Šablony služby zákazníkům
Vylepšete e-maily služby zákazníkům pomocí šablon, abyste ušetřili čas, snížili chyby a zajistili konzistenci. Šablony pokrývají různé scénáře, jako jsou odpově...
6 min čtení
Customer Service
Email Templates
+2
Zákaznický servis je kritickou součástí každého úspěšného podnikání, bez ohledu na odvětví, ve kterém se nachází. Vynikající zákaznický servis a podpora však nejsou jen o odpovídání na otázky zákazníků nebo řešení jejich problémů a posunu dál. Musíte zajistit, aby zákazník zůstal spokojen a šťasten s řešením, takže konzistentní následné kontakty jsou klíčové. Přesto pro mnoho společností zákaznický servis skončí, jakmile je požadavek zákazníka vyřešen. I když je následný kontakt poměrně jednoduchý úkol, často se zanedbává.
Ve skutečnosti podle nejnovější zprávy SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62 % společností neodpovídá na e-maily zákaznického servisu.
- 90 % společností nepotvrzuje ani neinformuje zákazníka, že byl e-mail přijat.
- 97 % společností neposílá následný e-mail zákazníkům, aby zjistilo, zda jsou spokojeni s odpovědí.
Co je e-mail zákaznického servisu?
E-mail zákaznického servisu je jeden typ komunikačního kanálu. Komunikace prostřednictvím e-mailu zákaznického servisu se neodehrává v reálném čase. Není nutné, aby obě strany byly přítomny, aby mohly zahájit komunikaci. Zprávy se dostanou téměř okamžitě příjemci. Pro oficiální oznámení zajišťuje použití profesionálních šablon e-mailů, že vaše zpráva je jasná, profesionální a dosáhne správné cílové skupiny.
Síla šablon následných e-mailů v zákaznickém servisu
E-maily pro následný kontakt se zákazníky mohou mít velký dopad na zkušenost zákazníka. To je něco, co malé podniky často chápou a využívají to ve svůj prospěch, ale větší organizace to mají tendenci zapomínat. Většina zákazníků chce okamžitou odpověď, přičemž mnoho z nich definuje okamžitou dobu odezvy e-mailu jako méně než deset minut. Se správným softwarem pro správu e-mailů zákaznického servisu se vytváření a odesílání následných e-mailů hned po interakci se zákaznickým servisem stává bezproblémové a efektivní.
Tyto e-maily mohou:
- Potěšit zákazníky tím, že ukážete, že vám na nich záleží a jste odhodláni zajistit jejich pokračující spokojenost.
- Zlepšit celkovou zkušenost se zákaznickým servisem.
- Znovu zapojit zákazníky a povzbudit další komunikaci nabídnutím proaktivní podpory.
- Propagovat vaše možnosti samoobsluhy a nasměrovat zákazníky na užitečné zdroje.
- Prezentovat cenné poznatky o zákaznících z jejich zpětné vazby.
10 šablon následných e-mailů pro zákaznický servis
Ať už jde o aktualizaci zákazníků o stavu jejich požadavků, žádost o zpětnou vazbu nebo nabídnutí proaktivní péče o zákazníky po vyřešení, následné kontakty by neměly být podceňovány vaším týmem zákaznického servisu. Zde je 10 šablon následných e-mailů pro zákaznický servis, které pokrývají různé části procesu následného kontaktu se zákazníkem – použijte je jako inspiraci při vytváření vlastních zpráv pro následný kontakt se zákazníky.
Následný e-mail s aktualizací problému
Ahoj [Jméno],
Chtěl jsem vás aktualizovat o stavu vašeho problému před víkendem. Stále je v řešení a pracuje na něm náš tým technické podpory. Váš požadavek je pro nás prioritou a zajistím, aby byl tento problém vyřešen během víkendu. Budete okamžitě upozorněni, jakmile bude hotovo.
Stav vašeho požadavku můžete sledovat kdykoli přihlášením do svého účtu [Značka] a kliknutím na kartu Požadavky.
Děkuji za vaši trpělivost! Přeji vám krásný víkend,
[VAŠE PODPIS]
Proaktivní následný e-mail
Ahoj [Jméno],
Doufám, že se máte dobře. Chtěl jsem se vás jen podívat na problém, který jste měli před několika dny s [podrobnosti problému]. Byl vyřešen? Potřebujete další pomoc? Prosím, dejte mi vědět – budu rád, abych vám v každém případě pomohl.
Přeji vám krásný den,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail po pozitivní zkušenosti se servisem
Ahoj [Jméno],
Není za co. Jsem rád, že z stovek zákazníků, kterým každý den posíláme e-maily, někdo oceňuje úsilí, které vkládáme do poskytování nejvyšší kvality zákaznického servisu. Zákazníci jako vy jsou důvodem, proč se snažíme dělat to nejlepší v našich pracích.
