Šablony Help Desk
Zvyšte efektivitu vaší zákaznické podpory pomocí bezplatných šablon help desk od LiveAgent. Zlepšete dobu odezvy a spokojenost pomocí připravených zpráv pro růz...
6 min čtení
LiveAgent
Help Desk
+2
Chystáte se na dovolenou a potřebujete nastavit zprávu mimo kancelář? Nebo si jen berete den volna a nechcete být obtěžováni prací. Ať tak či onak, dobrá šablona mimo kancelář vám pomůže splnit úkol.
Takové šablony jsou obvykle jednoduché a snadno se používají, což vám umožňuje přizpůsobit si zprávu podle svých potřeb. Dnes vám ukážeme několik různých šablon mimo kancelář, které můžete použít pro své automatické odpovědi na dovolenou.
Proč byste měli používat šablonu mimo kancelář
Většina lidí používá nástroje pro správu e-mailu, jako jsou odpovědi šablon mimo kancelář, když jsou dlouhodobě pryč od svého e-mailu – například na dovolené nebo si jen berou den volna. Můžete nastavit automatickou odpověď, která lidem dá vědět, že nebudete kontrolovat svou doručenou poštu a brzy se vrátíte. Tímto způsobem nebudou očekávat okamžitou odpověď od vás a vy si můžete užít svůj čas volna bez obav z práce.
Existují však i další časy, kdy byste mohli chtít použít odpověď šablony. Pokud víte, že budete zaneprázdnění a nebudete moci se dostat k e-mailu tak často jako obvykle, zpráva mimo kancelář lidem dá vědět, že možná nebudete moci odpovědět okamžitě. Mohou se pak rozhodnout, zda budou čekat na odpověď, nebo si najdou jiný způsob, jak vás kontaktovat.
Zpráva mimo kancelář může také pomoci řídit očekávání lidí, pokud jste zavaleni prací a nemůžete odpovědět na každý e-mail hned. Když lidem dáte vědět, že jste zaneprázdnění, ale vrátíte se k nim co nejdříve, můžete se vyhnout frustraci na obou stranách.
Jak pojmenovat šablonu e-mailu mimo kancelář
Udržujte to poměrně krátké a výstižné – Mimo kancelář, Automatická odpověď na dovolenou nebo Pryč jsou všechny dobré možnosti. V řádku předmětu je také dobré zahrnout, kdy se vrátíte, aby lidé věděli, jak dlouho budou muset čekat na odpověď.
Například ‘Mimo kancelář do 15. ledna’ by fungovalo dobře. To také pomáhá s filtrováním, pokud máte e-mailový systém, který to zvládne, ale především to ostatním dá vědět, kdy očekávat odpověď, aniž by museli číst tělo vašeho e-mailu. Tímto způsobem ukážete, že vám záleží na jejich čase.
Příklady řádku předmětu e-mailu mimo kancelář
- Mimo kancelář: [datum]
- Mimo kancelář: [detaily dovolené]
- Mimo kancelář: [důvod nepřítomnosti]
- Na dovolené: [datum] – [datum]
- Svátky: [datum] – [datum]
- OOO: nemocenská
- Nedostupný: mimo zemi
- V případě nouze:
- Pryč od stolu na [datum]
- Aktuálně na dovolené
- Jsem mimo hru
- Brzy se vrátím
- Na sabatiklu
- Vyrazím si na chvíli odpočinku
Jak napsat šablonu mimo kancelář
Při psaní těla vašeho e-mailu s automatickou odpovědí je třeba mít na paměti několik věcí.
Nejprve se chcete ujistit, že je jasné, že jste pryč od svého stolu a nebudete moci okamžitě odpovědět na e-maily. Pokud budete čas od času kontrolovat svou doručenou poštu, dejte lidem vědět, kdy mohou očekávat odpověď. Pokud si nejste jisti, je lepší se vyhnout této části, než aby lidé čekali na odpověď, která nemusí přijít.
Za druhé, v případě nouze si můžete nechat své soukromé telefonní číslo. Pamatujte však na to, že možná nebudete moci okamžitě zvednout, a požádejte lidi, aby vás kontaktovali tímto způsobem pouze v případě, že je to extrémně naléhavé.
