Šablony e-mailů s pozvánkou
Prozkoumejte šablony e-mailů s pozvánkou na LiveAgent a efektivně propagujte svůj zákaznický portál. Objevte nápady na řádky předmětu, šablony a tipy pro zapoje...
4 min čtení
LiveAgent
Customer Portal
+1
Zoom je skvělý nástroj pro pořádání a účast na online setkáních. Ať už se jedná o osobní schůzky, velké virtuální prezentace nebo formální schůzky. Přestože existuje mnoho dalších platforem pro videohovory, webináře a schůzky, Zoom se stal oblíbenou volbou pro mnoho společností a organizací díky svému uživatelsky přívětivému rozhraní a funkcím.
Pokud jste noví na Zoomu nebo hledáte způsoby, jak zefektivnit své videokonference na této platformě, stojí za to podívat se na některé šablony e-mailů s pozvánkou a osvědčené postupy, než začnete. S tímto radou budete moci vytěžit maximum z tohoto softwaru a zvýšit míru účasti na vašich online schůzkách.
Důležitost e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom
Popularita Zoomu začala prudce růst během pandemie Covid-19, když lidé hledali způsoby, jak se virtuálně připojit, a nyní se stal softwarem volby pro mnoho podniků a jednotlivců. Tento růst znamená, že stále více lidí hledá nejúčinnější způsoby, jak poslat pozvánky na Zoom, aby co nejlépe využili tento výkonný nástroj.
Pokud chcete pořádat schůzku na Zoomu, budete muset poslat pozvánky svým potenciálním účastníkům. A zatímco Zoom nabízí několik šablon sám, použití správné šablony e-mailu vám pomůže udělat skvělý první dojem a povzbudit více lidí, aby se zaregistrovali na vaši schůzku a nezapomněli se připojit, až přijde čas.
Navíc požadavek, aby příjemci potvrdili svou účast na vaší schůzce, vám dá přesný počet účastníků. Dobře strukturovaný e-mail může ušetřit čas a úsilí a zároveň zajistit, aby byly všechny klíčové podrobnosti správně sděleny.
Jak pojmenovat e-mail s pozvánkou na schůzku Zoom
Pokud jde o online schůzky, dostat lidi, aby se dostavili, může být výzvou. Koneckonců, je snadné zapomenout na schůzku nebo ji odložit, pokud není osobní.
Proto musí být řádek předmětu e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom jasný a stručný, aby se vaše zpráva vyčnívala v přeplněné doručené poště. Správný název také okamžitě upozorní vaše hosty na to, o čem se schůzka jedná, ještě než si e-mail otevřou.
Chcete-li napsat efektivní řádek předmětu e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom, musíte se dostat k věci pomocí klíčových slov relevantních pro vaši schůzku. Také to udržujte krátké – ideálně méně než 50 znaků – ale stále najděte místo pro položky akcí, abyste přilákali své pozvaní k otevření e-mailu.
Také stojí za to připomenout účastníkům v den, kdy se schůzka bude konat, aby si ji pamatovali. Navíc je to příležitost povzbudit ty příjemce, kteří ještě nepřijali vaši pozvánku na schůzku, aby se zúčastnili.
Pro tento účel bude váš e-mail s pozvánkou mít jiný typ řádku předmětu zaměřený na aspekt “připomenutí” a bude proto obvykle obsahovat přesně toto slovo.
Příklady řádků předmětu e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom
- Připojte se k našemu hovoru Zoom a diskutujte o [Tématu]
- Pojďme si popovídat na hovoru Zoom v [dopoledne/odpoledne]
- Připojte se k našemu hovoru Zoom a dozvíte se více o [Tématu]
- Žádost o schůzku: prosím připojte se k našemu hovoru Zoom
- Prosím zúčastněte se naší týmové schůzky Zoom: [Téma]
- Nemůžete se dostavit osobně? Připojte se k nám online!
- Změna plánu – pojďme se místo toho setkat na Zoomu
- Uvidíme se na Zoomu
- Připomenutí schůzky Zoom: [Téma]
- Připojte se k našemu Zoom happy hour
- Čas na Zoom
- Připomenutí: Připojte se k našemu hovoru Zoom a diskutujte o [Tématu]
- Připomenutí webináře: [Téma]
- Pozvánka na schůzku Zoom
Jak napsat e-mail s pozvánkou na schůzku Zoom
Efektivní pozvánka na Zoom musí obsahovat všechny klíčové prvky, které bude příjemce e-mailu potřebovat k připojení se ke schůzce, včetně data, času a odkazu na Zoom. Mělo by být také jasné, o čem se schůzka jedná, kdo se bude účastnit a jak dlouho se očekává, že bude trvat.
Vytvořte pocit naléhavosti a důležitosti v e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom, aby lidé věděli, že je to něco, na co by si měli udělat čas. Můžete to udělat přidáním žádosti o účast a také upřesněním data, času a doby trvání schůzky.
Například: “Rádi bychom vás měli na naší schůzce Zoom v pátek v 11 hodin EST. Schůzka bude trvat jednu hodinu.”
