Jak začít e-mail (Tipy + šablony)

S více než 300 miliardami e-mailů odesílaných a přijímaných každý den, je e-mail základním komunikačním prostředkem. Přijít na to, jak začít obchodní e-mail profesionálním způsobem – zejména pokud píšete někomu, koho neznáte – může být pro marketéry, obchodníky i pracovníky zákaznického servisu výzvou.

Způsob, jakým e-mail začnete, může rozhodnout o tom, zda jej příjemce ihned zavře (a smaže), nebo bude číst dál. Následující článek obsahuje několik tipů, jak začít e-mail, spolu s několika nejčastějšími e-mailovými pozdravy a začátky e-mailů, které můžete použít ve své obchodní korespondenci.

Co přidat do začátku vašich e-mailů

1. Pozdrav

Začněte vhodným pozdravem v závislosti na tom, jak formální potřebujete být. Vždy uveďte jméno příjemce (pokud ho znáte), aby byl pozdrav osobnější. V neposlední řadě překontrolujte, zda jste jméno příjemce napsali správně. Náš profesionální tip? Zkopírujte a vložte jeho jméno tak, jak je vidět v předchozích e-mailech, e-mailových podpisech nebo na webových stránkách, abyste se ujistili, že jste neudělali překlep.

2. Úvod a důvod psaní (pokud je to nutné)

Když někomu píšete poprvé, představte se a připojte stručnou větu o cíli svého e-mailu. Tato věta může rozhodnout o tom, zda si příjemce váš e-mail přečte, nebo jej bude ignorovat, proto se ujistěte, že je váš cíl jasný a přesvědčivý.

Pokud máte společné přátele, kolegy nebo známé, zmiňte se o nich, protože to může zvýšit vaše šance na získání odpovědi. Můžete například takto nenápadně zmínit své jméno: “Dobrý den [Name], potkal/a jsem našeho společného známého Richarda (z [Společnost]) o víkendu a zmínil se, že potřebujete nový nástroj pro help desk, protože váš současný poskytovatel už to nezvládá.…”

3. Úvodní věta/ přání všeho dobrého (nepovinné)

Pokud jste příjemci dlouho nepsali nebo s ním máte nezávazný vztah, bylo by vhodné připojit krátkou pozitivní poznámku, jako např. “Doufám, že se máte dobře.” To může pomoci vytvořit správný tón pro váš celý e-mail.

Pokud obdarovaný sdílel nějaké novinky na LinkedIn nebo jiných sociálních sítích, můžete mu poblahopřát k jeho nejnovějším úspěchům (osobním i profesním). Můžete říci něco jako “Gratuluji k povýšení” nebo “Gratuluji, je skvělé vidět, že [Společnost příjemce] získala takto významného klienta [Společnost].”

4. Řádek s poděkováním (nepovinné)

Na základě kontextu můžete do e-mailové korespondence přidat krátký děkovný řádek. Například pokud vás kontaktoval potenciální zákazník s dotazem, “Děkujeme za váš dotaz” nebo “Děkujeme, že jste nás kontaktoval/a [Společnost]” je nezbytnou součástí výbavy. Kdykoli však do děkovného dopisu vložíte poděkování, je důležité, aby bylo osobní, protože standardní děkovné dopisy (jako ty výše zmíněné) jsou příliš obecné a mohou působit chladně nebo odtažitě.

Stačí, když před řádek s poděkováním přidáte jméno, a zpráva bude znít vřeleji a přívětivěji. Zde je příklad: “Emily, děkuji, že jste kontaktovala [Company] a zdůranila takto důležitou otázku. Máte naprostou pravdu…”

Příklady a šablony jak začít e-mail

Profesionální pozdrav v e-mailu

“Dobrý den [Meno]” je pravděpodobně nejběžnějším a nejpoužívanějším pozdravem v obchodním světě. Tento pozdrav se obecně doporučuje pro semi-formální a neformální styly komunikace. Pokud chcete být o něco formálnější, “Dobrý den” může být nahrazeno “Vážený/á.”

