Firemní VoIP

Na rozdíl od služeb pro spotřebitele může poskytovatel firemních VoIP služeb investovat více do budování a údržby bezpečné VoIP sítě. Nejlepší podnikové služby VoIP navíc obvykle nabízejí vysokou úroveň zákaznické podpory. Koneckonců majitelé firem si nemohou dovolit ztratit kontakt se zaměstnanci, zejména pokud pracují na dálku.

Jak poznat, že je pro vaší společnost firemní VoIP vhodný?

Než začnete využívat podnikové služby VoIP k vyřizování všech telefonních hovorů, je třeba mít na paměti několik bodů. Nejprve si ověřte, zda máte přístup k vysokorychlostnímu internetovému připojení. V tradičním kancelářském prostředí můžete mít kabelové, DSL, satelitní nebo optické internetové připojení. Je však důležité, abyste si to ověřili i u svých týmů, které pracují na dálku. Zeptejte se jich, zda mají internetové služby s rychlostí stahování a odesílání alespoň 5 megabitů, abyste mohli využívat videokonference.

Nyní můžete zvážit několik výhod, které poskytovatelé firemních VoIP služeb nabízejí ve srovnání s tradičními podnikovými telefonními službami.

• features – Business VoIP providers are known to offer unlimited calling across the country. However, there are many other advanced features to consider. For example, an auto-attendant feature makes it easier to answer calls that come in during evenings and weekends. Some providers also deliver voicemail transcription (i.e., the system converts a voicemail to text).
• cost savings – Depending on the features you choose, business VoIP providers can offer significant cost savings. Compared to traditional business services, you can save 20-50%. The cost savings could be even higher if you make a lot of international calls.
• options for small businesses – Some business phone service providers offer unified communications, video meetings, and team messaging. These advanced features are typically available through expensive plans. An enterprise phone service is not a good fit for a small business focused on cost savings. That said, business VoIP phone systems are still an excellent choice for many small businesses because of their low cost and flexibility.

Jak mohou společnosti z firemního VoIP profitovat?

Existuje devět aspektů, které firmám přinášejí výhody při používání firemních VoIP služeb. Některé z těchto výhod jsou dostupné i prostřednictvím tradičních analogových telefonů, ale většina z nich je dostupná pouze při volání přes VoIP.

• Make as many calls as you want with unlimited calling features. VoIP services are a cost-effective choice for companies that rely on making calls, including outgoing calls to customers. You can often get unlimited domestic calling to anybody in the country. International calling rates can be as low as a few pennies per minute.

• Stay connected with other teams. Staying organized in the age of remote work is more manageable with business VoIP services. You can use conference calling with your customer service teams, sales teams, and other company parts.

• Use screen sharing to improve understanding. Verbally describing a process isn’t always the right approach in business. Some of your employees might prefer to see diagrams, charts, or other visual aids.

• Deepen your connection with video meetings. Some business VoIP plans include support for video meetings with groups and video calls. Communicating by video is a powerful way to enrich a conversation with an employee or customer. You might find it easier to understand the other person’s thoughts and feelings and connect better with them. Some VoIP plans let you invite 10, 20, or even 100 participants to a video conferencing session.

• Get quick answers with team messaging. Newer VoIP plans include a team messaging (also called instant messaging) feature. This is a helpful way to communicate with your team. After all, spending 10 minutes looking at calendars to set up a conference call doesn’t make sense in every situation.

• Voicemail. It is a standard feature in today’s business VoIP technology, even on a basic plan. To boost business productivity further, look for voicemail to email features. Reading a transcribed voicemail can be easier than listening to a recording.

• Apps with video. These are a great choice if you have an Internet provider that offers fast broadband services. For instance, you might invite your ten best customers to a video call to reveal a new product you’re working on. During the video meeting, you can use screen sharing to demonstrate the idea and get their feedback. Some apps with video will even let you share control over your screen. This is a powerful tool to boost engagement.

