Správa obsahu vs. správa znalostí

Moderní digitální věk nás vybízí k pochopení důležitosti využívání síly informací. V kontextu správy cenných dat se termíny správa obsahu a správa znalostí objevují poměrně často. Tento článek si klade za cíl objasnit jejich klíčové rozdíly a způsoby, kterými se vzájemně prolínají, aby řídily růst podnikání.

Co to znamená z hlediska praktického použití? Správa obsahu zajišťuje, aby byl správný obsah dostupný správným lidem ve správný čas. To zahrnuje vytváření, úpravu, organizaci a dodávání obsahu způsobem, který je efektivní, účinný a uživatelsky přívětivý.

Správa obsahu může být neocenitelným nástrojem pro kohokoli, kdo potřebuje zpracovat velké množství informací, ať už jde o text, obrázky, videa nebo jiné formy dat.

Co je správa znalostí?

Správa znalostí, jinak známá jako KM, je holističtější přístup zahrnující vytváření, sdílení, využívání a správu znalostí v rámci organizace. Nejde jen o správu obsahu, ale také o využívání tohoto obsahu ke zlepšení efektivity, produktivity zaměstnanců a rozhodování.

Správa znalostí je nedílným obchodním procesem pro organizace, které chtějí maximálně využít svou kolektivní odbornost. To zahrnuje podniky, ale rozšiřuje se také na vládní agentury, výzkumné instituce a další organizace s přístupem zaměřeným na znalosti.

Porovnání správy obsahu vs. správy znalostí

Ačkoli se správa obsahu a správa znalostí mohou zdát podobné, slouží různým účelům a hrají jedinečné role v organizaci. Pochopení jejich klíčových rozdílů je pro podniky zásadní, aby mohly efektivně spravovat své informace a využívat je k řízení růstu a inovací.

1. Zaměření a účel

Jak jsme již zmínili, základní odpovědností správy obsahu je vytváření, organizace a publikování digitálního obsahu. Jejím cílem je zjednodušit procesy vytváření obsahu a zajistit konzistenci a dostupnost na různých platformách.

Rámec správy znalostí se na druhé straně zaměřuje na zachycování, organizaci a sdílení znalostí v rámci organizace pomocí softwaru pro správu znalostí a interních a externích znalostních bází.

Kusy obsahu často nacházející se v znalostní bázi společnosti a dalších úložištích správy znalostí obsahují návody, záznamy vyřešených problémů zákazníků a technické komplexní průvodce. Správa znalostí si klade za cíl zlepšit spolupráci, zlepšit rozhodování a podporovat inovace využíváním kolektivní interní odbornosti.

2. Rozsah informací

Správa obsahu, včetně textu, obrázků, videí a dalších médií, se zabývá strukturovaným a nestrukturovaným obsahem. Zaměřuje se na správu obsahu během jeho životního cyklu, od vytvoření až po archivaci, pomocí základních nástrojů pro služby zákaznické podpory na sociálních médiích.

Správa znalostí zahrnuje širší rozsah informací, včetně explicitních znalostí (jako jsou dokumenty a databáze) a implicitních znalostí (jako jsou zkušenosti). Jejím cílem je zachytit a distribuovat oba typy znalostí, aby prospěly organizaci jako celku.

3. Struktura informací

Systémy správy obsahu organizují obsah na základě předdefinovaných taxonomií, kategorií nebo značek. Zajišťuje, aby byl obsah snadno prohledávatelný a přístupný uživatelům.

Software pro správu znalostí se zaměřuje na zachycování a strukturování kolektivních znalostí tak, aby odrážely jejich kontext a vztahy. Využívají techniky jako znalostní grafy, ontologie a sémantické sítě, aby usnadnily snadné vyhledávání znalostí z jedné platformy.

4. Role uživatelů a příspěvky

Správa obsahu zahrnuje role jako tvůrci obsahu, editory a vydavatele. Každá z těchto rolí přispívá k vytváření a údržbě obsahu. Mezitím jsou uživatelé primárně těmi, kteří obsah konzumují.

Naproti tomu správa znalostí považuje každého člena organizace za aktivum se znalostmi, které lze přispět. Tento přístup podporuje aktivní účast všech zaměstnanců bez ohledu na jejich specifické role. Proces správy znalostí zdůrazňuje sdílení znalostí, spolupráci a kolektivní učení.

5. Pracovní postup a spolupráce

Systémy správy podnikového obsahu často obsahují funkce pracovního postupu, které usnadňují procesy vytváření, kontroly a schvalování obsahu. Spolupráce je obvykle omezena na vytváření a úpravu obsahu.

Na druhé straně systémy správy znalostí upřednostňují spolupráci a podporují kulturu sdílení a šíření znalostí. Poskytují nástroje pro kolaborativní tvorbu, diskusní fóra a sociální sítě, aby podporovaly aktivní účast.

6. Kontextualizace a relevance

Pokud jde o správu obsahu, zaměřuje se na dodávání relevantního obsahu uživatelům na základě předdefinovaných kritérií, jako jsou vyhledávací dotazy nebo preference uživatelů. Jejím cílem je poskytnout potenciálním zákazníkům personalizované zkušenosti a optimalizovat dodávku obsahu.