Je také dobré zahrnout, koho mohou kontaktovat během vaší nepřítomnosti, stejně jako všechny relevantní informace, které by mohli potřebovat (jako jsou termíny nebo aktualizace projektů). A samozřejmě nezapomeňte říci, kdy se vrátíte. Udržujte to krátké a jednoduché – nikdo nechce číst román, když se snaží vás kontaktovat.
Nakonec, ale ne méně důležité – a to je volitelné – můžete zahrnout krátkou zprávu, která lidem dá vědět, co dělat během vaší nepřítomnosti. Například, kde by mohli najít informace, které by mohli potřebovat, pokud je nebudete moci poskytnout.
Co zahrnout do šablony e-mailu mimo kancelář
- Vaše jméno
- Datum, kdy budete pryč, nebo datum, kdy se vrátíte
- Krátkou zprávu, která lidem dá vědět, že jste mimo kancelář nebo že se brzy vrátíte
- Koho kontaktovat během vaší nepřítomnosti (pokud je to relevantní)
- Kdy mohou očekávat odpověď od vás (pokud budete kontrolovat svou doručenou poštu během dovolené)
- Alternativní způsoby, jak vás kontaktovat
Příklady a šablony e-mailu mimo kancelář
Formální šablony mimo kancelář
Předmět: Mimo kancelář
Jsem aktuálně mimo kancelář a vrátím se 15. ledna. Budu si e-mail kontrolovat čas od času, ale pokud potřebujete okamžitou odpověď, kontaktujte prosím místo toho [Jméno] na [e-mailová adresa]. Děkuji,
[Vaše jméno]
Předmět: Šablona mimo kancelář
Ahoj, jsem aktuálně mimo kancelář a vrátím se [datum]. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, kontaktujte prosím [Jméno] na [e-mailová adresa] nebo mě zavolejte na mobil [telefonní číslo], ale vezměte prosím na vědomí, že nemusím být schopen odpovědět okamžitě. Děkuji,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář [datum od-do]
Ahoj, jsem OOO bez přístupu k e-mailu od [datum od] do [datum do]. V naléhavých případech během této doby kontaktujte prosím [Jméno] na [e-mailová adresa] nebo zavolejte můj mobil na [telefonní číslo]. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář – Svátky
Ahoj, budu mimo kancelář od [datum od] do [datum do] a mám omezený přístup k e-mailu. Pokud potřebujete okamžitou pomoc během této doby, zkuste prosím kontaktovat místo mě [Jméno] na [e-mailová adresa] nebo v naléhavých případech mi můžete zavolat na [telefonní číslo]. Přeji vám vše nejlepší, [Vaše jméno]
Předmět: Svátky [datum]
Ahoj, jsem aktuálně mimo kancelář a užívám si zaslouženého volna. Vrátím se [datum] a do té doby nebudu mít přístup k e-mailu. V naléhavých případech během této doby kontaktujte prosím místo toho [Jméno] na [e-mailová adresa], který byl upozorněn, aby očekával další korespondenci během mé nepřítomnosti. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Nedostupný: Mimo zemi [datum]
Ahoj, budu mimo zemi na [datum od]-[datum do]. Během této doby budu mít omezený přístup k e-mailu. V naléhavých případech kontaktujte prosím místo mě [Jméno] na [e-mailová adresa]. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Na sabatiklu [datum]
Ahoj, jsem aktuálně na sabatiklu a budu mimo kancelář do [datum]. Během této doby nebudu mít přístup k e-mailu. Pokud je to naléhavé, [Jméno] na [e-mailová adresa] bude dostupný během této doby. Brzy se uvidíme,
[Vaše jméno]
Předmět: Nemocenská [datum]
Ahoj, jsem mimo kancelář a na nemocenské do [datum]. Během této doby nebudu moci kontrolovat svůj e-mail. V případě nouze se prosím obraťte na [Jméno] na [e-mailová adresa]. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář: Konference [datum]
