• Šablony
  • Šablony e-mailu upozorňujícího na nepřítomnost

Šablony e-mailu upozorňujícího na nepřítomnost

Chystáte se na dovolenou a potřebujete nastavit zprávu “jsem mimo kancelář”? Nebo si jen berete den volna a nechcete být obtěžováni prací. Ať tak či onak, dobrá šablona zprávy mimo kancelář vám pomůže splnit úkol.

Takové šablony jsou obvykle jednoduché a snadno použitelné a umožňují vám přizpůsobit si zprávu podle svých představ. Dnes vám ukážeme několik různých šablon mimo kancelář, které můžete použít pro automatické odpovědi na dovolenou.

Proč byste měli používat šablony upozorňující na nepřítomnost?

Většina lidí používá šablony odpovědí když jsou delší dobu mimo svůj e-mail – například na dovolené nebo si berou nemocenskou. Můžete nastavit automatickou odpověď, která dá lidem vědět, že nebudete kontrolovat svou schránku a brzy se vrátíte. Nebudou tak od vás očekávat okamžitou odpověď a vy si budete moci užívat volna bez starostí o práci.

V jiných případech však můžete chtít použít šablony také odpověď. Pokud víte, že budete zaneprázdněni a nebudete se moci dostat ke svému e-mailu tak často jako obvykle, zpráva mimo kancelář dává lidem najevo, že možná nebudete moci odpovědět okamžitě. Mohou se pak rozhodnout, zda na odpověď počkají, nebo si najdou jiný způsob, jak vás kontaktovat.

Zpráva upozorňující na nepřítomnost v kanceláři může také pomoci zvládnout očekávání lidí, pokud jste zavaleni prací a nemůžete hned odpovědět na každý e-mail. Když dáte lidem najevo, že jste zaneprázdněni, ale že se jim co nejdříve ozvete, předejdete tím frustraci na obou stranách.

Vyhněte se frustraci díky zprávě o nepřítomnosti v kanceláři

Jak pojmenovat zprávu o nepřítomnosti v kanceláři

Buďte struční a výstižní – mimo kancelář, automatická odpověď na dovolenou nebo odjezd jsou dobré možnosti. Do předmětu je také dobré uvést, kdy se vrátíte, aby lidé věděli, jak dlouho budou muset čekat na odpověď.

Dobře by například fungovalo “Mimo kancelář do 15. ledna”. To také pomáhá s filtrováním, pokud máte systém e-mailových zpráv ale především dává ostatním vědět, kdy mohou očekávat odpověď, aniž by museli číst tělo vašeho e-mailu. Tímto způsobem dáváte najevo, že vám záleží na jejich čase.

Příklady předmětových řádků e-mailu upozorňujícího na nepřítomnost v kanceláři

  • Mimo kancelář: [datum]
  • Mimo kancelář: [detaily o dovolené]
  • Mimo kancelář: [důvod nepřítomnosti]
  • Na dovolené: [datum] – [datum]
  • Svátky: [datum] – [datum]
  • Mimo kancelář: sick day
  • Nedostupný/á: v zahraničí
  • V případě pohotovosti:
  • Mimo pracovní stůl on [datum]
  • Momentálně na dovolené
  • Jsem mimo hru
  • Budu brzy zpátky
  • Na studijním volnu
  • Vyrali/a jsem na malý odpočinek a relaxaci

Jak napsat šablonu “jsem mimo kancelář”

Je třeba mít na paměti několik věcí, pokud jde o e-mail s automatickou odpovědí.

Nejprve se ujistěte, že je jasné, že jste mimo svůj pracovní stůl a nebudete moci na e-maily ihned reagovat. Pokud budete čas od času kontrolovat svou schránku, dejte lidem vědět, kdy mohou očekávat odpověď. Pokud si nejste jisti, je lepší se této části vyhnout, než aby lidé čekali na odpověď, která nemusí přijít.

Za druhé, v případě nouze můžete zanechat své soukromé telefonní číslo. Nezapomeňte však upozornit, že možná nebudete moci telefon zvednout hned, a požádejte, aby vás lidé tímto způsobem kontaktovali pouze v případě, že je to mimořádně naléhavé.

Šablony e-mailů upozorňujících na nepřítomnost v kanceláři

Je také dobré uvést, na koho se mohou obrátit v případě vaší nepřítomnosti, a všechny důležité informace, které by mohli potřebovat (například termíny nebo aktuální informace o projektu). A samozřejmě nezapomeňte uvést, kdy se vrátíte. Buďte struční a výstižní – nikdo nechce číst román, když se s vámi snaží spojit.