“Vážený [Meno]” je vhodný pro formální i neformální komunikaci. Pro vaše pohodlí jsme připravili celý seznam dalších obecných pozdravů, ze kterých si můžete vybrat při zahájení profesního e-mailu. Podívejte se na ně:

Obecné fráze zahajující e-mail

Po pozdravu můžete uvést krátkou úvodní větu, která e-mail odstartuje. Pokud však píšete formální e-mail nebo studený e-mail potenciálnímu zákazníkovi, je lepší se takovým větám vyhnout, protože mohou být příliš přátelské. Zde jsou některé z nejčastějších příkladů zahájení e-mailů:

Fráze pro navazující e-mail

Pokud si nejste jisti, co napsat na začátek svého následného e-mailu, zvažte uvedení jedné z následujících úvodních frází, které mohou prolomit ledy:

Fráze pro odpovídání na e-mail

Když odpovídáte zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi, je v mnoha případech vhodné napsat krátké poděkování. Pokud si nejste jisti, jak “Děkuji” zařadit, nebo potřebujete další inspiraci, podívejte se na některé z našich alternativ:

Jak začít prodejní e-mail

Při psaní prodejního e-mailu potenciálnímu zákazníkovi bude první odstavec rozhodovat o tom, zda vaše zpráva bude pro potenciálního zákazníka hodna přečtení, proto je důležité, aby zaujal a vynikl. Zde je několik příkladů toho, co můžete do úvodního odstavce zahrnout:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony prodejních e-mailů.

Jak začít navazující e-mail

Navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem, zejména pokud neodpověděl na vaši předchozí zprávu (zprávy), může být složité. V takovém případě vyzkoušejte některou z těchto účinných úvodních vět e-mailu – mohly by vám pomoci!

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony e-mailů po nákupu.

Jak začít e-mail po nákupu/uvítací e-mail

Kdykoli si někdo koupí váš produkt nebo se přihlásí k odběru vašich služeb, měli byste mu poděkovat nebo ho přivítat v “rodině”, abyste zajistili, že váš vztah bude mít skvělý začátek. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je napsat uvítací e-mail, který bude obsahovat poděkování, krátké představení a veškeré užitečné informace.

Klidně se podívejte na další šablony e-mailů po nákupu a šablony uvítacích e-mailů.

Jak začít e-mailovou komunikaci se zákazníky

Téměř každý e-mail zákaznického servisu by měl začínat poděkováním, ať už jde o odpověď na jednoduchý požadavek zákaznického servisu, nebo o odpověď na stížnost zákazníka. Zde je návod, jak to může vypadat:

Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na šablony zákaznického servisu.

Jak zahájit e-mail s omluvou zákazníkovi

Když odpovídáte na naštvané nebo nespokojené e-maily zákazníků, nezapomeňte projevit empatii a omluvit se jménem své firmy. Zde je návod, jak to můžete udělat:

LiveAgent kombinuje excelentní live chat, tiketování a automatizaci, což nám umožňuje poskytovat vyjímečnou podporu našim zákazníkům.

Podívejte se, jak psát e-maily v angličtině – formální, poloformální nebo neformální

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for Professionals11:14

Derek Callan - English for ProfessionalsDecember 11, 2021

Topics

• Rozdíly mezi formálními, poloformálními a neformálními e-maily
• Použití frází v různých stylech e-mailů
• Vhodné uzavření e-mailu v různých stylech

Video summary

V tomto videu se učíte rozdíly mezi formálními, poloformálními a neformálními e-maily v obchodní angličtině. Formální styl se používá pro nové zákazníky, dodavatele a obchodní partnery, poloformální styl se používá se známými kolegy a stávajícími zákazníky a dodavateli a neformální styl se používá pro přátele, rodinu a známé kolegy. Kromě toho je vysvětleno, jaké fráze se používají v každém stylu e-mailu.

