Tipy, jak ukončit e-mail (Tipy + šablony)

Vzhledem k tomu, že většina dnešní obchodní korespondence se vyřizuje e-mailem, je důležité e-maily začínat i končit důrazně. Při vší pozornosti věnované předmětům a začátkům e-mailů se však často zapomíná na jejich zakončení.

Správné ukončení obchodního e-mailu je ve skutečnosti stejně důležité jako jeho začátek. Správné zakončení e-mailu zanechá v příjemci pozitivní závěrečný dojem, motivuje čtenáře k akci, identifikuje odesílatele a jeho záměry a poskytne příjemci vaše kontaktní údaje (aby vás mohl snadno kontaktovat).
Přečtěte si, jak správně ukončit obchodní e-maily, a využijte náš seznam profesionálních závěrů e-mailů a příkladů závěrečných vět, které jsou vhodné v různých kontextech.

Co zahrnout do ukončení vašich e-mailů

1. Uzavírací fráze

Před odesláním e-mailu se ujistěte, že obsahuje krátkou závěrečnou větu, která tvoří plynulý přechod mezi hlavním předmětem e-mailu a podpisem. Tato závěrečná věta může vyjadřovat vděčnost za čas, který jste příjemci věnovali, naznačovat, že jste otevřeni další komunikaci, být výzvou k akci, případně může být vyjádřením, které ukazuje, že očekáváte reakci.

2. Uzavření (podpis)

Pokud si s příjemcem nejste velmi blízcí, je třeba každý obchodní e-mail uzavřít profesionálně, a to buď formálně, nebo neformálně, podle typu vztahu a kontextu komunikace. Nejčastěji používané závěry e-mailů jsou “S pozdravem” a “Zdraví”, ale připravili jsme pro vás celý seznam příkladů (uvedeno níže), formálních i neformálních.

3. Uveďte své jméno

Pokud někomu píšete poprvé, vždy uveďte v podpisu e-mailu své celé jméno (jméno a příjmení). V případě konverzace s kolegy nebo s lidmi, které již znáte a se kterými jste si vyměnili více e-mailů, se stačí podepsat křestním jménem. Upozorňujeme, že je vhodné vyhnout se podepisování přezdívkami, pokud vaše přezdívka není všeobecně známá a nepoužívá se místo křestního jména.

4. Titul a společnost

Do podpisu e-mailu nezapomeňte uvést svou aktuální pracovní pozici a název společnosti, aby nedošlo k záměně, zejména pokud potenciálním zákazníkům posíláte e-maily bez udání důvodu. Pokud se ucházíte o zaměstnání, doporučujeme vynechat z podpisu informace o vašem současném zaměstnání (e-mail a telefonní číslo).

5. Informace o kontraktu

I když příjemce vaší zprávy již zná vaši e-mailovou adresu, je vždy užitečné uvést v e-mailovém podpisu další kontaktní informace, například přímé telefonní číslo, protože někteří lidé vás mohou raději kontaktovat prostřednictvím jiných komunikačních kanálů.

6. Další zdroje

Můžete také zvážit přidání odkazů do svého podpisu. Může to být odkaz na vaše webové stránky, profil na LinkedIn nebo jiné relevantní účty na sociálních sítích, vstupní stránku, kterou chcete propagovat, vaše online portfolio, online kalendář nebo nejnovější příspěvek na blogu atd.

Příklady a šablony pro ukončení e-mailu

Profesionální e-mailové podpisy a závěrečné fráze

Při rozhodování, jakým typem podpisu ukončíte obchodní e-mail, se zamyslete nad tím, komu a proč posíláte e-mail. Pokud si nejste jisti, jaké podepsání by bylo v dané situaci nejvhodnější, je lepší zvolit formálnější závěrečnou frázi. “S pozdravem”, “S úctou”, jsou jedny z nejbezpečnějších e-mailových ukončení, které lze použít ve všech situacích a ve všech typech e-mailů. Zde je několik dalších příkladů nejběžnějších a nejpoužívanějších profesionálních e-mailových ukončení:

LiveAgent kombinuje excelentní live chat, tiketování a automatizaci, což nám umožňuje poskytovat vyjímečnou podporu našim zákazníkům.