Tento typ jazyka jasně ukazuje, že si ceníte účasti někoho a chcete, aby tam byl po dobu trvání celé schůzky, ne jen její části.
Mohli byste použít vlastní šablonu e-mailu s připomenutím schůzky Zoom pro zprávy, které osvěží paměť příjemce o schůzce, na kterou již byl pozván nebo se zaregistroval.
Pamatujte však na to, aby jste si přizpůsobili svůj e-mail s pozvánkou na schůzku Zoom tak, aby byl specifický pro vaši společnost, brand a samotnou schůzku.
Co zahrnout do e-mailu s pozvánkou na schůzku Zoom
- Datum schůzky – den v týdnu a kalendářní datum
- Čas schůzky – včetně časového pásma (např. Eastern Time)
- Doba trvání schůzky – přibližný čas, který bude trvat
- Odkaz na Zoom – aby se účastníci mohli jednoduše připojit
- Heslo ke schůzce (pokud je relevantní) – pro zvýšenou bezpečnost
- Položky programu schůzky – co bude diskutováno
- Podrobnosti schůzky – další informace
- Kdo se bude schůzky účastnit – sdělte seznam hostitele a účastníků
- Motivace – proč by měl příjemce nebo musí se schůzky zúčastnit
- Profesionální podpis e-mailu – správné podepsání
- Osobní údaje – např. vaše jméno a kontaktní údaje
Příklady a šablony e-mailů s pozvánkou na schůzku Zoom
Připojte se k našemu hovoru Zoom a diskutujte o [Tématu]
Ahoj [Jméno],
Rád bych vás pozval na schůzku Zoom v [Datum] v [Čas]. Schůzka bude o [Tématu] a bude trvat přibližně [Doba trvání].
Pokyny pro připojení:
Chcete-li se připojit ke schůzce Zoom, klikněte prosím zde: [Odkaz na schůzku]
Doufám, že se tam uvidíme.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Pojďme si popovídat na hovoru Zoom v [dopoledne/odpoledne]
Ahoj [Jméno],
Doufal jsem, že si s tebou popovídám na hovoru Zoom v [dopoledne/odpoledne]. Budu volný v [Čas] a myslím, že budeme potřebovat kolem [Doba trvání], abychom pokryli vše.
Pokud to pro tebe není vhodný čas, nebo pokud se nemůžeš zúčastnit po dobu [Doba trvání], prosím dej mi vědět a domluvíme se znovu.
Zatím jsem si dovolil zarezervovat si pro nás schůzku Zoom zde: [Odkaz na schůzku], ale bez obav, pokud se nemůžeš zúčastnit.
Těším se na popovídání si, [Vaše jméno]
Připojte se k našemu hovoru Zoom a dozvíte se více o [Tématu]
Ahoj [Jméno],
Chtěl jsem vás pozvat, abyste se připojili k našemu hovoru Zoom v [Datum] v [Čas]. Budeme diskutovat o [Tématu] a myslím, že vás to bude zajímat.
Schůzka by měla trvat přibližně [Doba trvání] a odkaz vám pošleme blíže k datu.
Zatím, pokud máte nějaké otázky, neváhejte se na mě obrátit.
Těším se na vás, [Vaše jméno]
Šablony e-mailů s pozvánkou na obchodní schůzku
Žádost o schůzku: prosím připojte se k našemu hovoru Zoom
Vážený [jméno],
Jste pozváni na schůzku Zoom, kterou pořádám v [Datum] v [Čas].
Účelem této schůzky je [diskutovat/prezentovat/brainstormovat] [Téma].
Prosím klikněte na tlačítko níže, abyste potvrdili svou účast:
[CTA]
V příslušném čase vám pošleme následný e-mail s poznámkami ze schůzky a dalšími kroky.
Těším se na vás.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Prosím zúčastněte se naší týmové schůzky Zoom: [Téma]
Ahoj [jméno],
Doufám, že se máš dobře.
Naše týmová schůzka Zoom tento týden bude v [Datum] v [Čas] a zaměří se na [Téma].
Připojte se ke schůzce kliknutím na tento odkaz: [Odkaz na schůzku]
Pokud se nemůžeš zúčastnit, prosím dej mi vědět a pošlu ti poznámky ze schůzky později.
Děkuji, [Vaše jméno]
Nemůžete se dostavit osobně? Připojte se k nám online!
Ahoj [jméno],
Bohužel, kvůli současné situaci s [Covid-19/počasím/poruchami dopravy/atd.], se nebudeme moci setkat osobně v [Datum].
Schůzka se však bude stále konat přes Zoom – klikněte prosím na odkaz níže, abyste se připojili:
[Odkaz na schůzku]
Těším se na vás,
S přáním všeho nejlepšího, [Vaše jméno]
Změna plánu – pojďme se místo toho setkat na Zoomu
Vážený [jméno],
Doufám, že se máš dobře.
