E-mail pro následný kontakt po hovoru – proč je to tak důležité?
V profesionální korespondenci je vždy důležité poslat krátký následný e-mail po telefonním hovoru. Slouží jako způsob, jak potvrdit, co bylo projednáno, a pokrývá všechny další otázky nebo potenciální další kroky. Navíc v dnešní době digitálního vědomí je někdy e-mail jednoduše snazší na odpověď než telefonní hovor.
Poslání následného e-mailu také pomáhá upevnit spojení, které jste s osobou navázali. Umožňuje jim se vám vrátit, pokud potřebují více informací, připomíná jim váš rozhovor a udržuje vás v popředí jejich mysli.
Řádky předmětu e-mailu pro následný kontakt po hovoru
Název profesionálního následného e-mailu se bude lišit v závislosti na kontextu hovoru. Následující obecné tipy vám však mohou pomoci přijít s efektivním názvem:
- Pokud jste dělali studené volání nebo nabízeli produkt nebo službu, použijte název vaší společnosti nebo produktu v názvu vašeho e-mailu. To vzbudí paměť příjemce a připomene mu, kdo jste.
- Pokud jste vedly pohovor o zaměstnání, použijte jako název e-mailu ’následný kontakt po pohovoru'.
- Pokud jste měli telefonní schůzku s klientem, použijte jako název e-mailu ’následný kontakt po telefonní schůzce'.
- Pokud jste mluvili s potenciálním spolupracovníkem, použijte jako název e-mailu ’následný kontakt po schůzce'.
V každém případě by váš název měl být přímo k věci, o čem e-mail pojednává.
Příklady řádků předmětu:
- [Vaše společnost] – následný kontakt po hovoru
- [Váš produkt] – následný kontakt po hovoru
- Následný kontakt po pohovoru
- Následný kontakt po hovoru
- Děkuji za váš čas
- Děkuji za hovor
- Náš hovor – zde je to, co jsme probrali
- [Datum] Schůzka – následný kontakt
- [Vaše společnost] – následný kontakt po schůzce
- Následný kontakt po schůzce [Datum]
Řádky předmětu jsou důležité, protože pomáhají nastavit tón vašeho e-mailu. Také dávají příjemci náhled na to, o čem zpráva pojednává.
Jak napsat následný e-mail po hovoru
Protože budete posílat následný e-mail po konkrétním hovoru, vždy se na něj musíte konkrétně odkazovat. I když hovor trval jen minutu, zmíňte, o čem rozhovor byl. Tímto způsobem bude příjemce vědět, že e-mail je odpovědí na váš předchozí rozhovor.
Váš úvod by měl být zdvořilý a stručný, poděkování osobě za její čas. Můžete také zmínit, jak moc jste si užili rozhovoru s ní a vyjádřit svou touhu brzy si s ní znovu promluvit.
Tělo vašeho e-mailu by mělo rozvinout body, které byly během vašeho hovoru vzneseny. Pokud existují nějaké nevyřešené problémy, je to čas na jejich řešení. Můžete také nabídnout poskytnutí více informací nebo provedení dalších kroků k posílení profesionálního vztahu. Pokud máte nějaké další soubory k připojení, udělejte to zde.
Váš e-mail by měl být stručný a přímý. Snažte se ho udržet pod tři odstavce a ujistěte se, že každý odstavec se zaměřuje na jeden bod.
Váš e-mail by měl vždy končit zdvořilou žádostí o odpověď. Můžete také připomenout čtenáři vaši nadcházející dostupnost v případě, že se chce s vámi spojit. Dejte jim několik možností kontaktu, aby si mohli vybrat tu, která je pro ně nejpohodlnější.
Co zahrnout do následného e-mailu po hovoru
- Chytlavý název
- Úvodní odstavec poděkování osobě za její čas
- Tělo e-mailu rozšiřující body vznesené v hovoru
- Závěrečný odstavec žádající o odpověď
- Kontaktní informace pro účely následného kontaktu
- Přílohy, pokud jsou vyžadovány
Odebírejte náš newsletter
Nejnovější tipy a nabídky přímo do vaší schránky.
Příklady šablon e-mailů pro následný kontakt po hovoru
Děkuji za váš čas
Ahoj [Jméno],
Děkuji vám za to, že jste si včera našel/a čas, abychom si promluvili o [tématu]. Užil/a jsem si rozhovor a hodně jsem se naučil/a.
Chtěl/a jsem se vám vrátit k [diskutovaným položkám] a také se podívat, zda je něco dalšího, co bych mohl/a udělat, abychom posunuli proces vpřed.
Prosím, dejte mi vědět, pokud potřebujete nějaké další informace, a ještě jednou vám děkuji za váš čas.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Následný kontakt po telefonní schůzce
Ahoj [Jméno],
Děkuji vám za to, že jste si včera našel/a čas, abychom si promluvili po telefonu. Chtěl/a jsem se vám vrátit k některým věcem, které jsme probrali.
