Šablony omluvných e-mailů

Každý podnik občas udělá chybu. A ve většině případů dokáže jednoduchý, ale profesionální omluvný e-mail změnit zákazníkovo vnímání situace k lepšímu a pomoci vám udržet si s ním vztah. Bez ohledu na to, co se stalo a kdo byl na vině, může dobře a včas napsaný omluvný e-mail do značné míry změnit názor a negativní zákaznickou zkušenost na pozitivní, zatímco zvýší poměr udržení zákazníků a sníží jejich odliv. 

Ve skutečnosti, podle RightNow reportu, 63% spotřebitelů by bylo ochotno vrátit se k firmě po negativní zkušenosti, pokud by obdrželi následnou omluvu/nápravu situace od nadřízeného/ředitele. Zároveň se může snadno stát, že se neomluvíte vůbec nebo se omluvíte špatně. Níže uvádíme několik tipů, jak napsat účinný omluvný e-mail zákazníkům, spolu s 10 připravenými šablonami omluvných e-mailů, které můžete použít, kdykoli budete potřebovat reagovat na podobnou situaci a omluvit se jménem své firmy.

Jak napsat omluvný e-mail zákazníkovi

  • Dejte jasně najevo, že se omlouváte za to, co se stalo, aniž byste přenášeli vinu na někoho jiného.
  • Přiznejte si chybu a převezměte odpovědnost, i když to nebyla vaše chyba.
  • Uvědomte si negativní emoce, pocity a bolesti zákazníka.
  • Buďte transparentní a sdělte zákazníkům, co se pokazilo a co bylo příčinou problému.
  • Uveďte jasný plán nápravy a vysvětlete, co uděláte nebo jste udělali pro nápravu.
  • Popište kroky, které podniknete, abyste zajistili, že se chyba nebude opakovat.
  • Nabídněte vrácení peněz nebo jinou přiměřenou kompenzaci, pokud to dává smysl.
  • Pokud je to možné, přizpůsobte svou omluvnou zprávu.
Kukuruza šablona omluvného e-mailu
Kukuruza šablona omluvného e-mailu

10 šablon omluvných e-mailů zákazníkům

Ať už se jedná o poškozené produkty, problémy s fakturací, výpadky služeb, negativní zkušenosti se zákaznickou podporou nebo cokoli jiného, spolehlivé šablony omluvných e-mailů vám umožní rychle a komplexně reagovat, kdykoli něco neproběhne podle plánu. Zde je 10 šablon omluvných dopisů, které mohou posloužit jako podnět pro různé situace, ve kterých byste se potřebovali svým zákazníkům omluvit.

Omluvný e-mail o nevyhovujícím produktu


Hi [Name],

On behalf of our company, I want to apologize for sending you a defective item.

Our team tries to implement effective quality control for our products, but we failed this time, and we regret that your product slipped past our quality measures. I realize it was frustrating for you and I’m very sorry.

In order to make things right I’d like to propose two solutions:

[Solution 1: for example, full refund]
[Solution 2: for example, replace the product with a new one]

All you have to do is inform me what suits you best and leave the rest up to me.

Thank you for your patience.
[YOUR SIGNATURE]

Problémy s produkty SaaS omluva e-mailem


Hi [Name],

We’re so sorry about the issues you’ve been having with [product]. We know how frustrating it is when technical issues prevent you from getting your work done.

This was likely caused by a malfunction in our own servers, so we’re actively trying to minimize the possibility of this happening again.

In the meantime, we’re going to give you back this month’s subscription cost as an additional apology.

Thank you for your patience. Don’t hesitate to get in touch if you’d like any help or more
information.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Negativní zkušenosti se zákaznickou podporou omluva e-mailem


Dear [Name],

I’m so sorry to hear about the poor experience you had with our customer support agent. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.

Our customer support reps have all been trained on how to handle our customers’ issues, including how to escalate problems that they are unable to assist with. However, as a result of this experience, we’ve decided to provide additional training to our entire customer support team to make sure that this won’t happen again.

As an additional apology, we’re sending you a 20% discount for your next order. You can use this code: [CODE]

Thank you for your patience and for bringing the issue to our attention. Let me know If there’s anything else we can do.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Omluva za výpadek služby e-mailem


Dear [Name],

I want to apologize for our extended downtime yesterday. As stated in our SLAs, our team guarantees 99% uptime every day, and this was one of the few times we failed to uphold our standard. We realize we caused operational problems to you and we are very sorry for that.

This was likely caused by [explaining the reason].

We’ll do our best to make sure this doesn’t happen again. As an additional apology, we are offering [details of your offering].

Thank you for your patience and understanding. As always, if you have any questions or issues, please let us know.

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

E-mail s omluvou za chybu při vyúčtování


Dear [Name],

Thank you for contacting our customer support and for bringing this issue to our attention. We’re so sorry that you were charged twice for the same product.

This is a terrible mistake caused by a glitch in our billing system, and we’re currently looking into how this could have happened. As soon as we find the bug in our system, we’re going to squash it!

