zákaznického servisu nebo odpověď na stížnost zákazníka. Zde je, jak to může vypadat:
Pokud byste se chtěli dozvědět více, podívejte se na šablony zákaznického servisu.
Při odpovědi na rozhořčené nebo nespokojené zákazníky se ujistěte, že projevíte empatii a pošlete omluvu jménem vaší firmy. Zde je, jak to můžete udělat:
Začátek vašeho obchodního e-mailu (pozdrav, úvodní řádek a první věta) je první věc, kterou příjemce vidí, když si váš e-mail otevře. Když začnete svůj e-mail profesionálním způsobem, je větší pravděpodobnost, že vytvoříte pozitivní dojem. Pozdrav, který používáte, a první pár vět, které si vyberete pro začátek vašich profesionálních obchodních e-mailů, budou záviset na vašem publiku a kontextu vaší komunikace. Použijte e-mailové pozdravy a úvodní fráze e-mailu zmíněné výše jako podněty, kdykoli si nejste jisti, jak začít svůj další e-mail zákazníkovi nebo studenému potenciálnímu zákazníkovi.
Nezapomeňte si své e-maily zkontrolovat na chyby v pravopisu nebo gramatice a vždy se ujistěte, že správně napíšete jméno příjemce. Náš poslední tip je, aby to bylo krátké a jednoduché, protože nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Rychle se dostanete k věci pomocí správného tónu hlasu a máte vyhráno.
'Ahoj [Přezdívka]' a 'Hej [Jméno]!' jsou příliš neformální a měly by se používat pouze v případě, že jste si již vyměňovali e-maily a máte s příjemcem dobrý vztah. Na druhou stranu 'Komu to může zajímat' a 'Vážený pane nebo paní' jsou považovány za příliš formální a poněkud zastaralé, takže by se měly používat pouze v oficiální komunikaci nebo když neznáte přesná jména lidí, kterým píšete.
Když začnete svůj e-mail profesionálním způsobem, je větší pravděpodobnost, že vytvoříte pozitivní první dojem na příjemce. Když píšete někomu poprvé, je tento dojem kritický, protože může povzbudit vaše publikum nejen k přečtení vaší zprávy, ale také k odpovědi na ni.
Zahájení e-mailu neformálním, personalizovaným způsobem je obecně poutavější, nicméně psaní příliš neformálním a uvolněným stylem může vaše publikum odradit. Pokud si nejste jisti, jaký tón zvolit, nejbezpečnější je být trochu formálnější než příliš neformální a přátelský. V případě potřeby můžete vždy upravit svůj tón na základě odpovědi, kterou obdržíte od příjemce.
Zvažte tón a formalitu při zahájení e-mailu. Používejte zdvořilé pozdravy, jako je 'Vážený [Jméno]', které nastavují zdvořilý tón. Zahrňte malé zdvořilosti, jako je 'Doufám, že se vám tento e-mail daří,' abyste vytvořili přátelskou atmosféru. Tyto gesta přispívají k ohleduplnému zahájení e-mailu.
LiveAgent je nejlépe hodnocený a #1 helpdesk software pro malé a střední podniky. Vyzkoušejte jej dnes s naší bezplatnou 30denní zkušební verzí. Není vyžadována kreditní karta.
Naučte se psát efektivní profesionální úvodní e-maily s tipy na předmět, text zprávy a běžné chyby, kterým se vyhnout. Objevte důležitost úvodních e-mailů a pro...
Naučte se, jak efektivně zakončit obchodní e-maily s tipy a šablonami. Zahrňte hladkou uzavírací větu, profesionální podpis a kontaktní informace. Vyhněte se ne...
Objevte profesionální šablony e-mailů pro představení nového zaměstnance, které budují důvěru, zlepšují vztahy s klienty a zajišťují hladké přechody....
Připojte se k naší komunitě spokojených klientů a poskytujte vynikající zákaznickou podporu s LiveAgent.
