• Šablony
  • Šablony e-mailů pro následné hovory

Šablony e-mailů pro následné hovory

Následný e-mail po hovoru je důležitou součástí zákaznického servisu, prodeje a náboru. Může pomoci upevnit vztah mezi vámi a druhou stranou. Může také pomoci vyřešit případné nevyřešené problémy, které se mohly během hovoru objevit.

Pomocí těchto šablon vám ukážeme, jak strukturovat následný e-mail po hovoru. Poskytneme vám také několik tipů, jak zajistit, aby váš následný e-mail zanechal pozitivní dojem.

Následný e-mail – proč je tak důležitý?

V profesionální korespondenci je vždy důležité po telefonátu navázat rychlým e-mailem. Slouží k potvrzení toho, co bylo projednáno, a zahrnuje případné další otázky nebo možné další kroky. V dnešní době digitálního vědomí je navíc někdy jednodušší odpovědět na e-mail než na telefonát.

Odeslání následného e-mailu také pomáhá navázat spojení, které jste s danou osobou navázali. Umožňuje jim, aby se na vás obrátili, pokud budou potřebovat další informace, připomíná jim vaši konverzaci a udržuje vás v popředí jejich zájmu.

Následný e-mail – proč je tak důležitý?  - App - Uploads - 2020 - 03 - An Email Sent From The Same Ticket Follow Up Sent 1.jpg
Sledování e-mailů v aplikaci LiveAgent

Název profesionálního následného e-mailu se bude lišit v závislosti na kontextu hovoru. Následující obecné tipy vám však mohou pomoci vymyslet účinný název:

  • Pokud jste volali nebo nabízeli produkt či službu, použijte v názvu e-mailu název společnosti nebo produktu. Tím příjemci oživíte paměť a připomenete mu, kdo jste.
  • Pokud jste vedli pracovní pohovor, použijte jako název e-mailu ”Navazujeme na pohovor / Následný e-mail po pohovoru”.
  • Pokud jste měli schůzku s klientem po telefonu, použijte jako název e-mailu “následná telefonická schůzka”.
  • Pokud jste mluvili s potenciálním spolupracovníkem, použijte jako název e-mailu “pokračování po schůzce / následný e-mail po meetingu”.

Ať už je to jakkoli, název by měl přímo vystihovat, čeho se e-mail týká.

Šablony předmětů e-mailů pro následné volání

  • [Vaše společnost] – následné kroky po hovoru
  • [Váš produkt] – následné kroky po hovoru
  • Následná opatření po pohovoru
  • Následovné kroky po hovoru
  • Děkujeme za Váš čas
  • Děkujeme za hovor
  • Náš hovor – o čem jsme diskutovali
  • [Datum] Schůzka – následná opatření
  • [Vaše společnost] – následná schůzka
  • Následné kroky po schůzce [Datum]

Řádky předmětu jsou důležité, protože pomáhají udávat tón e-mailu. Příjemci také dávají náhled na to, čeho se zpráva týká.

Jak napsat následný e-mail po hovoru

Vzhledem k tomu, že po konkrétním hovoru budete navazovat další kroky, musíte na něj vždy konkrétně odkázat. I když hovor trval jen minutu, zmiňte, čeho se týkal. Příjemce tak bude vědět, že e-mail je reakcí na váš předchozí rozhovor.

Vaše úvodní slovo by mělo být zdvořilé a stručné a mělo by obsahovat poděkování za čas, který vám dotyčná osoba věnovala. Můžete se také zmínit o tom, jak se vám rozhovor s dotyčnou osobou líbil, a vyjádřit přání si s ní brzy znovu promluvit.

Šablona pro následnou kontrolu po hovoru

V těle e-mailu by měly být rozvedeny body, které zazněly během hovoru. Pokud existují nějaké nevyřešené otázky, je čas se jimi zabývat. Můžete také nabídnout, že poskytnete další informace nebo podniknete další kroky, abyste posunuli profesní vztah kupředu. Pokud máte nějaké další soubory, které chcete přiložit, učiňte tak zde.

Váš e-mail by měl být stručný a výstižný. Snažte se, aby jeho délka nepřesáhla tři odstavce, a ujistěte se, že každý odstavec je zaměřen na jeden bod.

Váš e-mail by měl vždy končit zdvořilou žádostí o odpověď. Můžete také čtenáři připomenout svou nadcházející dostupnost pro případ, že by se s vámi chtěl spojit. Poskytněte jim několik možností kontaktu, aby si mohli vybrat tu, která jim nejvíce vyhovuje.

Co uvést v následném e-mailu po hovoru

  • chytlavý název / titulek
  • úvodní odstavec s poděkováním za věnovaný čas
  • tělo e-mailu rozšiřující informace o bodech vznesených během hovoru
  • závěrečný odstavec s žádostí o odpověď
  • kontaktní údaje pro účely následné kontroly
  • přílohy, pokud jsou vyžadovány
Naučte se psát nejlepší šablony pro následné kroky po hovoru

[Název] příklady a šablona e-mailu

Děkujeme za Váš čas

Hi [Name],

Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about [topic]. I enjoyed the conversation and learned a lot.
I wanted to follow up with you about [items discussed], as well as to see if there’s anything else I can do to help move the process forward.