V neposlední řadě – a to není povinné – můžete připojit krátkou zprávu, která informuje o tom, co mají lidé dělat v případě vaší nepřítomnosti. Například kde by mohli najít informace, které by mohli potřebovat, pokud jim je nebudete moci poskytnout.

Co zahrnout do šablony e-mailu upozorňujícího na nepřítomnost v kanceláři

  • Vaše jméno
  • Data, kdy budete mimo kancelář a kdy zpátky
  • Krátká zpráva informující o tom, že jste mimo kancelář nebo že se brzy vrátíte.
  • Kdo je kontaktem po dobu vaší nepřítomnosti (pokud nějaký máte)
  • Kdy od vás mohou očekávat odpověď (pokud budete na dovolené kontrolovat svou e-mailovou schránku).
  • Alternativní způsoby, jak vás kontaktovat

“Jsem mimo kancelář” e-mailová příklady a šablony

Formální šablony pro e-maily upozorňující na nepřítomnost v kanceláři

Mimo kancelář

I’m currently out of the office and will be back on January 15th. I’ll be checking my email periodically, but if you need an immediate response then please contact [Name] at [email address] instead.

Thanks,
[Your Name]

Šablony zprávy o nepřítomnosti v kanceláři

Hello,

I am currently out of the office and will return on [date]. If you need immediate assistance, please contact [Name] at [email address] or reach my cell on [phone number], however, please note that I may not be able to respond immediately.

Thank you,
[Your Name]

Mimo kancelář [datum od – datum do]

Hello,

I am OOO without email access from [date from] until [date to]. For urgent matters during this time, please contact [Name] at [email address] or call my cell on [phone number].

Regards,
[Your name]

Mimo kancelář – Svátky

Hi there,

I will be Out of Office from [date from] til [date to] and have limited access to email. If you need immediate assistance during this time, please try to contact [Name] at [email address] instead of me or for urgent issues only you may try to call me on [phone number].

Best wishes,
[Your name]

Svátky [datum]

Hi there,

I’m currently out of the office enjoying some well-deserved time off. I’ll be back on [date], and I won’t have access to email until then.
For urgent matters during this time, please alternatively contact [Name] at [email address], who has been notified to expect additional correspondence in my absence.

Best,
[Your name]

Nedostupný/á: v zahraničí [datum]

Hello,

I will be out of the country for [date from]-[date to]. I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact [Name] at [email address] instead of myself.

Kind regards,
[Your name]

Na studijním volnu [datum]

Hi there,

I’m currently on a sabbatical and will be Out of Office until [date]. I won’t have access to email during this time.
If there is an emergency, [Name] at [email address] will be contactable during this time.

See you soon,
[Your name]

Nemocenská [datum]

Hi there,

I’m Out of Office and on sick leave until [date]. During this time, I won’t be able to check my email.
In case of an emergency, please get in touch with [Name] at [email address].

Kind regards,
[Your name]

Mimo kancelář: Konference [datum]

Hello,

I am Out of Office to attend a conference from [date]. I’ll be replying to emails when I have access, but for a quicker response, please contact me on [phone number] if there is an urgent issue.

Thanks,
[Your name]

Mimo kancelář: Podnikové volno [datum]

Hi there,

I’m Out of Office at a company retreat from [date]. During that time, I will have limited access to email.
In case of an emergency, please reach out to [Name] at [email address] or call the main office line on [phone number].

Thanks,
[Your name]

Mimo kancelář [datum]

Hi,

I will be out of the office for the next [X] days. In my absence, please contact [Name] who will be more than happy to help with any inquiries you may have. Thanks for your understanding.

Best,
[Your name]

Mimo [datum]

Hey there,

Thanks for reaching out. I’m currently out of the office and will be back on [Date] at the latest. I’m sorry for the inconvenience and would kindly ask you to email my colleague, [Name], at [email address] in the meantime.

Best,
[Your name]

Neformální zpráva "jsem mimo kancelář"

Šablony neformálních zpráv “jsem mimo kancelář”

Jsem pryč od stolu

Hi there,

I’m currently away from my desk, sipping cocktails on a beach somewhere. I’ll be back on [date] and will have limited access to email until then.

My colleague [Name] will be handling my emails in my absence, so please contact [him/her/them] at [email address] for any urgent matters.

