Šablony Follow-up emailů po absenci odpovědi

Pokud jste se někdy pokusili kontaktovat určitou společnost a nedostali jste odpověď, pak pravděpodobně znáte frustraci z toho, že si nejste jisti, zda zamýšlený příjemce vůbec obdržel vaši zprávu. Může být lákavé vzdát se po několika pokusech, ale věděli jste, že zdvořilý follow-up email vám někdy může pomoci?

Dnes si povíme o některých tipech pro psaní efektivních follow-up zpráv po nedostání odpovědi a poskytneme vám některé šablony emailů, které si můžete přizpůsobit svým potřebám.

Proč byste měli poslat follow-up email po absenci odpovědi?

Je vždy dobré poslat follow-up email poté, co jste se s někým skrze email spojili a nedostali jste odpověď. Absence odpovědi by mohla znamenat, že příjemce není zainteresován, nebo by to mohlo znamenat, že je prostě zaneprázdněn nebo má stovky emailů a zatím neměl čas podívat se na váš.

Odesláním follow-up emailu si můžete připomenout, že stále chcete pokračovat v tématu vašeho prvního emailu. Také mu dáte šanci vám sdělit, zda není zainteresován. Navíc to může osvěžit paměť příjemce a přimět ho, aby konečně odpověděl na vaši zprávu. Nikdy nevíte, mohli být mimo město nebo zaneprázdnění jinými projekty a prostě si váš email nevšimli.

Jak pojmenovat follow-up email po absenci odpovědi?

Předmět vašeho emailu by měl být jasný a stručný. Něco jako ‘Navazuji na můj předchozí email týkající se [tématu]’ nebo ‘Kontrola stavu [tématu]’. Chcete, aby bylo pro příjemce snadné vidět, o čem váš email je, aby se mohl rozhodnout, zda jej otevře.

Přidání ‘bez odpovědi’ do vašeho předmětu pravděpodobně není nejlepší nápad, protože by to mohlo přimět příjemce cítit se, jako by byl vytýkán. Nikdy nevíte, jaký je důvod jejich absence odpovědi, takže je nejlepší to jednoduše udržet, protože jinak byste mohli působit naléhavě.

Příklady předmětu follow-up emailu

• Navazuji na [téma]
• Kontrola – [téma]
• Jen jsem se chtěl ujistit, že jste obdržel můj předchozí email o [tématu]
• Je nějaká aktualizace na [tématu]?
• [Téma] – žádost o aktualizaci
• [Téma] – jen navazuji

Jak napsat follow-up email po absenci odpovědi?

Nejdříve si to neberte osobně, pokud nedostanete odpověď na email. Může být, že příjemce je zaneprázdněn nebo si vaši zprávu prostě nevšiml.

To řečeno, existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste zvýšili šance, že příjemce odpoví na váš follow-up email. Nejdříve se ujistěte, že vaše původní zpráva byla jasná a stručná. Pokud nebyla, váš follow-up email by měl být ještě více. Přejděte k věci rychle a vysvětlete, proč píšete znovu.

Zahrňte informace o tom, proč chcete dělat obchod, a připomeňte příjemci vaše klíčové zkušenosti

Může být také užitečné zahrnout odkaz na vaše online portfolio nebo webové stránky, i když jste to udělali dříve. Nezapomeňte přidat několik způsobů kontaktu, aby se vám bylo snadné dostat do kontaktu.

Nakonec ukončete svůj email zprávu výzvou k akci. Například byste mohli říci něco jako ‘Budu navazovat znovu za týden, mezitím se neváhejte mě kontaktovat, pokud máte nějaké otázky’. To ukazuje, že vás téma stále zajímá a jste ochotni pokračovat v navazování, aniž byste byli příliš naléhaví.

Tuto zprávu si můžete nastavit jako automatickou odpověď na email, ale nezapomeňte ji personalizovat a přizpůsobit svému konkrétnímu klientovi.

Co zahrnout do follow-up emailu po absenci odpovědi?

• vaše jméno
• téma obchodu
• jak jste se s příjemcem dříve kontaktovali a kdy
• vaše dokumenty/přílohy/portfolio/webové stránky
• výzva k akci
• kontaktní údaje

Příklady follow-up emailů po absenci odpovědi a šablony follow-up emailů

Navazuji na [téma]

Žádost o aktualizaci tématu – [Tvé jméno]

Je nějaká aktualizace na [tématu]?

