S více než 300 miliardami e-mailů odesílaných a přijímaných každý den, je e-mail základním komunikačním prostředkem. Přijít na to, jak začít obchodní e-mail profesionálním způsobem – zejména pokud píšete někomu, koho neznáte – může být pro marketéry, obchodníky i pracovníky zákaznického servisu výzvou.
Způsob, jakým e-mail začnete, může rozhodnout o tom, zda jej příjemce ihned zavře (a smaže), nebo bude číst dál. Následující článek obsahuje několik tipů, jak začít e-mail, spolu s několika nejčastějšími e-mailovými pozdravy a začátky e-mailů, které můžete použít ve své obchodní korespondenci.
Začněte vhodným pozdravem v závislosti na tom, jak formální potřebujete být. Vždy uveďte jméno příjemce (pokud ho znáte), aby byl pozdrav osobnější. V neposlední řadě překontrolujte, zda jste jméno příjemce napsali správně. Náš profesionální tip? Zkopírujte a vložte jeho jméno tak, jak je vidět v předchozích e-mailech, e-mailových podpisech nebo na webových stránkách, abyste se ujistili, že jste neudělali překlep.
Když někomu píšete poprvé, představte se a připojte stručnou větu o cíli svého e-mailu. Tato věta může rozhodnout o tom, zda si příjemce váš e-mail přečte, nebo jej bude ignorovat, proto se ujistěte, že je váš cíl jasný a přesvědčivý.
Pokud máte společné přátele, kolegy nebo známé, zmiňte se o nich, protože to může zvýšit vaše šance na získání odpovědi. Můžete například takto nenápadně zmínit své jméno: you could do a subtle name drop like this: “Dobrý den [Name], potkal/a jsem našeho společného známého Richarda (z [Company]) o víkendu a zmínil se, že potřebujete nový nástroj pro help desk, protože váš současný poskytovatel už to nezvládá.…”
Pokud jste příjemci dlouho nepsali nebo s ním máte nezávazný vztah, bylo by vhodné připojit krátkou pozitivní poznámku, jako např. “Doufám, že se máte dobře.” To může pomoci vytvořit správný tón pro váš celý e-mail.
Pokud obdarovaný sdílel nějaké novinky na LinkedIn nebo jiných sociálních sítích, můžete mu poblahopřát k jeho nejnovějším úspěchům (osobním i profesním). Můžete říci něco jako “Gratuluji k povýšení” nebo “Gratuluji, je skvělé vidět, že [Recipient’s Company] získala takto významného klienta [Company].”
Na základě kontextu můžete do e-mailové korespondence přidat krátký děkovný řádek. Například pokud vás kontaktoval potenciální zákazník s dotazem, “Děkujeme za váš dotaz” nebo “Děkujeme, že jste nás kontaktoval/a [Company]” je nezbytnou součástí výbavy. Kdykoli však do děkovného dopisu vložíte poděkování, je důležité, aby bylo osobní, protože standardní děkovné dopisy (jako ty výše zmíněné) jsou příliš obecné a mohou působit chladně nebo odtažitě.
Stačí, když před řádek s poděkováním přidáte jméno, a zpráva bude znít vřeleji a přívětivěji. Zde je příklad: “Emily, děkuji, že jste kontaktovala [Company] a zdůranila takto důležitou otázku. Máte naprostou pravdu…”
“Dobrý den [Name]” je pravděpodobně nejběžnějším a nejpoužívanějším pozdravem v obchodním světě. Tento pozdrav se obecně doporučuje pro semi-formální a neformální styly komunikace. Pokud chcete být o něco formálnější, “Dobrý den” může být nahrazeno “Vážený/á.”
“Vážený [Name]” je vhodný pro formální i neformální komunikaci. Pro vaše pohodlí jsme připravili celý seznam dalších obecných pozdravů, ze kterých si můžete vybrat při zahájení profesního e-mailu. Podívejte se na ně:
Pokud píšete jednomu nebo více příjemcům:
Vážený [Name],
Vážená [Name] a [Name],
Dobrý den [Name],
Zdravím [Name],
[Name],
Ahoj [Name],
Pokud píšete třem a více příjemcům:
Dobrý den všem,
[Group or team name],
Dobrý den týme,
Zdravím všechny,
Zdravím,
Dobré ráno,
Dobré odpoledne,
Dobrý večer,
Pokud si nejste jistí, jaké je jméno příjemce:
Vážený pane,
Vážená paní,
Dobrý den,
Zdravím vás,
Vážený náborový manažere/ko,
Vážený náborový týme,
Po pozdravu můžete uvést krátkou úvodní větu, která e-mail odstartuje. Pokud však píšete formální e-mail nebo studený e-mail potenciálnímu zákazníkovi, je lepší se takovým větám vyhnout, protože mohou být příliš přátelské. Zde jsou některé z nejčastějších příkladů zahájení e-mailů:
Pokud si nejste jisti, co napsat na začátek svého následného e-mailu, zvažte uvedení jedné z následujících úvodních frází, které mohou prolomit ledy:
Když odpovídáte zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi, je v mnoha případech vhodné napsat krátké poděkování. Pokud si nejste jisti, jak “Děkuji” zařadit, nebo potřebujete další inspiraci, podívejte se na některé z našich alternativ:
Při psaní prodejního e-mailu potenciálnímu zákazníkovi bude první odstavec rozhodovat o tom, zda vaše zpráva bude pro potenciálního zákazníka hodna přečtení, proto je důležité, aby zaujal a vynikl. Zde je několik příkladů toho, co můžete do úvodního odstavce zahrnout:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”
Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony prodejních e-mailů.
Navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem, zejména pokud neodpověděl na vaši předchozí zprávu (zprávy), může být složité. V takovém případě vyzkoušejte některou z těchto účinných úvodních vět e-mailu – mohly by vám pomoci!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony e-mailů po nákupu .
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Kdykoli si někdo koupí váš produkt nebo se přihlásí k odběru vašich služeb, měli byste mu poděkovat nebo ho přivítat v “rodině”, abyste zajistili, že váš vztah bude mít skvělý začátek. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je napsat uvítací e-mail, který bude obsahovat poděkování, krátké představení a veškeré užitečné informace.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
Klidně se podívejte na další šablony e-mailů po nákupu a šablony uvítacích e-mailů.
Téměř každý e-mail zákaznického servisu by měl začínat poděkováním, ať už jde o odpověď na jednoduchý požadavek zákaznického servisu, nebo o odpověď na stížnost zákazníka. Zde je návod, jak to může vypadat:
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony zákaznického servisu.
Když odpovídáte na naštvané nebo nespokojené e-maily zákazníků, nezapomeňte projevit empatii a omluvit se jménem své firmy. Zde je návod, jak to můžete udělat:
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”
Začátek vašeho obchodního e-mailu (pozdrav, úvodní řádek a první věta) je to první, co příjemce uvidí, když váš e-mail otevře. Profesionálním začátkem e-mailu na něj s větší pravděpodobností uděláte pozitivní dojem. Pozdrav, který použijete, a několik prvních vět, které zvolíte pro začátek svých profesionálních obchodních e-mailů, bude záviset na vašem publiku a kontextu vaší komunikace. Výše uvedené pozdravy a úvodní věty e-mailů použijte jako nápovědu vždy, když si nebudete jisti, jak začít svůj další e-mail zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi.
Nezapomeňte v e-mailech překontrolovat pravopisné a gramatické chyby a vždy se ujistěte, že jméno příjemce je napsáno správně. Naší poslední radou je, aby byly krátké a stručné, protože nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Přejděte rychle k věci a použijte správný tón hlasu a máte vyhráno.
Profesionální začátek e-mailu zvýší pravděpodobnost, že na příjemce uděláte pozitivní první dojem. Když někomu píšete poprvé, je tento dojem velmi důležitý, protože může povzbudit příjemce, aby si vaši zprávu nejen přečetl, ale také na ni reagoval.
“Ahoj [Nickname]” a “Čau [Name]!” jsou příliš neformální a měly by se používat pouze v případě, že jste si již dříve vyměnili e-maily a máte s příjemcem dobrý vztah. Naproti tomu “Komukoli, koho se to týká” a “Vážený pane nebo paní” jsou považovány za příliš formální a poněkud zastaralé, takže by se měly používat pouze v oficiální komunikaci nebo když neznáte přesná jména lidí, kterým píšete.”
Začít e-mail neformálním, osobním způsobem je obecně poutavější, nicméně příliš neformální a uvolněný styl může vaše publikum odradit. Pokud si nejste jisti, jaký tón zvolit, nejbezpečnější je být spíše trochu formálnější než příliš neformální a přátelský. V případě potřeby můžete tón vždy upravit na základě reakce, kterou od příjemce obdržíte.
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “Nejčastější dotazy”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Dotaz”, “name”: “Proč je důležité, jak začnete vaše e-maily?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Profesionální začátek e-mailu zvýší pravděpodobnost, že na příjemce uděláte pozitivní první dojem. Když někomu píšete poprvé, je tento dojem velmi důležitý, protože může povzbudit příjemce, aby si vaši zprávu nejen přečetl, ale také na ni reagoval.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Jakým pozdravům byste se měli vyhnout?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: ““Ahoj [Nickname]” a “Čau [Name]!” jsou příliš neformální a měly by se používat pouze v případě, že jste si již dříve vyměnili e-maily a máte s příjemcem dobrý vztah. Naproti tomu “Komukoli, koho se to týká” a “Vážený pane nebo paní” jsou považovány za příliš formální a poněkud zastaralé, takže by se měly používat pouze v oficiální komunikaci nebo když neznáte přesná jména lidí, kterým píšete.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Měli byste e-mail začít formálně nebo neformálně?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Začít e-mail neformálním, osobním způsobem je obecně poutavější, nicméně příliš neformální a uvolněný styl může vaše publikum odradit. Pokud si nejste jisti, jaký tón zvolit, nejbezpečnější je být spíše trochu formálnější než příliš neformální a přátelský. V případě potřeby můžete tón vždy upravit na základě reakce, kterou od příjemce obdržíte.” } }] }Vážíme si vaší nedávné registrace LiveAgent.
Hned po instalaci vašeho účtu bude na vaši e -mailovou adresu odeslána zpráva obsahující přihlašovací údaje.
Pokud chvíli počkáte, po dokončení instalace budete ke svému účtu mít přístup přímo odtud.
Jakmile bude proces u konce, zašleme vám přihlašovací údaje na zadaný e-mail.
Naše stránky využívají cookies. Pokračováním souhlasíte s využitím cookies, jak je podrobně popsáno v Bezpečnostní zásady a soubory cookies.