Připojil/a jsem dokument s více informacemi o [tématu]. Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky.
Těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [Vaše jméno]
P.S. Zahrnul/a jsem také svou dostupnost na příštích několik týdnů v případě, že se chcete spojit.
Následný kontakt po hovoru [Datum]
Dobré ráno [Jméno],
Rád/a bych vám poděkoval/a za náš hovor minulý [den]. Považoval/a jsem ho za velmi produktivní a hodně jsem se naučil/a.
Chtěl/a jsem se vám vrátit k některým věcem, které jsme probrali, a zeptat se, zda máte nějaké další otázky.
Zahrnul/a jsem také svou dostupnost na příštích několik týdnů v případě, že se chcete spojit. Prosím, dejte mi vědět, pokud je něco dalšího, co bych mohl/a mezitím udělat.
Děkuji a těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [Vaše jméno]
O našem hovoru minulý týden
Ahoj [Jméno],
Ještě jednou vám děkuji za to, že jste si minulý týden našel/a čas, abychom si promluvili. Bylo skvělé si popovídat a cítím, že jsme udělali dobrý pokrok.
Chtěl/a jsem se vám vrátit k několika bodům, které jsme během hovoru vznesli. Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky nebo potřebujete nějaké další informace.
Těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Následný kontakt po hovoru – [Datum]
Ahoj [Jméno],
Doufám, že jste měl/a dobrý víkend.
Chtěl/a jsem se vám vrátit k našemu hovoru z minulého týdne. Cítím, že bychom mohli spolupracovat a chtěl/a jsem se ujistit, že mám všechny vaše kontaktní informace, abychom mohli zůstat v kontaktu.
Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky nebo byste chtěl/a diskutovat o něčem dalším.
Těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Jen jsem chtěl/a poslat následný e-mail
Ahoj [Jméno],
Jen jsem chtěl/a se ujistit, že jsem vám poslal/a následný e-mail po našem hovoru na [datum].
Doufám, že se vám daří.
Prosím, dejte mi vědět, pokud je něco dalšího, o čem byste chtěl/a diskutovat, nebo pokud potřebujete nějaké další informace ode mě.
Děkuji, [Vaše jméno]
Po našem hovoru
Ahoj [jméno],
Bylo skvělé si s vámi dnes popovídat. Zde je rychlý přehled toho, o čem jsme si povídali, pro vaši evidenci:
[Shrnutí diskuse]
[Akční položky, pokud existují]
Děkuji vám ještě jednou za to, že jste si našel/a čas, abychom si promluvili. Příští týden se vám vrátím, abych se podíval/a, jak si vedeme s těmito body.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Rychlý následný kontakt
Dobré ráno [Jméno],
Děkuji vám za to, že jste si dnes našel/a čas, abychom si promluvili. Oceňuji informace, které jste sdílel/a, a těším se na jejich uvedení do praxe.
Pokud je něco dalšího, co bych pro vás mohl/a udělat, prosím, neváhejte mi to dát vědět.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Krátký následný kontakt po našem hovoru
Ahoj [Jméno],
Bylo skvělé si s vámi dnes popovídat o [Tématu]. Jen jsem chtěl/a poslat následný e-mail a ujistit se, že jste obdržel/a informace, které jsem vám poslal/a. Pokud potřebujete něco dalšího, prosím, neváhejte mi to dát vědět.
Děkuji vám ještě jednou za váš čas dnes.
[Vaše jméno]
Ozvání se ohledně našeho hovoru
Ahoj,
Děkuji vám za to, že jste si včera našel/a čas, abychom si promluvili po telefonu, oceňuji to. Jak jsme probrali, myslím, že je velký potenciál pro to, abychom spolu pracovali, a jsem si jistý/á, že mohu poskytnout hodnotu, která vám pomůže dosáhnout vašich cílů.
Abychom si to zrekapitulovali, co jsme si povídali, myslím, že má smysl, abych se ujal/a X, Y a Z. Pokud s tím souhlasíte, hned se do toho pustím. Pokud ne, žádný problém – jen mi dejte vědět, co jste měl/a na mysli.
V každém případě vám děkuji za rozhovor se mnou. Těším se na vaši odpověď,
[Vaše jméno]
Děkuji za hovor
Ahoj [Jméno],
Děkuji vám za to, že jste si včera našel/a čas, abychom si promluvili, oceňuji to. Jen jsem chtěl/a poslat rychlý následný e-mail s některými poznámkami z našeho rozhovoru.
Především si myslím, že by bylo opravdu užitečné [akce]. Bylo by také skvělé, kdybychom si mohli promluvit o [tématu]. Nakonec mě zajímá váš názor na [problém].
Děkuji vám ještě jednou za to, že jste si včera našel/a čas na rozhovor. Dejte mi vědět, pokud je něco dalšího, co bych mohl/a udělat.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Objasnění po našem hovoru
Ahoj [jméno],
Bylo skvělé si s vámi dnes popovídat. Jen jsem chtěl/a se ujistit, že mám všechny vaše kontaktní informace správně. Zde jsou znovu:
[telefonní číslo] [e-mailová adresa]
Máte pro mě nějaké otázky, než si to uzavřeme?
