Šablony e-mailů pro následné hovory

Následný e-mail po hovoru je důležitou součástí zákaznického servisu, prodeje a náboru. Může pomoci upevnit vztah mezi vámi a druhou stranou. Může také pomoci vyřešit případné nevyřešené problémy, které se mohly během hovoru objevit.

Pomocí těchto šablon vám ukážeme, jak strukturovat následný e-mail po hovoru. Poskytneme vám také několik tipů, jak zajistit, aby váš následný e-mail zanechal pozitivní dojem.

Odeslání následného e-mailu také pomáhá navázat spojení, které jste s danou osobou navázali. Umožňuje jim, aby se na vás obrátili, pokud budou potřebovat další informace, připomíná jim vaši konverzaci a udržuje vás v popředí jejich zájmu.

Název profesionálního následného e-mailu se bude lišit v závislosti na kontextu hovoru. Následující obecné tipy vám však mohou pomoci vymyslet účinný název:

• Pokud jste volali nebo nabízeli produkt či službu, použijte v názvu e-mailu název společnosti nebo produktu. Tím příjemci oživíte paměť a připomenete mu, kdo jste.
• Pokud jste vedli pracovní pohovor, použijte jako název e-mailu ”Navazujeme na pohovor / Následný e-mail po pohovoru”.
• Pokud jste měli schůzku s klientem po telefonu, použijte jako název e-mailu “následná telefonická schůzka”.
• Pokud jste mluvili s potenciálním spolupracovníkem, použijte jako název e-mailu “pokračování po schůzce / následný e-mail po meetingu”.

Ať už je to jakkoli, název by měl přímo vystihovat, čeho se e-mail týká.

Šablony předmětů e-mailů pro následné volání

Řádky předmětu jsou důležité, protože pomáhají udávat tón e-mailu. Příjemci také dávají náhled na to, čeho se zpráva týká.

Jak napsat následný e-mail po hovoru

Vzhledem k tomu, že po konkrétním hovoru budete navazovat další kroky, musíte na něj vždy konkrétně odkázat. I když hovor trval jen minutu, zmiňte, čeho se týkal. Příjemce tak bude vědět, že e-mail je reakcí na váš předchozí rozhovor.

Vaše úvodní slovo by mělo být zdvořilé a stručné a mělo by obsahovat poděkování za čas, který vám dotyčná osoba věnovala. Můžete se také zmínit o tom, jak se vám rozhovor s dotyčnou osobou líbil, a vyjádřit přání si s ní brzy znovu promluvit.

V těle e-mailu by měly být rozvedeny body, které zazněly během hovoru. Pokud existují nějaké nevyřešené otázky, je čas se jimi zabývat. Můžete také nabídnout, že poskytnete další informace nebo podniknete další kroky, abyste posunuli profesní vztah kupředu. Pokud máte nějaké další soubory, které chcete přiložit, učiňte tak zde.

Váš e-mail by měl být stručný a výstižný. Snažte se, aby jeho délka nepřesáhla tři odstavce, a ujistěte se, že každý odstavec je zaměřen na jeden bod.

Váš e-mail by měl vždy končit zdvořilou žádostí o odpověď. Můžete také čtenáři připomenout svou nadcházející dostupnost pro případ, že by se s vámi chtěl spojit. Poskytněte jim několik možností kontaktu, aby si mohli vybrat tu, která jim nejvíce vyhovuje.

Co uvést v následném e-mailu po hovoru

[Název] příklady a šablona e-mailu

Děkujeme za Váš čas

Následná telefonická schůzka

Následný hovor [datum]

O našem hovoru z minulého týdne

Následný hovor – [datum]

Jen jsme chtěli navázat

Po našem hovoru

Další kroky v rychlosti

Krátké pokračování po našem hovoru

Dotaz k našemu hovoru

Děkujeme za hovor

Objasnění po našem hovoru

Už je to chvilka..

Chceme zkontrolovat, že je u vás vše v pořádku

Po našem telefonickém hovoru

Následný e-mail po hovoru – osvědčené postupy

Vytvoření následného e-mailu po hovoru nemusí být obtížné, pokud dodržujete správné postupy. Zde je několik tipů, které vám pomohou:

• Poděkujte osobě za její čas a zopakujte, že se vám s ní dobře mluvilo.
• Zrekapitulujte hlavní body rozhovoru a všechny dohodnuté kroky. Nyní mohou být zcela zřejmé, ale vždy existuje možnost, že se na něco později zapomene.
• Kontrola termínů a dalších kroků. Pokud projekt něco zdržuje, je to nejlepší místo, kde se o tom zmínit.
• Na závěr zdvořile požádejte o zpětnou vazbu. Znovu příjemci poděkujte a sdělte mu, že se těšíte, až se brzy ozve.
• Nebuďte příliš dotěrní a dejte druhé osobě dostatek času, aby se vám ozvala. V některých případech může být lepší navázat další kontakt později.
• Nepodceňujte sílu zdvořilosti. I když se možná nemůžete dočkat, až přejdete k dalšímu úkolu, přesto vždy pošlete zdvořilý následný e-mail.
• Pokud byly sdíleny nějaké informace nebo dokumenty, nezapomeňte v e-mailu uvést odkaz nebo přílohu pro snadné vyhledání. Nezáleží na tom, zda jste je sdíleli již dříve nebo ne, chcete, aby druhá osoba vše snadno našla.
• Před odesláním e-mailu vždy proveďte jeho korekturu. Ve spěchu můžete snadno přehlédnout překlepy, které mohou působit neprofesionálně. Překontrolujte také gramatické chyby – není nic horšího než následný e-mail s chybami.
• Dejte příjemci na výběr, jakým způsobem se s vámi spojí. I když vaše poslední interakce proběhla prostřednictvím hovoru, neznamená to, že veškerá budoucí komunikace musí být také taková. Někdy lidé dávají přednost komunikaci prostřednictvím e-mailu a není na tom nic špatného. Dejte jim najevo, co vám vyhovuje, a zeptejte se, jakým způsobem by chtěli v konverzaci pokračovat.
• Zeptejte se na všechny otázky, které vás v souvislosti s rozhovorem ještě napadají. Druhá osoba tak bude mít další příležitost objasnit vše, co jí mohlo uniknout, a zároveň ukážete, že jste dávali pozor.
• Nezapomeňte druhé osobě poděkovat za její čas a sdělit jí, že se těšíte, až se brzy ozve. I když je snadné to přehnat, trocha vděčnosti může mít velký význam.

Shrnutí

Po telefonickém hovoru je vždy dobré navázat další kontakt, a to bez ohledu na to, jak rozhovor probíhal. Zasláním efektivního následného e-mailu se můžete ujistit, že jsou všechny podrobnosti jasné a že jsou všichni na stejné vlně.