Správa znalostí zajišťuje, aby informace v interních znalostních bázích byly relevantní a použitelné pro konkrétní situace. Využívá zkušenosti ze skutečného života k poskytování návodů a dalšího užitečného obsahu pro celou organizaci.

7. Dlouhodobá hodnota a učení

Správa obsahu se primárně zaměřuje na dodávání informací uživatelům v přítomnosti. Ačkoli může být obsah archivován, jeho dlouhodobá hodnota je často omezena na historické reference.

Systémy správy znalostí se však snaží zachytit a zachovat obchodní znalosti, aby zajistily jejich dlouhodobou hodnotu. Usnadňují neustálé učení, což zaměstnancům umožňuje stavět na stávajících znalostech a vyhnout se opakovanému vynalézání.

8. Použitelné nástroje

Když mluvíme o správě obsahu, připadají nám na mysl nástroje jako WordPress. Takové řešení je vlajkovou lodí nástroje správy obsahu, který uživatelům umožňuje vytvářet, spravovat, ukládat a publikovat obsah na různé webové stránky.

Na druhé straně, pokud jde o nástroje správy znalostí, můžeme hovořit o tvůrci externí a interní znalostní báze LiveAgent nebo dokonce Confluence. LiveAgent je spíše robustní a všestranné řešení, ale oba tyto systémy softwaru pro správu znalostí usnadňují interní spolupráci, dokumentaci a správu projektů.

Příklady správy obsahu vs. správy znalostí

Abychom uvedli teorii do praxe, pojďme si povědět o některých příkladech správy obsahu a správy znalostí, se kterými jste se již setkali.

Wikipedia

Wikipedia je prvotřídním příkladem jak správy znalostí, tak správy obsahu. Jedná se o kolaborativní platformu, kde uživatelé přispívají články znalostí a obsah na různá témata.

Platforma používá správu obsahu k organizaci a kategorizaci článků, aby bylo zajištěno, že informace jsou prezentovány strukturovaným a přístupným způsobem.

Adobe

Adobe nabízí kreativní software a marketingová řešení. Využívají správu znalostí, aby umožnili spolupráci zaměstnanců na globální úrovni a sdílení odbornosti a poznatků.

Správa obsahu je také nezbytná pro marketingové platformy Adobe, kde spravují a distribuují obsah na různé kanály, aby zajistili konzistentní zasílání zpráv a reprezentaci značky.

Potřebujete správu obsahu nebo správu znalostí?

V ideálním případě by měl prosperující podnik používat obojí. V dnešní době se vytváření, organizace, ukládání a dodávání informací stalo jakýmsi uměním. V důsledku toho mají z toho prospěch většina podniků, které mají zavedenu spolehlivou strategii správy obsahu a správy znalostí.

Správa obsahu vám může přinést:

• Zjednodušený tok informací: Systémy správy obsahu i správy znalostí zajišťují hladký tok informací v rámci organizace. To pomáhá snížit redundanci a zlepšit efektivitu.
• Zlepšená spolupráce: Tyto systémy podporují spolupráci mezi zaměstnanci tím, že poskytují platformu pro snadné sdílení a přístup k informacím.
• Konzistentní zasílání zpráv: Správa obsahu zajišťuje, aby byla zasílání zpráv společnosti konzistentní na všech platformách, což je zásadní pro zachování identity značky.
• Efektivita nákladů: Pomáhají snížit provozní náklady automatizací různých úkolů souvisejících s vytvářením, distribucí a ukládáním obsahu.
• Soulad s předpisy: Systémy správy obsahu pomáhají udržovat záznamy a dokumenty v souladu s regulačními požadavky, čímž snižují riziko nesouladu.
• Spokojenost zákazníků: Poskytováním přesných a včasných informací tyto systémy pomáhají zlepšit služby zákazníkům a jejich spokojenost.
• Škálovatelnost: Oba systémy jsou škálovatelné a mohou růst s podnikem, což zajišťuje, že potřeby správy informací společnosti jsou vždy splněny.

Správa znalostí vám může přinést:

• Zlepšené rozhodování: Poskytují přesné, aktuální a komplexní informace, které pomáhají při přijímání informovaných rozhodnutí.
• Uchování znalostí: Správa znalostí pomáhá uchovat cenné znalosti zaměstnanců, které by mohly být ztraceny, když organizaci opustí.
• Zvýšená produktivita: Poskytováním snadného přístupu k informacím a snížením času stráveného hledáním dat tyto systémy zvyšují celkovou produktivitu.
• Konkurenční výhoda: Správa znalostí pomáhá získat konkurenční výhodu využíváním kolektivních znalostí a odbornosti organizace.
• Inovace: Správa znalostí podporuje inovace tím, že podporuje sdílení nápadů a osvědčených postupů v rámci organizace.
• Řízení rizik: Pomáhají identifikovat a řídit rizika poskytováním komplexního přehledu znalostí a obsahu organizace.

