Jak začít e-mail (Tipy + šablony)

S více než 300 miliardami e-mailů odesílaných a přijímaných každý den, je e-mail základním komunikačním prostředkem. Přijít na to, jak začít obchodní e-mail profesionálním způsobem – zejména pokud píšete někomu, koho neznáte – může být pro marketéry, obchodníky i pracovníky zákaznického servisu výzvou.

Způsob, jakým e-mail začnete, může rozhodnout o tom, zda jej příjemce ihned zavře (a smaže), nebo bude číst dál. Následující článek obsahuje několik tipů, jak začít e-mail, spolu s několika nejčastějšími e-mailovými pozdravy a začátky e-mailů, které můžete použít ve své obchodní korespondenci.

Co přidat do začátku vašich e-mailů

1. Pozdrav

Začněte vhodným pozdravem v závislosti na tom, jak formální potřebujete být. Vždy uveďte jméno příjemce (pokud ho znáte), aby byl pozdrav osobnější. V neposlední řadě překontrolujte, zda jste jméno příjemce napsali správně. Náš profesionální tip? Zkopírujte a vložte jeho jméno tak, jak je vidět v předchozích e-mailech, e-mailových podpisech nebo na webových stránkách, abyste se ujistili, že jste neudělali překlep.

2. Úvod a důvod psaní (pokud je to nutné)

Když někomu píšete poprvé, představte se a připojte stručnou větu o cíli svého e-mailu. Tato věta může rozhodnout o tom, zda si příjemce váš e-mail přečte, nebo jej bude ignorovat, proto se ujistěte, že je váš cíl jasný a přesvědčivý.

Pokud máte společné přátele, kolegy nebo známé, zmiňte se o nich, protože to může zvýšit vaše šance na získání odpovědi. Můžete například takto nenápadně zmínit své jméno: you could do a subtle name drop like this: “Dobrý den [Name], potkal/a jsem našeho společného známého Richarda (z [Company]) o víkendu a zmínil se, že potřebujete nový nástroj pro help desk, protože váš současný poskytovatel už to nezvládá.…”

3. Úvodní věta/ přání všeho dobrého (nepovinné)

Pokud jste příjemci dlouho nepsali nebo s ním máte nezávazný vztah, bylo by vhodné připojit krátkou pozitivní poznámku, jako např. “Doufám, že se máte dobře.” To může pomoci vytvořit správný tón pro váš celý e-mail.

Pokud obdarovaný sdílel nějaké novinky na LinkedIn nebo jiných sociálních sítích, můžete mu poblahopřát k jeho nejnovějším úspěchům (osobním i profesním). Můžete říci něco jako “Gratuluji k povýšení” nebo “Gratuluji, je skvělé vidět, že [Recipient’s Company] získala takto významného klienta [Company].”

4. Řádek s poděkováním (nepovinné)

Na základě kontextu můžete do e-mailové korespondence přidat krátký děkovný řádek. Například pokud vás kontaktoval potenciální zákazník s dotazem, “Děkujeme za váš dotaz” nebo “Děkujeme, že jste nás kontaktoval/a [Company]” je nezbytnou součástí výbavy. Kdykoli však do děkovného dopisu vložíte poděkování, je důležité, aby bylo osobní, protože standardní děkovné dopisy (jako ty výše zmíněné) jsou příliš obecné a mohou působit chladně nebo odtažitě.

Stačí, když před řádek s poděkováním přidáte jméno, a zpráva bude znít vřeleji a přívětivěji. Zde je příklad: “Emily, děkuji, že jste kontaktovala [Company] a zdůranila takto důležitou otázku. Máte naprostou pravdu…”

Příklady a šablony jak začít e-mail

Profesionální pozdrav v e-mailu

“Dobrý den [Name]” je pravděpodobně nejběžnějším a nejpoužívanějším pozdravem v obchodním světě. Tento pozdrav se obecně doporučuje pro semi-formální a neformální styly komunikace. Pokud chcete být o něco formálnější, “Dobrý den” může být nahrazeno “Vážený/á.”

“Vážený [Name]” je vhodný pro formální i neformální komunikaci. Pro vaše pohodlí jsme připravili celý seznam dalších obecných pozdravů, ze kterých si můžete vybrat při zahájení profesního e-mailu. Podívejte se na ně:

---

---

---

---

Obecné fráze zahajující e-mail

Po pozdravu můžete uvést krátkou úvodní větu, která e-mail odstartuje. Pokud však píšete formální e-mail nebo studený e-mail potenciálnímu zákazníkovi, je lepší se takovým větám vyhnout, protože mohou být příliš přátelské. Zde jsou některé z nejčastějších příkladů zahájení e-mailů:

Fráze pro navazující e-mail

Pokud si nejste jisti, co napsat na začátek svého následného e-mailu, zvažte uvedení jedné z následujících úvodních frází, které mohou prolomit ledy:

Fráze pro odpovídání na e-mail

Když odpovídáte zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi, je v mnoha případech vhodné napsat krátké poděkování. Pokud si nejste jisti, jak “Děkuji” zařadit, nebo potřebujete další inspiraci, podívejte se na některé z našich alternativ:

Jak začít prodejní e-mail

Při psaní prodejního e-mailu potenciálnímu zákazníkovi bude první odstavec rozhodovat o tom, zda vaše zpráva bude pro potenciálního zákazníka hodna přečtení, proto je důležité, aby zaujal a vynikl. Zde je několik příkladů toho, co můžete do úvodního odstavce zahrnout:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony prodejních e-mailů.