Neváhejte se na nás obrátit, pokud máte nějaké otázky, problémy nebo obavy – jsme jen e-mail daleko a vždy vám budeme rádi pomoci.
S pozdravem,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail po negativní zkušenosti se servisem
Ahoj [Jméno],
Omlouvám se znovu za méně než skvělou zkušenost, kterou jste měli před několika dny s naším týmem zákaznického servisu. Chtěl jsem se vás jen obrátit a dát vám vědět, že jsme se rozhodli poslat celý náš tým zákaznického servisu na další školení, aby se podobné situace v budoucnu neopakovaly.
Mezitím, pokud máte nějaké otázky, obavy, zpětnou vazbu nebo pokud je něco dalšího, co bychom mohli udělat, aby vám pomohli, neváhejte mi to dát vědět.
Děkuji,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail podporující samoobsluhu
Ahoj [Jméno],
Jsem rád, že jsme mohli vyřešit [problém]. Mimochodem, více informací o správě [vašeho účtu/možností platby/nastavení atd.] si můžete přečíst v našem Centru nápovědy. Je zde jeden článek, který se podrobně zabývá vaším problémem [vložit odkaz].
Pokud máte nějaké další otázky nebo pokud je něco, co bychom mohli udělat, aby byla vaše zkušenost s námi příjemnější, prosím, dejte nám vědět.
Děkuji,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail po absenci odpovědi
Ahoj [Jméno],
Kontroluji váš případ u nás týkající se [tématu případu] poslední vez. Uplynulo [počet dní] dní, co jsme od vás slyšeli, takže jsem se chtěl obrátit a dát vám vědět, že budeme tento lístek zavírat.
Neváhejte znovu otevřít tento lístek nebo otevřít nový, pokud potřebujete další pomoc – budeme vám rádi pomáhat.
Děkuji vám za spolupráci s námi!
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail na uzavření lístku podpory
Ahoj [Jméno],
Děkuji vám za kontaktování nás ohledně [podrobnosti problému]. Naše záznamy ukazují, že váš problém byl vyřešen, takže váš lístek bude automaticky uzavřen za 3 dny. Pokud stále potřebujete naši pomoc nebo máte další otázky, stačí kliknout na “Odpovědět” a my se vám brzy vrátíme.
S pozdravem,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail s žádostí o zpětnou vazbu
Ahoj [Jméno],
Obrací se na vás ohledně vašeho nedávného problému s [podrobnosti problému], který byl vyřešen dne [datum]. Abychom vám mohli lépe sloužit, rádi bychom slyšeli o vaší zkušenosti s naším týmem podpory.
Na stupnici 1 až 5, jak snadné bylo vyřešit váš problém?
1 = Extrémně obtížné 2 = Velmi obtížné 3 = Neutrální 4 = Velmi snadné 5 = Extrémně snadné
Oceňujeme vaši zpětnou vazbu. A jak vždy, pokud je něco dalšího, co bychom pro vás v budoucnu mohli udělat – neváhejte se na nás obrátit znovu.
Děkuji,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail s pozvánkou na průzkum
Ahoj [Jméno],
Nedávno jste se na nás obrátili ohledně [podrobnosti problému], který byl vyřešen dne [datum]. Rádi bychom slyšeli o vaší zkušenosti s naším zákaznickým servisem. Mohli byste si chvíli vzít čas a odpovědět na tento krátký průzkum? Odpovědi vám zabere méně než 60 sekund!
Děkuji vám, vaše zpětná vazba nám pomůže vám v budoucnu lépe pomáhat.
[Odkaz na průzkum]
Děkuji znovu,
[VAŠE PODPIS]
Následný e-mail po celopodnikové chybě
Ahoj [Jméno],
Jak jste si možná již všimli, v počátku tohoto týdne se někteří naši zákazníci setkali s problémem s [produktem/servisem/funkcí atd.] Náš inženýrský tým jej byl schopen vyřešit přibližně 2 hodiny po počáteční hlášení. Chtěli bychom se vám znovu omluvit za jakékoli nepříjemnosti, které to mohlo způsobit.
Abychom zajistili, že se to znovu nestane, pracujeme na několika vylepšeních našeho [produktu/servisu/funkce/operací atd.]. V tomto příspěvku na blogu jsme zveřejnili úplné vysvětlení toho, co se stalo, co jsme udělali k obnovení a co budeme dělat, abychom tomu zabránili v budoucnu: [odkaz na příspěvek na blogu].
Děkuji vám za vaši trpělivost a pochopení. A jak vždy, pokud máte nějaké otázky nebo narazíte na nějaké problémy, prosím, dejte nám vědět, jsme zde, abychom vám pomohli.
S pozdravem,
[VAŠE PODPIS]
