Jak začít e-mail (Tipy + šablony)

S více než 300 miliardami e-mailů odesílaných a přijímaných každý den, je e-mail základním komunikačním prostředkem. Přijít na to, jak začít obchodní e-mail profesionálním způsobem – zejména pokud píšete někomu, koho neznáte – může být pro marketéry, obchodníky i pracovníky zákaznického servisu výzvou.

Způsob, jakým e-mail začnete, může rozhodnout o tom, zda jej příjemce ihned zavře (a smaže), nebo bude číst dál. Následující článek obsahuje několik tipů, jak začít e-mail, spolu s několika nejčastějšími e-mailovými pozdravy a začátky e-mailů, které můžete použít ve své obchodní korespondenci.

Co přidat do začátku vašich e-mailů

1. Pozdrav

Začněte vhodným pozdravem v závislosti na tom, jak formální potřebujete být. Vždy uveďte jméno příjemce (pokud ho znáte), aby byl pozdrav osobnější. V neposlední řadě překontrolujte, zda jste jméno příjemce napsali správně. Náš profesionální tip? Zkopírujte a vložte jeho jméno tak, jak je vidět v předchozích e-mailech, e-mailových podpisech nebo na webových stránkách, abyste se ujistili, že jste neudělali překlep.

2. Úvod a důvod psaní (pokud je to nutné)

Když někomu píšete poprvé, představte se a připojte stručnou větu o cíli svého e-mailu. Tato věta může rozhodnout o tom, zda si příjemce váš e-mail přečte, nebo jej bude ignorovat, proto se ujistěte, že je váš cíl jasný a přesvědčivý.

Pokud máte společné přátele, kolegy nebo známé, zmiňte se o nich, protože to může zvýšit vaše šance na získání odpovědi. Můžete například takto nenápadně zmínit své jméno: “Dobrý den [Name], potkal/a jsem našeho společného známého Richarda (z [Společnost]) o víkendu a zmínil se, že potřebujete nový nástroj pro help desk, protože váš současný poskytovatel už to nezvládá.…”

3. Úvodní věta/ přání všeho dobrého (nepovinné)

Pokud jste příjemci dlouho nepsali nebo s ním máte nezávazný vztah, bylo by vhodné připojit krátkou pozitivní poznámku, jako např. “Doufám, že se máte dobře.” To může pomoci vytvořit správný tón pro váš celý e-mail.

Pokud obdarovaný sdílel nějaké novinky na LinkedIn nebo jiných sociálních sítích, můžete mu poblahopřát k jeho nejnovějším úspěchům (osobním i profesním). Můžete říci něco jako “Gratuluji k povýšení” nebo “Gratuluji, je skvělé vidět, že [Společnost příjemce] získala takto významného klienta [Společnost].”

4. Řádek s poděkováním (nepovinné)

Na základě kontextu můžete do e-mailové korespondence přidat krátký děkovný řádek. Například pokud vás kontaktoval potenciální zákazník s dotazem, “Děkujeme za váš dotaz” nebo “Děkujeme, že jste nás kontaktoval/a [Společnost]” je nezbytnou součástí výbavy. Kdykoli však do děkovného dopisu vložíte poděkování, je důležité, aby bylo osobní, protože standardní děkovné dopisy (jako ty výše zmíněné) jsou příliš obecné a mohou působit chladně nebo odtažitě.

Stačí, když před řádek s poděkováním přidáte jméno, a zpráva bude znít vřeleji a přívětivěji. Zde je příklad: “Emily, děkuji, že jste kontaktovala [Company] a zdůranila takto důležitou otázku. Máte naprostou pravdu…”

Příklady a šablony jak začít e-mail

Profesionální pozdrav v e-mailu

“Dobrý den [Meno]” je pravděpodobně nejběžnějším a nejpoužívanějším pozdravem v obchodním světě. Tento pozdrav se obecně doporučuje pro semi-formální a neformální styly komunikace. Pokud chcete být o něco formálnější, “Dobrý den” může být nahrazeno “Vážený/á.”

“Vážený [Meno]” je vhodný pro formální i neformální komunikaci. Pro vaše pohodlí jsme připravili celý seznam dalších obecných pozdravů, ze kterých si můžete vybrat při zahájení profesního e-mailu. Podívejte se na ně:

Obecné fráze zahajující e-mail

Po pozdravu můžete uvést krátkou úvodní větu, která e-mail odstartuje. Pokud však píšete formální e-mail nebo studený e-mail potenciálnímu zákazníkovi, je lepší se takovým větám vyhnout, protože mohou být příliš přátelské. Zde jsou některé z nejčastějších příkladů zahájení e-mailů:

Fráze pro navazující e-mail

Pokud si nejste jisti, co napsat na začátek svého následného e-mailu, zvažte uvedení jedné z následujících úvodních frází, které mohou prolomit ledy:

Fráze pro odpovídání na e-mail

Když odpovídáte zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi, je v mnoha případech vhodné napsat krátké poděkování. Pokud si nejste jisti, jak “Děkuji” zařadit, nebo potřebujete další inspiraci, podívejte se na některé z našich alternativ:

Jak začít prodejní e-mail

Při psaní prodejního e-mailu potenciálnímu zákazníkovi bude první odstavec rozhodovat o tom, zda vaše zpráva bude pro potenciálního zákazníka hodna přečtení, proto je důležité, aby zaujal a vynikl. Zde je několik příkladů toho, co můžete do úvodního odstavce zahrnout:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony prodejních e-mailů.

Jak začít navazující e-mail

Navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem, zejména pokud neodpověděl na vaši předchozí zprávu (zprávy), může být složité. V takovém případě vyzkoušejte některou z těchto účinných úvodních vět e-mailu – mohly by vám pomoci!

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony e-mailů po nákupu.

Jak začít e-mail po nákupu/uvítací e-mail

Kdykoli si někdo koupí váš produkt nebo se přihlásí k odběru vašich služeb, měli byste mu poděkovat nebo ho přivítat v “rodině”, abyste zajistili, že váš vztah bude mít skvělý začátek. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je napsat uvítací e-mail, který bude obsahovat poděkování, krátké představení a veškeré užitečné informace.

Klidně se podívejte na další šablony e-mailů po nákupu a šablony uvítacích e-mailů.

Jak začít e-mailovou komunikaci se zákazníky

Téměř každý e-mail zákaznického servisu by měl začínat poděkováním, ať už jde o odpověď na jednoduchý požadavek zákaznického servisu, nebo o odpověď na stížnost zákazníka. Zde je návod, jak to může vypadat:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony zákaznického servisu.

Jak zahájit e-mail s omluvou zákazníkovi

Když odpovídáte na naštvané nebo nespokojené e-maily zákazníků, nezapomeňte projevit empatii a omluvit se jménem své firmy. Zde je návod, jak to můžete udělat:

LiveAgent kombinuje excelentní live chat, tiketování a automatizaci, což nám umožňuje poskytovat vyjímečnou podporu našim zákazníkům.

Podívejte se, jak psát e-maily v angličtině – formální, poloformální nebo neformální

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Shrnutí

Začátek vašeho obchodního e-mailu (pozdrav, úvodní řádek a první věta) je to první, co příjemce uvidí, když váš e-mail otevře. Profesionálním začátkem e-mailu na něj s větší pravděpodobností uděláte pozitivní dojem. Pozdrav, který použijete, a několik prvních vět, které zvolíte pro začátek svých profesionálních obchodních e-mailů, bude záviset na vašem publiku a kontextu vaší komunikace. Výše uvedené pozdravy a úvodní věty e-mailů použijte jako nápovědu vždy, když si nebudete jisti, jak začít svůj další e-mail zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi.

Nezapomeňte v e-mailech překontrolovat pravopisné a gramatické chyby a vždy se ujistěte, že jméno příjemce je napsáno správně. Naší poslední radou je, aby byly krátké a stručné, protože nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Přejděte rychle k věci a použijte správný tón hlasu a máte vyhráno.

Související články

LiveAgent akademie

Objevte vše, co potřebujete vědět o zákaznickém servisu na LiveAgent Akademii. Zdroj bezplatných školení a teoretických poznatků, který zlepší vaše dovednosti v oblasti komunikace, zpětné vazby a zákaznické zkušenosti. Navštivte nás a naučte se, jak poskytovat kvalitní zákaznický servis a získat spokojené zákazníky.

Integrace

Maximalizujte výkon vašeho helpdesk softwaru s LiveAgent! Objevte širokou škálu integrací, pluginů a aplikací, které zvyšují spokojenost zákazníků. Snadno integrujte VoIP služby jako CallTo365, AstraQom, GDMS a další pro efektivnější obchodní operace. Navštivte naši stránku a zjistěte, jak zjednodušit procesy a inovovat pracovní postupy.

Podpořte zákazníky okamžitými odpověďmi

Vytvořte bázi znalostí s LiveAgent! Zlepšete zákaznickou podporu, nabídněte samoobslužná řešení a začněte s bezplatnou zkušební verzí."

Funkce

Objevte všechny funkce LiveAgent, komplexního vícekanálového softwaru pro správu tiketů, který zvyšuje efektivitu vašeho týmu. Od detekce kolize agentů po automatickou distribuci tiketů a hodnocení agentů – vše, co potřebujete pro optimalizaci zákaznické podpory, naleznete na jednom místě. Vstupte do světa efektivní podpory s LiveAgent!