Ahoj, jsem mimo kancelář, abych se zúčastnil konference od [datum]. Budu odpovídat na e-maily, když budu mít přístup, ale pro rychlejší odpověď mě prosím kontaktujte na [telefonní číslo], pokud je to naléhavé. Děkuji,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář: Firemní sraz [datum]
Ahoj, jsem mimo kancelář na firemním srazu od [datum]. Během té doby budu mít omezený přístup k e-mailu. V případě nouze se prosím obraťte na [Jméno] na [e-mailová adresa] nebo zavolejte hlavní linku kanceláře na [telefonní číslo]. Děkuji,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář [Datum]
Ahoj, budu mimo kancelář příštích [X] dní. Během mé nepřítomnosti kontaktujte prosím [Jméno], který bude více než rád pomoci s jakýmikoli dotazy, které máte. Děkuji za vaše pochopení. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: OOO [datum]
Ahoj, děkuji za váš e-mail. Jsem aktuálně mimo kancelář a vrátím se nejpozději [Datum]. Omlouvám se za nepříjemnosti a laskavě vás prosím, abyste v mezidobí poslali e-mail mému kolegovi [Jméno] na [e-mailová adresa]. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Neformální šablony mimo kancelář
Předmět: Pryč od stolu
Ahoj, jsem aktuálně pryč od svého stolu a popíjím koktejly na pláži někde. Vrátím se [datum] a budu mít omezený přístup k e-mailu do té doby. Můj kolega [Jméno] bude během mé nepřítomnosti spravovat mé e-maily, takže prosím kontaktujte [ho/ji/je] na [e-mailová adresa] v naléhavých případech. Děkuji a přeji vám skvělý den.
[Vaše jméno]
Předmět: Beru si pauzu do [datum]
Ahoj, omlouvám se, že jste mě nepotkali. Jsem mimo kancelář do [datum]. Budu si však dělat periodické přestávky od sledování všeho, co jsem propásl, abych si čas od času zkontroloval e-mail, když budu pryč. Pokud tato záležitost není časově citlivá, buďte si jisti, že odpovím, když se vrátím z této pauzy. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář [datum]
Ahoj, jsem mimo kancelář od [datum od] do [datum do]. Budu dostupný na svém mobilu na [telefonní číslo], ale v naléhavých případech prosím kontaktujte místo toho [Jméno]. Brzy se uvidíme,
[Vaše jméno]
Předmět: Jsem (konečně) na dovolené
Ahoj, jsem mimo kancelář a na dovolené od [počáteční datum] do [koncové datum]. Během této doby nebudu mít přístup k e-mailu, ale pokud potřebujete okamžitou pomoc, kontaktujte prosím mého kolegu [Jméno] na [e-mailová adresa]. Děkuji,
[Vaše jméno] P.S. Těším se na tuto pauzu. 🎉
P.P.S. Pokud mě potřebujete kontaktovat naléhavě, zavolejte mi prosím na mobil na [telefonní číslo].
Předmět: Jsem mimo hru [datum]
Ahoj,
Budu mimo kancelář od [počáteční datum] do [koncové datum]. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, kontaktujte prosím [jméno kolegy] na [e-mail kolegy]. Jinak odpovím na vaši zprávu po svém návratu. Přeji vám skvělý den. S pozdravem,
[Vaše jméno]
Předmět: Omlouvám se, jsem OOO [datum]
Ahoj [Jméno], jsem mimo kancelář tento týden, ale pokud potřebujete něco naléhavě, neváhejte kontaktovat mého kolegu [Jméno]. Děkuji,
[Vaše jméno]
Předmět: Mimo kancelář od [Datum] do [Datum]
Ahoj. Jsem aktuálně mimo kancelář a vrátím se [Datum]. Pokud mezitím potřebujete pomoc, kontaktujte prosím [jméno nebo oddělení]. Cheers,
[Vaše jméno]
Předmět: Na pláži [datum]
Ahoj. Jsem aktuálně mimo kancelář a užívám si zaslouženého volna na pláži. Vrátím se do kanceláře [Datum] a budu rád odpovědět na váš e-mail. Pokud potřebujete pomoc, když jsem pryč, kontaktujte prosím mého kolegu [Jméno] na [e-mailová adresa]. Děkuji.