Bohužel se nebudu moci dostavit na schůzku v [Datum] jak bylo plánováno. Budu však stále k dispozici na schůzku přes Zoom.
Pokud by to pro tebe fungovalo, prosím dej mi vědět a v příslušném čase ti pošlu odkaz na schůzku Zoom.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Šablona e-mailu s pozvánkou na týmové setkání
Uvidíme se na Zoomu
Ahoj týme,
Pořádám schůzku Zoom v [Datum] v [Čas]. Účelem této schůzky je popovídat si o tom, na čem všichni pracují, a zjistit, zda je třeba řešit nějaké překážky.
Klikněte prosím na odkaz níže, abyste se v daný den připojili.
[Odkaz na schůzku]
Heslo je: [Heslo]
Uvidíme se všechny.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Šablona e-mailu s pozvánkou na síťovací akci
Připojte se k našemu Zoom happy hour
Ahoj [Jméno],
Jako kolega [profesionál v oboru/podnikatel/majitel podniku], jsem nadšený, že vás mohu pozvat na síťovací akci Zoom v [Datum] v [Čas]. Toto je skvělá příležitost spojit se s dalšími podobně smýšlejícími jednotlivci a rozšířit svou profesionální síť.
Klikněte níže, abyste se v daný čas připojili ke schůzce:
[Odkaz na schůzku]
Uvidíme se!
S pozdravem, [Vaše jméno]
Šablony e-mailů s připomenutím schůzky
Čas na Zoom!
Ahoj [jméno],
Doufám, že máš skvělý den. Chtěl jsem ti jen připomenout naši schůzku Zoom později v [dopoledne/odpoledne] v [Čas].
Budeme diskutovat o [Tématu] přibližně [Doba trvání] a myslím, že tě to bude zajímat.
Klikněte prosím na tlačítko níže, abyste se připojili ke schůzce:
[Odkaz na schůzku]
Těším se na vás, [Vaše jméno]
Připomenutí schůzky Zoom: [Téma]
Ahoj [jméno],
Doufám, že se máš dobře.
Toto je jen rychlé připomenutí, že naše schůzka Zoom se koná dnes v [Čas]
Připomenutí: Připojte se k našemu hovoru Zoom a diskutujte o [Tématu]
Vážený [Jméno],
Naše plánovaná schůzka o [Tématu] se koná [dnes/zítra/atd.] v [Čas].
Pokud jste již potvrdili svou účast, těšíme se na vás. Pokud ne, můžete se stále připojit ke schůzce tím, že se souhlasíte s připojením nyní pomocí tlačítka níže:
[CTA]
Odkaz pro připojení ke schůzce níže bude aktivní [15 minut/30 minut/1 hodinu/atd.] před plánovaným časem začátku.
[Odkaz na schůzku]
Uvidíme se brzy, [Vaše jméno]
Připomenutí webináře: [Téma]
Ahoj [Jméno],
Děkuji za registraci na náš webinář o [Tématu]. V případě, že jsi na to zapomněl, koná se později dnes v [Čas].
Těším se na vás, [Vaše jméno]
Osvědčené postupy pro e-mail s pozvánkou na schůzku Zoom
- Udělejte si to vlastní – E-maily s pozvánkou na Zoom by měly být přizpůsobeny vašemu brandingu, barvám a obrázkům, aby byly v souladu s tónem vaší firmy.
- Pošlete to – můžete to udělat přímo ze Zoomu nebo použít jinou e-mailovou službu, jako je Gmail nebo Mailchimp.
- Zahrňte všechny potřebné informace – vaši účastníci musí znát odkaz, heslo, datum a čas schůzky.
- Zkontrolujte to – zkontrolujte svůj e-mail na překlepy nebo chyby, než ho odešlete.
- Přidejte CTA – zahrňte výzvy k akci do e-mailů s pozvánkou na schůzku Zoom, aby vaši účastníci věděli, co chcete, aby udělali. Například “klikněte na odkaz, abyste se připojili ke schůzce Zoom”.
- Dejte připomenutí – pošlete další e-mail den nebo dva před schůzkou Zoom a 15 minut až několik hodin před tím, abyste se ujistili, že všichni jsou stále připraveni se zúčastnit.
Shrnutí
Zoom je výkonný nástroj, který vám může pomoci spojit se s lidmi po celém světě prostřednictvím videohovorů, ale potenciál této platformy bude zmařen, pokud se vám nedaří dostat lidi na vaše online schůzky. K tomu musíte poslat efektivní pozvánky svým potenciálním účastníkům schůzky.
Použití profesionálně navržené šablony e-mailu vám pomůže, aby vaše zpráva přilákala pozvaní k připojení se k vaší online schůzce a aby potvrdili svou účast (nebo ne).
Ať už jste noví na Zoomu nebo zkušení profesionálové, použití správné šablony e-mailu je nejlepší způsob, jak zvýšit míru účasti. S malým přizpůsobením budete připraveni poslat zprávu obsahující všechny potřebné informace, aby se příjemci mohli zúčastnit vaší nadcházející schůzky.