Please let me know if you need any additional information, and thank you again for your time.

Best,
[Your name]

Následná telefonická schůzka

Hello [Name],

Thanks for taking the time to speak with me on the phone yesterday. I wanted to follow up with some of the things we discussed.
I’ve attached a document with more information about [topic].

Please let me know if you have any questions.

I’m looking forward to hearing from you soon.

Best,
[Your name]

P.S. I’ve also included my availability for the next few weeks in case you want to get in touch.

Následný hovor [datum]


Good morning [Name],

I’d like to thank you for our call last [day]. I found it very productive and learned a lot.
I wanted to follow up with some of the things we discussed and ask if you have any additional questions.
I have also included my availability for the next few weeks in case you want to get in touch. Please let me know if there is anything else I can do meanwhile.

Thank you, and I look forward to hearing from you soon.

Best regards,
[Your name]

O našem hovoru z minulého týdne


Hi [Name],

Once again, thanks for taking the time to speak with me last week. It was great to chat and I feel that we made some good progress.
I wanted to follow up with a few points that we raised during the call. Please let me know if you have any questions or need any additional information.

I’m looking forward to hearing from you soon.

Best,
[Your name]

Následný hovor – [datum]


Hello [Name],

I hope you had a good weekend.

I wanted to follow up on our call from last week. I feel that we could collaborate and I wanted to make sure that I have all of your contact information so that we can stay in touch.

Please let me know if you have any questions or would like to discuss anything further.

I look forward to hearing from you soon.

Best,
[Your name]

Jen jsme chtěli navázat


Hi [Name],

Just wanted to make sure that I followed up with you after our call on [date].

Hope you’re doing well.

Please let me know if there’s anything else you would like to discuss or if you need any additional information from me.

Thanks,
[Your name]

Po našem hovoru


Hey [name],

Great catching up with you today. Here’s a quick summary of what we talked about for your records:

[Summary of discussion]
[Action items, if any]

Thanks again for taking the time to speak with me. I’ll follow up with you next week to see how we’re doing on those points.

Best,
[Your name]

Další kroky v rychlosti


Good morning [Name],

Thank you for taking the time to speak with me today. I appreciate the information you shared and look forward to putting it into action.
If there is anything else I can do for you, please don’t hesitate to let me know.

Best,
[Your name]

Krátké pokračování po našem hovoru


Hi [Name],

Great talking with you today about [Topic]. I just wanted to follow up and make sure that you received the information I sent over. If there’s anything else you need, please don’t hesitate to let me know. Thanks again for your time today.

[Your name]

Dotaz k našemu hovoru


Hey there,

Thanks for taking the time to speak with me on the phone yesterday, I appreciate it. As we discussed, I think there’s a lot of potential for us to work together and I’m confident I can provide value to help you achieve your goals.

To recap what we talked about, I think it makes sense for me to take on X, Y, and Z. If you’re cool with that, then I’ll get started right away. If not, no worries at all – just let me know what you had in mind.

Either way, thanks again for speaking with me. I look forward to hearing from you soon,

[Your name]

Děkujeme za hovor


Hey [Name],

Thanks so much for taking the time to speak with me yesterday, I appreciate it. Just wanted to shoot over a quick email follow-up with some of the notes from our conversation.

First off, I think it would be really helpful to [action]. It would also be great if we could touch base on [topic]. Lastly, I’m curious about your thoughts on [issue].

Thanks again for taking the time to chat yesterday. Let me know if there’s anything else I can do.

Best,
[Your name]

Objasnění po našem hovoru


Hi [name],

Great talking to you today. I just wanted to make sure I had all of your contact information correct. Here it is again:

[phone number]
[email address]

Do you have any questions for me before we wrap up?
Thanks again, and I’ll touch base with you soon.

Best,
[your name]

Už je to chvilka..


Hello [name],

I hope you’re doing well. I wanted to reach out and see if you were interested in catching up for lunch. I haven’t heard back from you for a while and wanted to know whether or not we might still be able to talk about our collaboration.

If you’re not interested, no problem at all. Just let me know.

Hope to hear from you soon,

[Your name]

P.S. My contact information is still the same: [phone number] and [email address]. Feel free to reach out if you need anything.

Chceme zkontrolovat, že je u vás vše v pořádku


Hi [Name],

Great talking to you today. Thank you for taking the time to chat. Here are the details of our conversation for your reference.

[Summary of what was discussed]

I look forward to hearing from you soon.

