• Šablony
  • Šablony zákaznického servisu

Šablony zákaznického servisu

E-mail stále zůstává jedním z hlavních kanálů zákaznického servisu pro velké množství spotřebitelů. Ne každý podnik však vynakládá velké úsilí na poskytování rychlých a profesionálních odpovědí – některé podniky dokonce neodpovídají vůbec. Průzkum společnosti SuperOffice zjistil, že 62 % společností neodpovídá na e-maily zákaznického servisu, 90 % neinformuje zákazníka o tom, že e-mail obdrželo, a 97 % nesleduje, zda jsou zákazníci s odpovědí spokojeni.

I když je téměř nemožné ručně vytvářet každý e-mail potenciálním nebo stávajícím zákazníkům, používání šablon pro zákaznický servis, které pokrývají různé scénáře, může být pro týmy zákaznického servisu velkou pomocí, zejména pro ty, které se musí vypořádat s velkým množstvím e-mailů. Díky šablonám jako výchozímu bloku mohou vaši agenti pomoci více zákazníkům za kratší dobu a v menším stresu a zajistit, že budou poskytovat konzistentní služby.

Šablony zákaznického servisu
Příklad e-mailového ticketingu v LiveAgent

Výhody používání šablon e-mailů zákaznického servisu

  • Ušetřete čas a zvyšte efektivitu agentů. Používání šablon zákaznických služeb při odpovídání zákazníkům ušetří vašemu týmu podpory vytváření individuálních odpovědí, optimalizuje jejich čas a zvyšuje efektivitu.

  • Snížení počtu lidských chyb. Díky připraveným, vyzkoušeným a otestovaným šablonám e-mailových odpovědí zákaznického servisu můžete eliminovat lidské chyby a odstranit riziko odeslání nesprávných zpráv, které by mohly zákazníky frustrovat.

  • Udržujte konzistentní firemní sdělení. Šablony e-mailů zákaznického servisu zajistí, že všichni členové vašeho týmu podpory budou mít stejný názor a hlas vaší značky zůstane přítomný v každé interakci se zákazníkem.

Běžné e-mailové šablony pro zákaznický servis

Vytvoření vlastní knihovny vzorových e-mailových šablon pro zákaznický servis může být náročné a časově náročné. Zde je několik osvědčených e-mailových šablon založených na 10 různých scénářích, které může váš tým podpory použít a přizpůsobit podle potřeby při komunikaci se zákazníky a potenciálními zákazníky.

Šablona e-mailu s automatickou odpovědí


Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Kontrola pomocí e-mailové šablony zákazníka


Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]

Šablona děkovného e-mailu


Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailu s odpovědí pro naštvané zákazníky


Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailové odpovědi pro spokojené zákazníky


Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailové odpovědi na stížnost zákazníka


[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailu s opožděnou odpovědí


Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].

Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Šablona následného e-mailu


Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailové upomínky pro obnovení


Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Šablona e-mailu o vrácení peněz


Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Často kladené otázky

Jak můžete zlepšit služby zákazníkům ve vaší společnosti?

Odvětví služeb zákazníkům je jedním z nejrychleji rostoucích na světě. S pomocí softwaru pro zákaznický servis budete moci sledovat více než jednu konverzaci najednou a zvládnete toho za den více.

Jak napsat profesionální e-mail o službách zákazníkům?

Když reagujete na stížnost zákazníka, nezapomeňte se věnovat danému problému a používat jeho jméno. Abyste reagovali správně, měli byste také používat profesionální tón a zároveň být přátelští a zdvořilí.

Proč byste se měli zaměřit na dobrý zákaznický servis?

Dobrý zákaznický servis je důležitou součástí úspěšného podnikání. Může zlepšit pověst vaší společnosti a pomoci vám udržet si zákazníky.

Ready to put your customer service templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Otázka”, “name”: “Jak můžete zlepšit služby zákazníkům ve vaší společnosti?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Odvětví služeb zákazníkům je jedním z nejrychleji rostoucích na světě. S pomocí softwaru pro zákaznický servis budete moci sledovat více než jednu konverzaci najednou a za den toho stihnete více.” } }, { “@type”: “Otázka”, “name”: “Jak napsat profesionální e-mail o službách zákazníkům?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Když reagujete na stížnost zákazníka, nezapomeňte se věnovat danému problému a používat jeho jméno. Abyste reagovali správně, měli byste také používat profesionální tón a zároveň být přátelští a zdvořilí. ” } }, { “@type”: “Otázka”, “name”: “Proč byste se měli zaměřit na dobrý zákaznický servis?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odpověď”, “text”: “Dobrý zákaznický servis je důležitou součástí úspěšného podnikání. Může zlepšit pověst vaší společnosti a pomoci vám udržet si zákazníky.” } }] }
Zpět na šablony Vytvořit bezplatný účet

Naše stránky využívají cookies. Pokračováním souhlasíte s využitím cookies, jak je podrobně popsáno v Bezpečnostní zásady a soubory cookies.