Jak se slušně odmítnout

V hloubi duše je v lidské přirozenosti být oblíbený a hledat potvrzení od ostatních. Bohužel, ať se snažíme sebevíc, někdy se musíme nesouhlasit nebo odmítnout něco udělat a říci ne osobě na druhé straně. To může být neuvěřitelně obtížné pro ty lidi, kteří se bojí zpětné vazby a chtějí být milováni všemi. Zde je tedy několik způsobů, jak se slušně odmítnout, ať už jde o práci, jako je péče o zákazníky, nebo jakoukoli jinou každodenní situaci.

Tyto způsoby fungují v e-mailech, v osobních rozhovorech, přes telefon, v chatovací aplikaci nebo v jakékoli jiné situaci, kdy se musíte odmítnout něčí žádost.

Nejdříve se omluvte

To se může zdát jako zvláštní rada, zvláště pokud jste objektivně nic neudělali špatně. Řeknutí si ‘promiň’ před řeknutím ne má však určité výhody. Nejdříve dáte druhé osobě vědět, že přichází špatná zpráva. Zadruhé prokazujete empatii, která může zmírnit i ty nejtěžší rány. Takto se jednoduše slušně odmítne.

Omlouvám se, ale museli jsme odmítnout vaši žádost o přestup na jiné oddělení.

Neobcházejte problém

Pokud vytvoříte podrobnou odpověď na otázku někoho jen proto, abyste odmítli jeho prosbu, mohou se stát dvě věci.

Za prvé, mohou si myslet, že lžete kvůli tomu, jak podrobná je vaše odpověď.

Za druhé, najdou způsob, jak vás přemluvit, aby jste řekli ano, tím, že najdou skulinu ve vaší odpovědi.

Místo toho, abyste napsali celý dopis o odmítnutí přijetí, udělejte to rychle a bez bolesti. Bude to čestnější a je menší šance, že se později stane argument.

Místo toho, abyste řekli: “Omlouvám se, ale nemohu vás zítra vozit na nádraží, protože má dcera má plavecké lekce a pokud je vynechá, její šance na státní mistrovství jsou v ohrožení.”

Jednoduše řekněte:

Omlouvám se, ale nemohu vám pomoci, zítra mám něco naplánováno.

Použijte skutečné slovo

Někdy může přílišné zdobení způsobit více škody než užitku. Místo toho, abyste hledali způsoby, jak zmírnit ránu, pokračujte a použijte skutečné slovo s osobou, která s vámi mluví.

Ne, obávám se, že to pro vás nemohu udělat.

NEBO

To není v tuto chvíli možné.

NEBO

Raději bych se do takové situace nepouštěl.

Tímto způsobem si posluchač nebude mít pochybnosti o tom, že vaše odpověď je negativní. Toto je nejjednodušší řešení ze všech, ale zároveň nejrizikovější, protože se můžete jevit jako přímý nebo příliš direktivní.

Řekněte NE dvakrát, pokud musíte

Někdy budou lidé trvat na tom, aby pokračovali poté, co vás poprvé odmítli. Mohou si myslet, že je možné změnit váš názor nebo že po dostatečném přesvědčování se můžete poddát. Jednoduše (a slušně) znovu potvrďte svou negativní odpověď.

Jak jsem řekl, obávám se, že vám v tuto chvíli nemohu pomoci.

NEBO

Jak jsem již zmínil, neposkytujeme slevy seniorům.

Pošlete je k někomu jinému

Jedna situace, kdy lidé nemají problém slyšet ne, je, když je pošlete k někomu jinému, kdo by mohl být více nápomocný. Tímto způsobem si to nebudou myslet jako odmítnutí, spíše jako pomoc při získání toho, co opravdu potřebují. Samozřejmě se nejdříve ujistěte, že osoba, kterou jim posíláte, může daný úkol skutečně provést.

V tuto chvíli vám nemohu pomoci, protože nejsem odborník na daně, ale Susan z účetnictví vám může pomoci.

NEBO

Ačkoli nemohu tento problém vyřešit okamžitě, mohu vás spojit s někým ze zákaznického servisu, který vám pomůže.

Zrcadlete jejich žádost

Pokud jde o empatii, jednou z nejlepších taktik, jak se vyhnout negativní odpovědi, je zaujmout stejné postavení jako oni. Pokud se jedná o obtížnou situaci (nebo osobu), se kterou se zabýváte, to může pomoci, aby vaše odpověď vypadala ne tak negativně. Stejně jako v předchozím scénáři, začínáte hezky, než odmítáte.

Máte pravdu, trvalo nám příliš dlouho, než jsme zpracovali vaši žádost. Nemohu vám však v tuto chvíli pomoci.

NEBO

Je pravda, že jsme pro váš případ neudělali dost. Myslím si však, že vám s vaší žádostí opravdu nemůžeme pomoci.

Nabídněte alternativu

Jistě, dostanete-li jako odpověď ne, nebude se to osobě na druhé straně líbit. Pokud jí však dáte alternativu, která se zdá být stejně dobrá, budou si odmítnutí pravděpodobně mnohem lépe brát.

Obávám se, že vám nemohu dát slevu na prémiový plán, ale mohu vám dát další měsíc bezplatné zkušební verze.

To není vždy možné, protože někdy neexistuje žádná alternativní možnost. Také mějte na paměti, že nabídnutí alternativy může otevřít více zbytečné diskuse.

Vraťte se k nim

Často je žádost někoho jednoduše nemožné splnit okamžitě. Možná nevíte, zda je to možné, potřebujete autorizaci od jiné osoby nebo by to mohlo být něco úplně jiného. V těchto situacích řekněte osobě, že to zkontrolujete a vrátíte se k ní později. Samozřejmě se ujistěte, že se k nim skutečně vrátíte.

V tuto chvíli vám nemohu říci, kde je vaše zásilka, ale to zkontroluju a dám vám vědět zítra, pokud vám to vyhovuje.

NEBO

Ačkoli vám v tuto chvíli nemohu pomoci, můžete se vrátit zítra a podívat se, zda máme ještě nějaké z těch bot na skladě.

Příklad ze života: Jak se slušně odmítnout pozvání?

Podívejme se na konkrétní příklad. Jak se slušně odmítnout pozvání na svatbu? Pokud se nemůžete zúčastnit svatby nebo se možná nechcete na svatbu jít, zjištění, jak se slušně odmítnout pozvání na svatbu, může být často obtížné.

Příklady, jak se slušně odmítnout pozvání na svatbu:

Děkuji vám velmi za pozvání. Bohužel se nemohu zúčastnit. Gratulujeme vám oběma. Hezký den!

NEBO

Omlouvám se, ale nemohu se zúčastnit osobně. Rád bych oslavoval s vámi oběma, až se nám naskytne příležitost. Každopádně vám oběma gratuluji!

Závěr

Říci ne nebo se slušně odmítnout je jedna z nejtěžších věcí, kterou lze dělat, bez ohledu na situaci, osobu nebo jazyk. Tyto tipy vám pomohou říci NE snadněji a vyhnout se nepříjemným situacím s osobou na druhé straně. Pokud byste se chtěli dozvědět více, podívejte se na náš článek o komunikaci se zákazníky, kde najdete další znalosti.

Objevte sami

Znalost je síla, ale pouze když ji uvedete do praxe. Vyzkoušejte vše v naší akademii přímo v LiveAgent.

|

|