Thanks, and have a great day.
[Your name]

Mám pauzu do [datum]

Hello there,

Sorry you missed me. I’m out of office until [date]. However, I will be taking periodic breaks from binge-watching everything I’ve missed to check my email occasionally while I’m away.

If this matter isn’t time-sensitive, rest assured that I’ll respond when I’m back from this break.

Best,
[Your name]

Mimo kancelář [datum]

Hey,

I’m Out of the office from [date from] to [date to].
I’ll be reachable on my cell at [phone number], but for urgent matters please contact [Name] instead.

See you soon,
[Your name]

Jsem konečně na dovolené

Hi,

I am Out of Office and on holiday from [start date] to [end date]. I will not have access to email during this time, but if you need immediate assistance please contact my colleague [Name] at [email address].

Thanks,
[Your name]

P.S. I’m really looking forward to this break. 🙂
P.P.S. If you need to reach me urgently, please call my cell at [phone number].

Jsem mimo hru [datum]

Hello,

I will be out of the office from [start date] to [end date]. If you need immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email]. Otherwise, I will respond to your message upon my return.

Have a great day.

Best,
[Your name]

Pardon, jsem mimo kancelář [datum]

Hi [Name],

I’m out of the office this week, but if you need anything urgently please feel free to contact my colleague [Name].

Thanks,
[Your name]

Jsem mimo kancelář od [datum] do [datum]

Hi there.

I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].

Cheers,
[Your name]

Na pláži [datum]

Hi there.

I’m currently Out of Office and enjoying some well-deserved time off on the beach. I’ll be back in the office on [Date] and I’ll be happy to respond to your email then.

If you need assistance while I’m away, please contact my colleague [Name] at [email address]. Thanks.

[Your name]

Dobrá praxe pro e-maily upozorňující na nepřítomnost v kanceláři

Buďte struční

Při psaní zprávy “jsem mimo kancelář” je důležité, aby byla krátká a stručná. Není třeba zacházet do velkých podrobností o tom, kdo jste nebo co děláte. Uveďte jen to nejpodstatnější, aby vaši kolegové věděli, jak vás v případě nouze zastihnout.

Použijte správný tón

Vaše zpráva “jsem mimo kancelář” je odrazem firemní kultury a hodnot, proto je důležité používat správný tón hlasu. Pokud si nejste jisti, jaký tón použít, přikloňte se k profesionalitě.

Nechcete působit příliš ležérně nebo neprofesionálně, protože to může špatně odrážet vaši společnost. Pokud má vaše společnost vlastní brand book a tón hlasu, použijte jej jako vodítko při psaní zprávy “jsem mimo kancelář”.

Pokud používáte slang nebo žargon, ujistěte se, že mu každý, kdo si zprávu přečte, rozumí. Co je vtipné pro vás, nemusí být vtipné pro příjemce vaší automatické odpovědi, zejména pokud nepocházejí ze stejné země nebo regionu.

Přidejte data vaší nepřítomnosti

Pokud je to možné, doplňte do zprávy “jsem mimo kancelář” data své nepřítomnosti. Díky tomu budou vaši kolegové, klienti a/nebo obchodní partneři vědět, kdy od vás mohou očekávat odpověď. Pokud si nejste jisti, kdy se vrátíte, uveďte rozmezí dat nebo odhad. V takovém případě je lepší být opatrný a uvést delší časový rámec, než si myslíte, že budete potřebovat.

Přidejte data vaší nepřítomnosti

Uveďte alternativní možnosti kontaktu

Ve zprávě “jsem mimo kancelář” nezapomeňte uvést alternativní formy kontaktu pro případ nouze. Může to být e-mailová adresa kolegy, telefonní číslo nebo dokonce fyzická adresa. Pokud vám nevadí sdílet své osobní údaje, můžete uvést také číslo svého mobilního telefonu nebo kontakty na sociální sítě.

Nezapomeňte, že čím více informací uvedete, tím větší je pravděpodobnost, že vás někdo v době vaší nepřítomnosti osloví. Proto byste měli uvádět alternativní formy kontaktu pouze v případě, že vám nevadí, že vás někdo bude kontaktovat v době vašeho volna.
Pokud se rozhodnete sdílet kontaktní údaje svých kolegů, ujistěte se, že o tom vědí a souhlasí s tím, že budou kontaktní osobou, než jejich údaje přidáte do zprávy “Jsem mimo kancelář”.