Jaké jsou typy systémů správy obsahu a správy znalostí?

Zde jsou různé typy systémů správy obsahu a správy znalostí:

Systémy správy obsahu:

Systém správy webového obsahu (WCMS): Tyto systémy se používají ke správě a publikování obsahu na webových stránkách. Umožňují uživatelům vytvářet, upravovat, organizovat a publikovat digitální obsah bez nutnosti technických znalostí. Nejčastěji používanými příklady jsou WordPress, Joomla a Drupal.

Systém správy podnikového obsahu (ECM): Tyto systémy jsou navrženy tak, aby spravovaly nestrukturované informace organizace, včetně dokumentů, obrázků, videí a dalších digitálních aktiv. Mezi příklady patří SharePoint, OpenText Content Suite a Documentum.

Systém správy dokumentů (DMS): Tento typ správy obsahu se zaměřuje konkrétně na správu dokumentů během jejich životního cyklu. Mezi pozoruhodné příklady patří M-Files, Alfresco a LogicalDOC.

Systém správy digitálních aktiv (DAM): Systémy DAM se používají k ukládání, organizaci a správě digitálních aktiv, jako jsou obrázky, videa, zvukové soubory a další média. Poskytují nástroje pro správu metadat, označování aktiv a snadné vyhledávání. Nejčastěji se používají Widen Collective, Bynder a Adobe Experience Manager Assets.

Systém správy učení (LMS): Ačkoli se primárně používají pro e-learning a školení, tyto platformy také spravují a dodávají obsah. Můžete rozpoznat nástroje LMS, jako jsou Moodle, Canvas a Blackboard.

Systémy správy znalostí:

Systém správy podnikových znalostí: Tyto systémy se zaměřují na sběr, organizaci a sdílení znalostí v rámci organizace. Zahrnují funkce jako sdílení dokumentů, adresáře odborníků, diskusní fóra a úložiště osvědčených postupů. Příklady z reálného světa zahrnují Confluence, IBM Watson Knowledge Center a Bloomfir.

Systém kolaborativní správy znalostí: Tyto systémy zdůrazňují spolupráci a sdílení informací mezi členy týmu. Často obsahují funkce jako wikis, blogy, diskusní desky a nástroje pro spolupráci v reálném čase. Nejznámější softwarová řešení zahrnují LiveAgent, MediaWiki a Tiki Wiki.

Systém lokalizace odbornosti: Tyto nástroje správy znalostí pomáhají uživatelům najít odborníky v organizaci na základě jejich dovedností, oblastí znalostí a zkušeností. Pomáhají spojit jednotlivce, kteří potřebují informace, s těmi, kteří mají relevantní odbornost. Příklady nástrojů pro lokalizaci odbornosti ze skutečného světa zahrnují Swoop, Talla a ProFinda.

Systém kurátorství obsahu: Tento typ KMS pomáhá vybírat, organizovat a prezentovat relevantní informace z různých zdrojů. Je obzvláště užitečný pro vytváření znalostních bází, zpravodajů nebo knihoven zdrojů. Můžete rozpoznat systémy kurátorství obsahu, jako jsou Scoop.it, Flipboard a Pearltrees.

Systém sémantické správy znalostí: Tyto systémy používají sémantické technologie k zachycování a organizování znalostí na základě vztahů mezi koncepty. Zlepšují přesnost vyhledávání a umožňují lepší kontextové porozumění informacím. Pozoruhodné příklady zahrnují PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant a Synaptica.

Systém uvažování na základě případů: Tento typ KMS ukládá a vyhledává řešení minulých problémů nebo případů. Pomáhá uživatelům najít relevantní řešení porovnáním aktuálních problémů s podobnými případy z minulosti. Nástroje, které můžete najít v této kategorii, zahrnují Coveo, IntraFind a Primedius.

Systém správy inovací: Tyto systémy podporují sdílení nápadů, spolupráci a inovace v rámci organizace. Často obsahují nástroje pro sběr nápadů, jejich vyhodnocování a implementaci těch nejslibnějších. Často používanými nástroji pro správu inovací jsou Spigit, IdeaScale a Brightidea.

Pamatujte, že tyto kategorie se mohou překrývat a některé systémy mohou obsahovat funkce z více typů.

Mohou se tyto systémy navzájem integrovat?

Abychom jednoduše odpověděli na otázku, ano, mohou. Integrací obou systémů můžete vytvořit komplexnější a efektivnější řešení pro správu obsahu i znalostí v rámci organizace. Abyste dosáhli takové integrace, musíte vybrat systémy, které jsou kompatibilní a poskytují API nebo jiné prostředky pro připojení a komunikaci mezi těmito dvěma systémy.

Potřebují podniky systémy správy obsahu i znalostí?

Další přímá odpověď je ano. V mnoha případech zjišťují podniky, že integrace obou systémů může zlepšit jejich celkovou strategii správy informací. Ačkoli to závisí na velikosti organizace a povaze operací, kombinace strategie správy obsahu a správy znalostí vytváří holističtější přístup ke správě dat společnosti.