Děkuji a brzy se vám ozvu.
S pozdravem, [vaše jméno]
Už je to chvíli
Ahoj [jméno],
Doufám, že se vám daří. Chtěl/a jsem se vás ozvat a podívat se, zda by vás zajímalo sejít se na oběd. Už jsem od vás dlouho neuslyšel/a a chtěl/a jsem vědět, zda bychom se stále mohli pomluvit o naší spolupráci.
Pokud vás to nezajímá, žádný problém. Jen mi dejte vědět.
Doufám, že se vám brzy ozvu,
[Vaše jméno]
P.S. Moje kontaktní informace jsou stále stejné: [telefonní číslo] a [e-mailová adresa]. Neváhejte se mi ozvat, pokud něco potřebujete.
Kontrola
Ahoj [Jméno],
Bylo skvělé si s vámi dnes popovídat. Děkuji vám za to, že jste si našel/a čas na rozhovor. Zde jsou podrobnosti našeho rozhovoru pro vaši referenci.
[Shrnutí toho, co bylo projednáno]
Těším se na vaši odpověď.
S pozdravem, [Vaše jméno]
Po našem telefonním hovoru
Ahoj [jméno],
Jen jsem chtěl/a se vám vrátit k rozhovoru, který jsme měli po telefonu. Zde jsou některé moje myšlenky:
[Shrnutí toho, co bylo projednáno]
[Akční položky, pokud existují]
Děkuji vám za to, že jste si našel/a čas, abychom si promluvili dnes. Brzy se vám ozvu,
[Vaše jméno]
Následný e-mail po hovoru – dobré postupy
Vytvoření následného e-mailu po hovoru nemusí být obtížné, pokud budete dodržovat dobré postupy. Zde je několik tipů, které vám pomohou:
- Poděkujte osobě za její čas a zopakujte, že jste si užili rozhovoru s ní.
- Zrekapitulujte hlavní body rozhovoru a všechny akční položky, na kterých jste se dohodli. Mohou být velmi zřejmé nyní, ale vždy existuje šance, že se na něco zapomene později.
- Zkontrolujte termíny a další kroky. Pokud něco projekt zdržuje, bylo by to nejlepší místo, kde to zmínit.
- Ukončete zdvořilou žádostí o zpětnou vazbu. Poděkujte příjemci znovu a dejte mu vědět, že se těšíte na jeho odpověď.
- Nebuďte příliš naléhaví a dejte druhé osobě spoustu času na odpověď. V některých případech může být lepší poslat následný e-mail později.
- Nepodceňujte sílu zdvořilosti. Ačkoli byste mohli být dychtivi posunout se k dalšímu úkolu, vždy pošlete zdvořilý následný e-mail.
- Pokud byly sdíleny nějaké informace nebo dokumenty, ujistěte se, že do e-mailu zahrnete odkaz nebo přílohu pro snadný přístup. Bez ohledu na to, zda jste je již sdíleli či ne, chcete, aby bylo pro druhou osobu vše snadno dostupné.
- Vždy si e-mail přečtěte před odesláním. Překlepy lze snadno přehlédnout v spěchu a mohou vás dělat neprofesionálně. Zkontrolujte také gramatické chyby – není nic horšího než následný e-mail s chybami.
- Dejte příjemci na výběr, jak se s vámi bude následně kontaktovat. I když vaše poslední interakce byla prostřednictvím hovoru, neznamená to, že veškerá budoucí komunikace musí být také. Někdy lidé preferují komunikaci prostřednictvím e-mailu a na tom není nic špatného. Dejte jim vědět, s čím se cítíte pohodlně, a zeptejte se, jak by chtěli pokračovat v rozhovoru.
- Položte všechny otázky, které máte stále o rozhovoru. To dává druhé osobě další příležitost objasnit cokoli, co mohla vynechat, a také ukazuje, že jste věnoval/a pozornost.
- Ujistěte se, že poděkujete druhé osobě za její čas a dejte jí vědět, že se těšíte na její odpověď. Ačkoli je snadné to přehnat, malá vděčnost může udělat rozdíl.
Shrnutí
Poslání následného e-mailu po telefonním hovoru je vždy dobrý nápad, bez ohledu na to, jak rozhovor dopadl. Odesláním efektivního následného e-mailu se můžete ujistit, že jsou všechny podrobnosti jasné a že jsou všichni na stejné vlně.
Jste připraveni uvést naše šablony e-mailů pro následný kontakt po hovoru do praxe? LiveAgent je nejlépe hodnocený a #1 software pro správu lístků pro malé a střední podniky. Vyzkoušejte jej dnes s naší bezplatnou 30denní zkušební verzí. Není vyžadována kreditní karta.