Jak začít navazující e-mail

Navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem, zejména pokud neodpověděl na vaši předchozí zprávu (zprávy), může být složité. V takovém případě vyzkoušejte některou z těchto účinných úvodních vět e-mailu – mohly by vám pomoci!

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony e-mailů po nákupu .

Jak začít e-mail po nákupu/uvítací e-mail

Kdykoli si někdo koupí váš produkt nebo se přihlásí k odběru vašich služeb, měli byste mu poděkovat nebo ho přivítat v “rodině”, abyste zajistili, že váš vztah bude mít skvělý začátek. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je napsat uvítací e-mail, který bude obsahovat poděkování, krátké představení a veškeré užitečné informace.

Klidně se podívejte na další šablony e-mailů po nákupu a šablony uvítacích e-mailů.

Jak začít e-mailovou komunikaci se zákazníky

Téměř každý e-mail zákaznického servisu by měl začínat poděkováním, ať už jde o odpověď na jednoduchý požadavek zákaznického servisu, nebo o odpověď na stížnost zákazníka. Zde je návod, jak to může vypadat:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony zákaznického servisu.

Jak zahájit e-mail s omluvou zákazníkovi

Když odpovídáte na naštvané nebo nespokojené e-maily zákazníků, nezapomeňte projevit empatii a omluvit se jménem své firmy. Zde je návod, jak to můžete udělat:

Shrnutí

Začátek vašeho obchodního e-mailu (pozdrav, úvodní řádek a první věta) je to první, co příjemce uvidí, když váš e-mail otevře. Profesionálním začátkem e-mailu na něj s větší pravděpodobností uděláte pozitivní dojem. Pozdrav, který použijete, a několik prvních vět, které zvolíte pro začátek svých profesionálních obchodních e-mailů, bude záviset na vašem publiku a kontextu vaší komunikace. Výše uvedené pozdravy a úvodní věty e-mailů použijte jako nápovědu vždy, když si nebudete jisti, jak začít svůj další e-mail zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi.

Nezapomeňte v e-mailech překontrolovat pravopisné a gramatické chyby a vždy se ujistěte, že jméno příjemce je napsáno správně. Naší poslední radou je, aby byly krátké a stručné, protože nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Přejděte rychle k věci a použijte správný tón hlasu a máte vyhráno.

Nejčastější dotazy

Záleží na tom, jak začnete vaše e-maily?

Profesionální začátek e-mailu zvýší pravděpodobnost, že na příjemce uděláte pozitivní první dojem. Když někomu píšete poprvé, je tento dojem velmi důležitý, protože může povzbudit příjemce, aby si vaši zprávu nejen přečetl, ale také na ni reagoval.

Jakým pozdravům byste se měli vyhnout?

“Ahoj [Nickname]” a “Čau [Name]!” jsou příliš neformální a měly by se používat pouze v případě, že jste si již dříve vyměnili e-maily a máte s příjemcem dobrý vztah. Naproti tomu “Komukoli, koho se to týká” a “Vážený pane nebo paní” jsou považovány za příliš formální a poněkud zastaralé, takže by se měly používat pouze v oficiální komunikaci nebo když neznáte přesná jména lidí, kterým píšete.”

Měli byste e-mail začít formálně nebo neformálně?

Začít e-mail neformálním, osobním způsobem je obecně poutavější, nicméně příliš neformální a uvolněný styl může vaše publikum odradit. Pokud si nejste jisti, jaký tón zvolit, nejbezpečnější je být spíše trochu formálnější než příliš neformální a přátelský. V případě potřeby můžete tón vždy upravit na základě reakce, kterou od příjemce obdržíte.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “Nejčastější dotazy”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Dotaz”, “name”: “Proč je důležité, jak začnete vaše e-maily?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Profesionální začátek e-mailu zvýší pravděpodobnost, že na příjemce uděláte pozitivní první dojem. Když někomu píšete poprvé, je tento dojem velmi důležitý, protože může povzbudit příjemce, aby si vaši zprávu nejen přečetl, ale také na ni reagoval.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Jakým pozdravům byste se měli vyhnout?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: ““Ahoj [Nickname]” a “Čau [Name]!” jsou příliš neformální a měly by se používat pouze v případě, že jste si již dříve vyměnili e-maily a máte s příjemcem dobrý vztah. Naproti tomu “Komukoli, koho se to týká” a “Vážený pane nebo paní” jsou považovány za příliš formální a poněkud zastaralé, takže by se měly používat pouze v oficiální komunikaci nebo když neznáte přesná jména lidí, kterým píšete.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Měli byste e-mail začít formálně nebo neformálně?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Začít e-mail neformálním, osobním způsobem je obecně poutavější, nicméně příliš neformální a uvolněný styl může vaše publikum odradit. Pokud si nejste jisti, jaký tón zvolit, nejbezpečnější je být spíše trochu formálnější než příliš neformální a přátelský. V případě potřeby můžete tón vždy upravit na základě reakce, kterou od příjemce obdržíte.” } }] }