[Vaše jméno]
Osvědčené postupy pro šablony mimo kancelář
Udržujte to krátké
Při psaní zprávy mimo kancelář je důležité udržet ji krátkou a jednoduchou. Není třeba jít do velkých detailů o tom, kdo jste nebo co děláte. Stačí poskytnout základní informace, aby vaši kolegové věděli, jak vás kontaktovat v případě nouze.
Použijte správný tón hlasu
Vaše zpráva mimo kancelář je odrazem kultury a hodnot vaší společnosti, takže je důležité používat správný tón hlasu. Pokud si nejste jisti, jaký tón použít, buďte spíše profesionální.
Nechcete znít příliš neformálně nebo neprofesionálně, protože to může odrážet špatně na vaší společnosti. Pokud má vaše společnost svou vlastní knihu značky a tón hlasu, použijte ji jako vodítko při psaní vaší zprávy mimo kancelář.
Pokud používáte slang nebo žargon, ujistěte se, že všichni čtenáři vaší zprávy mu budou rozumět. To, co je pro vás vtipné, nemusí být vtipné pro příjemce vaší automatické odpovědi, zvláště pokud nejsou ze stejné země nebo regionu.
Přidejte data vaší nepřítomnosti
Pokud je to možné, přidejte do vaší zprávy mimo kancelář data vaší nepřítomnosti. To pomůže vašim kolegům, klientům a/nebo obchodním partnerům vědět, kdy mohou očekávat odpověď od vás. Pokud si nejste jisti, kdy se vrátíte, uveďte rozsah dat nebo odhad. V tomto případě je lepší být opatrný a poskytnout delší časový rámec, než si myslíte, že budete potřebovat.
Zmíňte alternativní formy kontaktu
Ve vaší zprávě mimo kancelář nezapomeňte zmínit alternativní formy kontaktu v případě nouze. Může to být e-mailová adresa kolegy, telefonní číslo nebo dokonce fyzická adresa. Pokud se cítíte pohodlně se sdílením svých osobních údajů, můžete také zahrnout své číslo mobilního telefonu nebo popisovače sociálních médií.
Pamatujte si, že čím více informací zahrnete, tím je pravděpodobnější, že vás někdo bude chtít kontaktovat, když budete pryč. Proto byste měli zahrnout alternativní formy kontaktu pouze v případě, že se cítíte pohodlně s tím, že vás budou kontaktovat během vašeho volna.
Pokud se rozhodnete sdílet kontaktní údaje svých kolegů, ujistěte se, že o tom vědí a souhlasí s tím, aby byli bodem kontaktu, než přidáte jejich informace do vaší zprávy mimo kancelář.
Nejděte příliš hluboko nebo příliš konkrétně
Při psaní vaší zprávy mimo kancelář se vyhněte pokušení jít příliš hluboko nebo být příliš konkrétní. Není to čas na sdílení vaší životní příběhu nebo nejnovějších fotek z dovolené. Jděte přímo k věci, aby se vaši kolegové mohli vrátit do práce s minimálním přerušením a vaši obchodní partneři mohli najít informace, které potřebují, bez procházení románem.
Nastavte interní a externí šablonu OOO
Pokud máte často zprávy mimo kancelář, nastavte interní a externí šablonu OOO, abyste ušetřili čas. Tímto způsobem stačí vyplnit prázdná místa svými konkrétními informacemi pokaždé, když se potřebujete vzdálit od svého stolu.
Interní zpráva mimo kancelář se odesílá lidem v rámci vaší společnosti, zatímco externí se odesílá těm mimo ni. Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma je, že interní zpráva OOO nemusí být tak formální jako externí.
Shrnutí
Automatické odpovědi jsou nutné zlo, když si potřebujete vzít čas pryč z práce. Dodržováním těchto osvědčených postupů můžete napsat zprávu mimo kancelář, která je profesionální, informativní a užitečná pro všechny, kdo ji obdrží. Mohou si ji dokonce více vážit, než si myslíte.