• Scalability. Unlike most mobile phones, it is easy to add or remove users from your VoIP service. That is valuable because you can add users to your contact centers at busy times and then cancel those accounts later if they are not needed.

• Routing. Midsized businesses and larger companies get a lot of incoming calls to manage every day. Routing calls to the right person or department helps to provide better service to your customers.

Jak vybrat toho nejlepšího poskytovatele firemních VoIP služeb?

Abyste měli jistotu, že získáte nejlepší nabídku, je třeba myslet na několik faktorů.

• flexibility – Some providers may require you to sign up for annual plans to get the best deal on their enterprise tier. In contrast, the lowest tier may let you cancel at any time but provide fewer features. Remember that you can mix and match between plans. You might use a higher-end option (i.e., the enterprise or professional tier). In contrast, the lowest tier may be a good choice for departments with fewer calls.
• mobile device support – Many of your employees might like the option to work remotely. To support this need, look for a provider that offers mVoIP phone apps or can make calls from multiple locations without buying an office phone.
• integrations – LiveAgent integrates with popular business software like Salesflare, Pipedrive, Highrise and Gmail, and many others. Choosing a business VoIP provider that integrates with your software can save you time every day.
• monthly minutes – Some VoIP providers offer unlimited minutes on domestic calling. Before signing up, think about your calling needs. If you regularly call customers in other countries, you might need a plan with international calling.
• other powerful features – Larger companies might need the capacity to offer online meetings, unlimited extensions, and other capabilities that go beyond typical VoIP features. This is usually the case if you have a range of different teams (e.g., sales, customer service, accounting, etc.) who all need an office phone.

Mějte na paměti, že každý poskytovatel VoIP služeb používá pro popis své služby jiná slova. Jedna společnost může používat výraz “firemní plán” pro nejrychlejší službu. Jiná společnost může nabízet “rychlý plán”. Vzhledem k tomu, že existuje mnoho různých termínů, je důležité zaměřit se na účtovanou měsíční sazbu a přesné funkce.

Při sestavování užšího výběru firemních telefonních VoIP služeb začněte s oborovými recenzemi, jako jsou například doporučené systémy Voice Over IP časopisu PC Mag. Najdete zde nabídky jako Ooma Office, RingCentral a Cisco.

Jak nastavit firemní VoIP systém?

The specific steps to set up a business VoIP system vary. For example, setting RingCentral MVP will be different from setting up LiveAgent. That said, there are a few general common points that apply to every VoIP system.

Internetové připojení

Pro hovory VoIP je rozhodující kvalita a rychlost internetového připojení. Obraťte se na svého poskytovatele internetu a oznamte mu, že přecházíte na službu VoIP. Abyste dosáhli nejlepší kvality hlasu, bude možná nutné upgradovat vaše internetové připojení nebo zakoupit novější bezdrátový router, který podporuje WiFi 6.

Naplánování instalace protokolu VoIP

Dalším krokem je naplánování instalace nové internetové telefonní služby. Dosažení co nejlepší kvality hlasu může vyžadovat několik testů, proto si udělejte dostatek času. Můžete například naplánovat instalaci na víkend, abyste minimalizovali narušení provozu. Pokud nemáte vlastní odborné znalosti v oblasti IT, zeptejte se svého poskytovatele internetových telefonních služeb, zda nabízí instalační služby. Zaplatit si tuto možnost se někdy vyplatí zejména ve větších firmách.

Komunikujte se zaměstnanci

Pošlete zaměstnancům e-mail s oznámením o novém systému. Pokud jsou k dispozici významné nové funkce, jako například zasílání obchodních textových zpráv, zdůrazněte je v e-mailu. Naplánujte několik školení pro své zaměstnance. Moderní IP telefony jsou plné dalších funkcí a naučit se je používat vyžaduje čas.

Aktualizujte školicí materiály

Nyní, když máte lepší nástroje pro firemní komunikaci, aktualizujte své školicí dokumenty. Vysvětlete například, jak fungují některé funkce (např. ke správě příchozích hovorů od zákazníků používáme víceúrovňovou automatickou obsluhu).