[Téma] – jen navazuji

Žádost o aktualizaci – [téma]

[Téma] – je stále možné dělat obchod?

Aktualizace na [tématu]?

Navazuji na můj [téma]

Obdržel jste mou předchozí žádost?

Jen jsem se chtěl navázat na můj [téma]

[Téma] – aktualizace

[Téma] – jen navazuji

Jen navazuji na můj [téma]

Follow-up email po absenci odpovědi – běžné chyby

Příliš naléhavý tón

Nebuďte příliš naléhaví, jinak budete působit zoufalě. Jedná se o jemnou hranici, ale buďte opatrní a vyhněte se tomu, aby to znělo, jako byste od nich požadovali odpověď. Není třeba je prosit o odpověď.

Příklad toho, co NEDĚLAT:

‘Uplynuly dva týdny a stále jsem neodpověděl. Jen jsem zvědavý, zda jste obdržel můj email?’

To zní trochu náročně a mohlo by to být vnímáno jako hrubé. Lepší způsob, jak to formulovat, by byl:

‘Doufám, že ti nevadí, že se znovu ozývám. Jen jsem se chtěl ujistit, že jsi obdržel můj email z před pár týdnů a zeptat se, zda máš aktualizaci?’

To je zdvořilejší a dává příjemci snadný způsob, jak se vyhnout, pokud není zainteresován.

Nezahrnutí dostatečných informací

Když navazujete, ujistěte se, že zahrnete dostatečné množství podrobností, aby příjemce věděl, kdo jste a o čem mluvíte. Musíte zahrnout téma konverzace a datum, kdy jste se naposledy kontaktovali. To jim pomůže osvěžit paměť, pokud vás zapomněli.

Mnoho emailů neobsahuje dostatek informací, takže osoba, která je čte, nebude mít ponětí, kdo je odesílatel nebo o jakou objednávku se jedná. Přidání vašich údajů, příloh a jakýchkoli dokumentů nebo vašeho portfolia znovu bude pro příjemce užitečné.

Odesílání příliš mnoha emailů

Neposílejte příliš mnoho follow-up emailů, protože to příjemce jen irituje. Jednou za týden je dostatek. Pokud jste poslali více emailů a stále jste neodpověděli, je čas se vzdát. Odeslání více než jednoho follow-up emailu je v pořádku, ale nechte mezi nimi dostatek času, abyste nepůsobili zoufalě.

Nakonec se můžete pokusit navázat telefonním hovorem. Může se to zdát staromódní, ale někdy je to nejlepší způsob, jak se s někým spojit, pokud nedostanete odpověď. Jen se ujistěte, že nevoláte hned po odeslání emailu – to by bylo příliš.

Emailing na špatnou osobu

Když se s někým spojujete, ujistěte se, že máte správnou adresu. Bylo by škoda vložit všechno toto úsilí do psaní zdvořilého follow-up emailu, aby skončil u špatné osoby. Proveďte si průzkum a dvakrát zkontrolujte, že máte správné kontaktní údaje, než stisknete odeslat.

Pokud si nejste zcela jisti, komu poslat vaši zprávu, můžete na svůj follow-up email přidat nebo skrytě přidat někoho jiného. Mohlo by to být vzájemné přátelství nebo kolega, který by mohl přimět osobu, které píšete, aby odpověděla. Dělej to jen jako poslední možnost.

Být nezdvořilý a náročný

Je důležité být zdvořilý, když někomu píšete. Nechcete působit jako hrubý nebo náročný. Buďte zdvořilí a respektuplní, i když se cítíte frustrováni tím, že jste nedostali odpověď.

Jednoduché prosím nebo ‘děkuji’ může jít dlouhou cestu, aby váš email byl zdvořilejší a profesionálnější. Může být mnoho důvodů, proč jste zatím neobdrželi odpověď, a je důležité si pamatovat, že příjemce může být zaneprázdněn.

Shrnutí

Navázání poté, co jste poslali email, je dobrý způsob, jak ukázat, že vás zajímá téma, o kterém jste se poprvé spojili, a připomenout příjemci váš obchod. Jen se ujistěte, že máte plán a víte, co se vyhnout, než začnete lidem psát. Pokud je to provedeno správně, follow-up email vám může pomoci uzavřít obchod.