Best,
[Your Name]

Po našem telefonickém hovoru


Hello [name],

I just wanted to follow up with you about the conversation we had on the phone. Here are some of my thoughts:

[Summary of what was discussed]
[Action items, if any]

Thanks for taking the time to speak with me today. I’ll be in touch soon,
[Your name]

Šablony ticketingu

Následný e-mail po hovoru – osvědčené postupy

Vytvoření následného e-mailu po hovoru nemusí být obtížné, pokud dodržujete správné postupy. Zde je několik tipů, které vám pomohou:

  • Poděkujte osobě za její čas a zopakujte, že se vám s ní dobře mluvilo.
  • Zrekapitulujte hlavní body rozhovoru a všechny dohodnuté kroky. Nyní mohou být zcela zřejmé, ale vždy existuje možnost, že se na něco později zapomene.
  • Kontrola termínů a dalších kroků. Pokud projekt něco zdržuje, je to nejlepší místo, kde se o tom zmínit.
  • Na závěr zdvořile požádejte o zpětnou vazbu. Znovu příjemci poděkujte a sdělte mu, že se těšíte, až se brzy ozve.
  • Nebuďte příliš dotěrní a dejte druhé osobě dostatek času, aby se vám ozvala. V některých případech může být lepší navázat další kontakt později.
  • Nepodceňujte sílu zdvořilosti. I když se možná nemůžete dočkat, až přejdete k dalšímu úkolu, přesto vždy pošlete zdvořilý následný e-mail.
  • Pokud byly sdíleny nějaké informace nebo dokumenty, nezapomeňte v e-mailu uvést odkaz nebo přílohu pro snadné vyhledání. Nezáleží na tom, zda jste je sdíleli již dříve nebo ne, chcete, aby druhá osoba vše snadno našla.
  • Před odesláním e-mailu vždy proveďte jeho korekturu. Ve spěchu můžete snadno přehlédnout překlepy, které mohou působit neprofesionálně. Překontrolujte také gramatické chyby – není nic horšího než následný e-mail s chybami.
  • Dejte příjemci na výběr, jakým způsobem se s vámi spojí. I když vaše poslední interakce proběhla prostřednictvím hovoru, neznamená to, že veškerá budoucí komunikace musí být také taková. Někdy lidé dávají přednost komunikaci prostřednictvím e-mailu a není na tom nic špatného. Dejte jim najevo, co vám vyhovuje, a zeptejte se, jakým způsobem by chtěli v konverzaci pokračovat.
  • Zeptejte se na všechny otázky, které vás v souvislosti s rozhovorem ještě napadají. Druhá osoba tak bude mít další příležitost objasnit vše, co jí mohlo uniknout, a zároveň ukážete, že jste dávali pozor.
  • Nezapomeňte druhé osobě poděkovat za její čas a sdělit jí, že se těšíte, až se brzy ozve. I když je snadné to přehnat, trocha vděčnosti může mít velký význam.

Shrnutí

Po telefonickém hovoru je vždy dobré navázat další kontakt, a to bez ohledu na to, jak rozhovor probíhal. Zasláním efektivního následného e-mailu se můžete ujistit, že jsou všechny podrobnosti jasné a že jsou všichni na stejné vlně.

Ready to put our call follow-up email templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

FAQ

What is the best way to follow up after a call with a potential customer?

Send your potential clients or partners an email thanking them for their time and letting them know that you look forward to hearing from them soon. You could also send them a link to an article or blog post that you think might be of interest to them. If you have their contact information, you could also reach out to them on social media. Whatever method you choose, be sure the message has a personal touch and indicates that you care about what the recipient has to say.

What should I include in my follow-up email?

Recap the main points of the conversation and highlight anything that was agreed upon. If any information or documents were shared, include a link or attachment in the email for easy reference regardless of whether or not you have sent them before. Make everything easy for the other person to find. Don't forget that a simple 'thank you' can go a long way.

Is it okay to follow up more than once?

It's always a good idea to follow up, but you don't want to overdo it. If you haven't heard back from the other person after a reasonable amount of time, you can try following up again. Just make sure that your emails aren't becoming a nuisance to them and that you're not crossing any boundaries.

What should I do if the other person doesn't respond?

If the other person doesn't respond to your follow-up email, it's best to reach out to them in another way. Try calling them or sending them a message on social media. If they still don't get back to you, it might be time to move on.

How can I make my follow-up email stand out and be noticed by the recipient?

There's no surefire way to get someone to notice your follow-up email, but there are a few things you can do to help increase the chances. First, write a subject line that is catchy and relevant to the email recipient to pique their curiosity. Second, keep the email short; nobody wants to read a novel in their inbox. Get straight to the point, clearly state why you're emailing, and include any relevant information or attachments. Finally, express genuine interest in hearing back from the person - let them know that you value their time and opinions.

Are there any other tips or advice that you can offer when it comes to following up after a call?

Yes - make sure that you're always prepared for a follow-up call and have a list of questions or topics that you want to cover. This will help make the conversation more efficient and minimize the chances of you forgetting anything important. In addition, try to stay organized and keep track of any relevant information or documents that were shared during the call. This will make it easy to follow up afterward.

Zpět na šablony Vytvořit bezplatný účet

Naše stránky využívají cookies. Pokračováním souhlasíte s využitím cookies, jak je podrobně popsáno v Bezpečnostní zásady a soubory cookies.