hi everybody and welcome back to english
for professionals i'm derek and i'm here
with another short lesson for you busy
people in this business english emails
lesson i'm going to show you the
differences between formal
semi-formal and informal emails
[Music]
before we get started if you need
english for work and you're interested
in short lessons to help you with your
business english then subscribe to my
channel now hit the red button and don't
forget to click on the little bell that
way you'll be notified every time i
upload a new lesson and now
let's get started
we're going to do three things in this
lesson
first of all we'll talk about the
different kinds of people we write
emails to and we'll categorize them into
formal semi-formal and informal after
that i'll show you example emails in
each style and at the end of the lesson
i'll show you lots of extra example
phrases in each style
let's start with formal emails we
usually use a formal style when we write
to new customers suppliers and business
partners and also to people who are in
higher positions managers bosses and
directors
we usually use a semi-formal style with
colleagues we know but not very well and
also with existing customers suppliers
and business partners
we use an informal style when we write
to friends and family and also to
colleagues or business partners we know
very well and work with on a regular
basis
the most common style to use in business
is the semi-formal style but of course
there are exceptions
for example it's quite possible that we
could use an informal style to write to
a customer or a supplier but only if we
know that person very well and if we
have a good and long relationship with
them and one more thing the style you
use also depends on the culture in your
company as well as the business culture
in the countries you work within so you
need to be aware of those factors
and now it's time to look at some
examples we'll start with the formal
style and the email we're going to look
at is a follow-up email after a formal
business meeting with a potential new
business partner
we start with a formal greeting dear
miss amir
first of all i would like to thank you
for the productive meeting on monday it
was lovely to meet you and learn more
about your business here we have formal
phrases like i would like to and it was
lovely to meet you
as discussed in the meeting i am sending
you the additional information about
that you requested i have attached a
document with all of the details and
here we have more examples of very
formal phrases as discussed in the
meeting
that you requested and so on if you
require any further information please
do not hesitate to contact me again a
typical formal style
i look forward to our next meeting on
january 10th
best regards derek callum
i look forward to and best regards our
typical phrases we use to close a formal
email
so there we have the formal style now
let's compare that one to a semi-formal
version of the same kind of email
in this case it's a follow-up email
after a less formal meeting with a
potential new business partner and as
you'll see in a moment we're already
using first names
dear nidra first of all i just wanted to
say thanks for the productive meeting on
monday it was great to meet you and find
out more about your business so here you
can already see a big difference first
of all first names so imagine that first
meeting was less formal and by the end
of the meeting we were using first names
also in that first line we don't have
the i would like to we have i just
wanted to say
and also rather than saying it was
lovely to meet you and learn more about
your business we have the less formal it
was great to meet you and find out more
about your business
i've attached a document with the extra
information about
that you asked for here we see more
examples of a less formal style instead
of i have attached we use the short form
i've attached we don't use words like
additional information or that you
requested we use less formal style extra
information
that you asked for
and now let's look at the last part of
the email please let me know if you need
any more information looking forward to
our next meeting on january 10th regards
derek so again much less formal
please let me know instead of the very
formal please do not hesitate to contact
me if you need any more information
instead of if you require any further
information and also in the closing part
looking forward to instead of i look
forward to
and then we have regards which is
slightly less formal than best regards
so there we can see the differences
between the very formal and the
semi-formal
and as i said before the semi-formal is
the one we use most often in business
correspondence but of course as i said
earlier it always depends on who you're
writing to company culture the business
culture those are things you need to be
aware of
now let's take a look at the comparison
between the semi-formal and the informal
style
this time we have another follow-up
email but it's after a very informal
meeting with a colleague you know very
well
hi tom just a quick mail to say thanks
for the meeting on monday and to send on
that extra info you asked for
see attachment
the first difference we can see here is
in the greeting hi tom hi is less formal
than
deer and then also in the start of that
first sentence just a quick mail to say
this is a typical way to start an
informal email
when you're giving someone information
and then we also have phrases like to
send on that extra info very informal
let's continue if you need anything else
just get in touch so again very formal
expression here just get in touch
see you at the next meeting cheers derek
so typical way to end an informal email
see you at the next meeting
cheers cheers can mean goodbye it can
also mean thank you this is just one
possibility if you want to see more ways
to end an informal email check out my
other lesson
17 ways to end an email
now it's time for the last part of the
lesson where i show you more examples of
typical email phrases for formal
semi-formal and informal emails
let's start with friendly openings it's
often a good idea to use one of these
after you're greeting and before you say
why you are writing
i hope everything is going well
semi-formal
i hope all's well
and in the informal version
hope all's well or nothing we don't
always need to include a friendly
opening especially to people who we are
writing to on a daily basis or who we
write to
very often
and now an example for saying why you
are writing
i am writing to update you on
semi-formal i just wanted to update you
on
and in the informal version
just wanted to keep you in the loop on
keep you in the loop is a very informal
phrase which means to keep somebody
informed about the latest information
about something
requests
formal style
would it be possible too
semi-formal
is there any chance you can
and the informal can you
making arrangements
i was wondering if you would be
available for a meeting next
semi-formal would you be available for a
meeting next
and informal
can we meet next
confirming arrangements i would like to
confirm our meeting
just want to confirm our meeting
i'll be there
giving information i am afraid i will
not be able to
i'm afraid i won't be able to
and sorry but i won't make it to
and one more example closing line
referring to next contact
i look forward to hearing from you soon
looking forward to hearing from you soon
and
talk to you soon
so that brings us to the end of another
short lesson i hope you liked it and i
hope you found it helpful don't forget
to check out all of my other email
lessons here on youtube
i'll leave a link in the description if
you did like the lesson hit the like
button and share with your friends and
colleagues subscribe to my channel if
you haven't done that and don't forget
to join my email list every two weeks i
send out my free vocabulary email with
additional business english words in the
news and everyday english for you to
learn the link is also in the
description below thanks a lot for
watching and talk to you soon

