Děkovný e-mail nebo děkovný dopis?
S ohledem na velikost a typ podniku, který provozujete, jakož i na počet zákazníků, kterým chcete vyjádřit vděčnost, můžete zvolit buď e-mail, nebo tištěné děkovné dopisy (zasílané poštou). Některé faktory, které je třeba vzít v úvahu při výběru mezi těmito dvěma způsoby, jsou následující:
Načasování dodání: Nejrychleji dorazí tradiční dopis následující den po jeho odeslání. Pokud načasování není rozhodující, můžete poslat dopis. Pokud je však zapotřebí rychlá následná kontrola – například poděkování zákazníkovi za nákup – bude e-mail vhodnější.
Stupeň formálnosti: Pokud dáváte přednost formální komunikaci se zákazníky, volte raději dopisy, protože e-maily jsou v obchodním světě považovány za méně formální než dopisy.
Obsah zprávy: Pokud chcete, aby vaše děkovná zpráva byla kreativnější než prostý tištěný text, je e-mail vhodnou volbou.
Rozpočtová omezení: Zasílání e-mailů je levnější, zasílání dopisů vyžaduje další výdaje (papír, tisk, poštovné). Pro globální podnik, který má zákazníky po celém světě, může být e-mail jedinou rozumnou možností.
Jak napsat děkovný dopis zákazníkovi
Dopis s poděkováním zákazníkům by měl být obecně strukturován formálnějším stylem než e-mail a vždy by měl obsahovat určité základní součásti děkovného dopisu. Níže uvádíme několik užitečných tipů, jak vytvořit dokonalý děkovný dopis zákazníkům:
1. Použijte vhodný pozdrav
používat formálnější pozdravy, jako například: “Vážený pane Nováku” nebo “Milý Jane”. Neformálním pozdravům, jako jsou: “Zdravíčko”, “Zdravím” nebo “Ahoj”, se vyhněte. Nezapomeňte také překontrolovat pravopis jména příjemce, jinak riskujete, že hned na začátku uděláte špatný dojem.
2. Držte se účelu dopisu
Jediným účelem děkovného dopisu by mělo být vyjádření uznání a vděčnosti věrným zákazníkům. Odolejte pokušení znovu jim nabídnout svou firmu. Nezmiňujte se o chystaných výprodejích, speciálních nabídkách, nových produktech ani o ničem jiném, co by se dalo považovat za reklamu. Mohlo by to totiž odvést pozornost zákazníka od vaší původní myšlenky.
3. Přidejte několik navazujících řádků
Poté, co zákazníkovi poděkujete za jeho obchod, zvažte přidání nějakého následného prohlášení, které ukáže, že jste pozorní k potřebám zákazníka. Může to být buď zmínka o tom, že jste jim vždy k dispozici, pokud mají jakékoli dotazy nebo obavy týkající se vašich výrobků nebo služeb. Nebo se jednoduše zeptat, zda můžete udělat něco pro zvýšení jejich spokojenosti.
4. Zahrňte svou značku
Aby dopis vypadal profesionálně, nezapomeňte použít hlavičkový papír, který může obsahovat název společnosti, logo nebo jiné informace o značce. Díky dobře navrženému hlavičkovému papíru vypadá dopis jedinečně, zajišťuje zviditelnění vaší značky, pomáhá ověřit jeho pravost pro příjemce a vytváří celkový profesionální dojem.
5. Použijte správný závěr
Při uzavírání děkovného dopisu je důležité použít vhodně uctivé a profesionální slovo nebo frázi. Můžete zvolit nejčastěji používané “S pozdravem” nebo “S úctou”. Závěry jako “Na vždy”, “Na zdraví”, “S láskou” nebo “Opatrujte se” jsou pro obchodní dopisy považovány za příliš neformální a měli byste se jim vyhnout.
6. Ukončete dopis podpisem
Přestože pro velké firmy může být osobní charakter děkovných dopisů náročný, přidání podpisu na konec dopisu může pomoci přidat alespoň určitou úroveň personalizace. Ačkoli ne vždy je možné přidat vlastnoruční podpis, i tištěný podpis bude vždy vypadat lépe než pouhé napsání jména.
Příklady děkovných dopisů zákazníkům
1. Poděkování dlouhodobým zákazníkům za jejich věrnost
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.
Best regards
****
2. Oslava firemního milníku
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
3. Projevení vděčnosti na konci roku
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
Objevujte na vlastní pěst
Znalosti jsou důležité, ale jen tehdy, když se uplatňují v praxi. Vyzkoušejte si vše v naší akademii přímo v LiveAgent.
Try out LiveAgent for FREE
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!
Frequently asked questions
Děkovný e-mail nebo děkovný dopis?
Zvažte velikost a typ podniku, který provozujete, a také počet zákazníků, kterým chcete vyjádřit vděčnost. Jste-li firma s velkým počtem zákazníků, mohou být děkovné e-maily efektivnější volbou. Děkovný dopis je však vždy ceněn více.
Jaké faktory byste měli vzít v úvahu před odesláním děkovného dopisu?
Před odesláním děkovného dopisu se zaměřte na několik důležitých faktorů, jako je načasování doručení, míra formálnosti a obsah zprávy, protože všechny tyto faktory mohou ovlivnit výsledek.
Jak napsat profesionální děkovný dopis zákazníkovi?
Dopis s poděkováním zákazníkům by měl mít obecně formálnější strukturu než e-mail a vždy by měl obsahovat určité základní součásti děkovného dopisu.