Uveďte alternativní možnosti kontaktu

Nebuďte příliš specifičtí

Při psaní zprávy “jsem mimo kancelář” se vyvarujte nutkání jít příliš do hloubky nebo být příliš konkrétní. Není čas na to, abyste se podělili o svůj životní příběh nebo fotografie z poslední dovolené. Přejděte rovnou k věci, aby se vaši kolegové mohli vrátit k práci s minimálním přerušením a vaši obchodní partneři mohli najít potřebné informace, aniž by se museli probírat románem.

Nastavení interní a externí šablony “mimo kancelář”

Pokud často dostáváte zprávy mimo kancelář, nastavte si interní a externí šablonu “mimo kancelář”, abyste ušetřili čas. Takto stačí pokaždé, když se budete muset vzdálit od svého stolu, vyplnit prázdná políčka konkrétními informacemi.

Interní zpráva “jsem mimo kancelář” je odeslána lidem uvnitř vaší společnosti, zatímco externí zpráva je odeslána lidem mimo ni. Hlavní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že interní “jsem mimo kancelář” zpráva nemusí být tak formální jako externí.

Design your own templates

With LiveAgent you can design special templates for every occasion, making your communication lightning-fast. Are you curious?

Shrnutí

Zprávy s automatickou odpovědí jsou nutným zlem, když si potřebujete na chvíli odpočinout od práce. Dodržováním těchto osvědčených postupů můžete napsat zprávu o nepřítomnosti v kanceláři, která bude profesionální, informativní a užitečná pro všechny, kteří ji obdrží. Možná dokonce ocení “jsem mimo kancelář” zprávu více, než si myslíte.

Out of office template FAQ

What is an out of office message and what does it do?

It is a handy tool that lets people know that you're not available and provides them with an alternative way to reach you. It's important to set one up for those times when you're going to be out of the office or unavailable for an extended period of time. That way, your contacts will know how to reach you in case they need to and they won't be left wondering what happened to you.

Should I always set up an out of office message when I am away or sick?

If you want to be a truly effective employee, you always should. That way, your colleagues and clients will know that you are not available so they can reach out to someone else for assistance. Besides, it's simply polite - you don't want people thinking you're ignoring their emails after all.

How can I set up an out of office message for my email account(s)?

The process for setting up an out of office message will vary depending on the email service you use. However, most email providers have a built-in feature that lets you set up an Out of Office message in just a few clicks. Consult your provider's documentation for specific instructions.

What are some common issues that people have with their out of office message setup?

One is people forgetting to turn them off when they return to the office. This can be a big problem, as it may give the impression that you're still away or ignoring your emails. Another common issue is failing to include alternative contact information in the message. This can leave people stranded if they need to reach you urgently. Some people make the mistake of including too much information in their Out of Office message. Keep it simple and to the point to avoid this issue.

What to keep in mind when setting up or using my out of office message(s)?

If you've ever wondered how to set up an effective out of office message or what to keep in mind when using one, you're not alone. Here are some tips on what to consider when setting up your own out of office message. The first thing to think about is what kind of information you want to include in your out of office message. At a minimum, you should mention the dates that you'll be away and who people can contact in your absence. Beyond that, it's up to you how much detail you want to go into. Some other things to consider including are the reason for your absence and whether or not you'll be checking email while you're away. Remember that Out of Office messages are generally meant for people who are trying to reach you via email. If you're going to be away from your desk for an extended period of time, it's therefore a good idea to set up an Out of Office message on your voicemail as well. That way, people will know that you're not available so they can leave a message. Once you've decided what to include in your Out of Office message, it's time to think about the tone. You'll want to keep it professional, but there's no need to be overly formal. Consider using a bit of humor to lighten the mood - after all, everybody needs a break from work every now and then.

Can I set up my out of office message to automatically reply to all emails while I'm away, or just certain people/emails addresses?

You can set up your out of office message to automatically reply to all emails. However, it's important to note that this may not be the best course of action, as it can result in urgent matters not reaching you. A better option might be to set up a rule in your email client that automatically forwards messages from certain people or addresses to a different account where you can check them more frequently. That way, you can still respond to urgent messages without having your out of office message block other people's messages unnecessarily.

How long should my out of office message be?

A good rule of thumb is to keep it brief and to the point. In general, you should aim to let your contacts know that you are out of the office and when they can expect a response from you. You may also want to provide them with an alternate means of contact in case they need to reach you urgently.

Zpět na šablony Vytvořit bezplatný účet

    Naše stránky využívají cookies. Pokračováním souhlasíte s využitím cookies, jak je podrobně popsáno v Bezpečnostní zásady a soubory cookies.