Shrnutí

Začátek vašeho obchodního e-mailu (pozdrav, úvodní řádek a první věta) je to první, co příjemce uvidí, když váš e-mail otevře. Profesionálním začátkem e-mailu na něj s větší pravděpodobností uděláte pozitivní dojem. Pozdrav, který použijete, a několik prvních vět, které zvolíte pro začátek svých profesionálních obchodních e-mailů, bude záviset na vašem publiku a kontextu vaší komunikace. Výše uvedené pozdravy a úvodní věty e-mailů použijte jako nápovědu vždy, když si nebudete jisti, jak začít svůj další e-mail zákazníkovi nebo potenciálnímu zákazníkovi.

Nezapomeňte v e-mailech překontrolovat pravopisné a gramatické chyby a vždy se ujistěte, že jméno příjemce je napsáno správně. Naší poslední radou je, aby byly krátké a stručné, protože nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Přejděte rychle k věci a použijte správný tón hlasu a máte vyhráno.

Související články

E-mailové šablony

Software pro správu e-mailů nabízí automatizaci e-mailového marketingu, vlastní šablony e-mailů a robustní analytické nástroje.

9 tipů pro produktivitu e-mailů, které vám pomohou obsloužit všechny vaše zákazníky

Zvyšte kvalitu zákaznické zkušenosti prostřednictvím školení v základech komunikace se zákazníky a vytvořte efektivní uvítací e-maily. Nabízíme také možnost snadného sdílení příloh a šablon pro uvítací e-maily.

Šablony uvítacích e-mailů

Šablony uvítacích e-mailů v e-commerce jsou nezbytné pro navázání kontaktu s novými zákazníky a odrážejí styl komunikace společnosti. Uvítací e-maily jsou důležitou součástí transakčních e-mailů, které budují vztahy a loajalitu ke značce.

Přeposílání e-mailů

Odpovědi na e-maily, rychlost, kompetence, laskavost a konzistence jsou klíčem k úspěchu zákaznického servisu a firmy. Podniky by měly vytvářet efektivní nabídky a používat šablony pro zákaznickou službu. Dr. Fader zdůrazňuje hodnotu trvalých zákazníků pro odhad hodnoty firmy. LiveAgent nabízí funkce a integrace pro zákaznickou podporu.