In the meantime, we have refunded you the full amount of one of the charges, including extra charges and tax. Please allow 1-3 business days for the amount to appear back on your credit card.

Getting overcharged is a stressful and frustrating ordeal, and we’re sorry once again to have put you through that. If there are any other issues or questions, please don’t hesitate to contact us.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Problémy s webovými stránkami omluvný e-mail 


[Name],

We blew it!

You may have noticed that our website had trouble today keeping up with the unexpectedly large amount of interest in our [details of promo] sale.

We’re happy to say this has now been fixed – hurrah!

If you had trouble shopping, don’t worry – we have extended our sale until [date]!

Sorry for any inconvenience caused.
[YOUR SIGNATURE]

Šablona omluvného e-mailu pro problémy s doručením


[Name],

We just realized that the [type of emails] emails we’ve been sending to you lately might have not gotten through to you on time.

There has been a glitch in our database, but the good news is that it’s all sorted now, so you’ll be kept up-to-date with our exclusive deals and promotions. We’ll also make sure this doesn’t happen again.

We’re very sorry if in the meantime you’ve missed some of our offers. By way of an apology, we’d like to give you [details of your offer].

Thanks for understanding.
[YOUR SIGNATURE]

Omluvný e-mail o stažení výrobku z trhu


Dear valued customer,

Due to [reasons], we must recall our [product]. We are very sorry that [product] has slipped past our quality standards.

If you have bought this item, please click below for details of how to return it and receive a full refund (plus a little extra compensation).

We will continue to create the products that our customers love, but with more extensive quality testing to ensure that this situation remains an isolated incident.

We thank you all for your loyalty over these [number] years that we have been in business — we will work hard to not disappoint you in the future. Once again, please accept our apologies for this unpleasant event.

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Hromadný omluvný e-mail


To our valuable [Company name] customers,

As you may already know, at [time] today, we experienced [description of issue], which affected [number] customers. We realize that caused operational problems to many of you and we would like to apologize for that.

Here’s what happened: [details of the problem and status of the resolution].

Our company aims to offer the best possible service to our customers, and we know we’ve let you down. We are taking this incident very seriously and are doing a full analysis on this issue, the root cause, the impact, and how to prevent this from happening again.

As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [details of your offering]. While we understand it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.

Thank you for your patience. If there is anything else our team can do to improve your experience, please don’t hesitate to reply to this email and ask.

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

 Následný omluvný e-mail


Hello [Name],

I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [details of the issue]. I know we let you down, and I’m sorry once again for that.

So, I’m following up on the solution we provided. Did it help? Could we have done better? Please let us know.

I’d be happy to assist if you have any other questions or concerns.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Když už víte, jak se omluvit za chyby, kterých jste se dopustili, co kdybyste se naučili, jak slušně odmítnout požadavky zákazníka?

Omluvné e-maily – nejčastější dotazy

Jak se profesionálně omluvit v e-mailu?

Profesionální omluva v e-mailu by měla být provedena upřímným uznáním problému a převzetím odpovědnosti. Kromě toho se pokuste nabídnout možné řešení. A co je ještě důležitější, nekopírujte a nevkládejte obecné omluvy.

Co říkáte, když se někdo omlouvá v e-mailu?

Jednoduše jim poděkujte za e-mail a vyjádřete, že oceňujete omluvu/rychlou odpověď.

Jaké jsou kroky k profesionální omluvě zákazníkovi?

1. Převezměte odpovědnost za chybu

2. Uznejte, že chyba byla pro vašeho zákazníka problémem.

3. Omluvte se.

4. Nabídněte řešení k nápravě chyby.

5. Jako projev dobré vůle udělejte pro svého zákazníka něco hezkého.

Discover endless customization opportunities today!

Sign up for our free, 14-day, all-inclusive trial and experience all that LiveAgent has to offer-- including customizable email templates.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “Nejčastější dotazy”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Dotaz”, “name”: “Jak se profesionálně omluvit v e-mailu?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Profesionální omluva v e-mailu by měla být provedena upřímným uznáním problému a převzetím odpovědnosti. Kromě toho se pokuste nabídnout možné řešení. A co je ještě důležitější, nekopírujte a nevkládejte obecné omluvy.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Co říkáte, když se někdo omlouvá v e-mailu?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Jednoduše jim poděkujte za e-mail a vyjádřete, že oceňujete omluvu/rychlou odpověď.” } }, { “@type”: “Dotaz”, “name”: “Jaké jsou kroky k profesionální omluvě zákazníkovi?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “1. Přijměte odpovědnost za chybu. 2. Uznejte, že chyba byla pro zákazníka problémem. 3. Omluvte se. 4. Nabídněte řešení, jak chybu napravit. 5. Jako projev dobré vůle udělejte pro zákazníka něco hezkého.” } }] }
Zpět na šablony Vytvořit bezplatný účet

Naše stránky využívají cookies. Pokračováním souhlasíte s využitím cookies, jak je podrobně popsáno v Bezpečnostní zásady a soubory cookies.