Příklady frází ukončujících e-mail

Na základě kontextu e-mailové zprávy můžete také přidat krátkou závěrečnou větu před podpisem. Použijte jednu z následujících osvědčených závěrečných vět e-mailu, abyste zajistili pozitivní zakončení zprávy a dali příjemcům najevo, že očekáváte jejich reakci nebo další dialog.

Jak ukončit prodejní e-mail

Zjistit, jak správně ukončit oslovovací e-mail, může být pro každého profesionála v oblasti prodeje náročné. Zde je několik příkladů toho, co můžete zahrnout na konec svého následného e-mailu přimět potenciálního zákazníka k odpovědi:

Jak ukončit e-mail zasílaný po prodeji

Následné e-maily jsou nezbytnou součástí každé strategie zasílání e-mailů. Zde je návod, jak můžete ukončit e-mail zasílaný po prodeji a povzbudit potenciální zákazníky k odpovědi, i když vaše předchozí pokusy o navázání kontaktu byly neúspěšné:

Jak ukončit e-mail zasílaný po nákupu/uvítací e-mail

E-maily po nákupu a uvítací e-maily zákazníkům jsou jedny z nejdůležitějších e-mailů v e-mailových marketingových kampaních, jejichž cílem je budování dlouhodobých vztahů se zákazníky. Zde je uvedeno, jak by mohly vypadat závěrečné věty vašich e-mailů pro tyto typy e-mailů:

Jak ukončit e-mail zákaznického servisu

Když ukončujete emaily zákaznického servisu, je vždy dobré povzbudit zákazníky, aby se na vás obrátili v případě, že mají další otázky, problémy nebo obavy. Měli byste je také ujistit, že jste vždy připraveni pomoci. Zde je několik užitečných příkladů, které můžete použít k zakončení e-mailů o službách zákazníkům:

Jak ukončit omluvný e-mail

Když přijde na psaní omluvných e-mailů zákazníkům a jednání s frustrovanými zákazníky byste se měli na konci e-mailu znovu omluvit a říci, že si vážíte jejich trpělivosti a pochopení:

Shrnutí

Konec e-mailu je obvykle jen závěrečná poznámka nebo krátká věta, za kterou následuje váš podpis, ale najít správná slova a správný tón pro uzavření e-mailové zprávy často vyžaduje hodně přemýšlení. To, jak e-mailovou zprávu ukončíte, může mít skutečně velký vliv na rozhodnutí příjemce na váš e-mail odpovědět. Vědět, jak ukončovat profesionální e-maily, je klíčem k efektivní obchodní komunikaci, zanechání pozitivního dojmu u čtenáře a zvýšení počtu odpovědí na e-maily. Pokud si nejste jisti, jak ukončit svůj příští obchodní e-mail, mohly by se vám hodit výše uvedené příklady ukončení e-mailu.

Nejčastější dotazy týkající se ukončování e-mailů

Proč je ukončení e-mailu důležité?

Vzhledem k tomu, že závěr e-mailu je poslední věc, kterou příjemce čte, může být motivujícím faktorem pro to, jak rychle odpoví – nebo zda vůbec odpoví. Pokud svůj e-mail zakončíte zdvořile, profesionálně a vhodně, máte větší šanci získat pozitivní odpověď.

Které podpisy nejsou vhodné pro obchodní e-mail?

I pokud máte s klientem neformální vztah, neprofesionální ukončení e-mailu by se v obchodní konverzaci neměly vyskytovat. Tyto “neprofesionální” zakončení zahrnují “Mej požehnaný den” (nebo cokoli jiného s náboženským podtónem), “Měj se!” (nebo jiný slang), “Dík” (nebo jakékoli jiné zkratky), “Vidíme se později” (nebo jiná neformální ukončení), “Tvoje”/ “S láskou” (nebo jiné výrazy odrážející oddanost).

Jak byste měli formátovat závěr e-mailu?

I když je důležité ukončit obchodní e-mail profesionálním způsobem, pro dobrý výsledný dojem je důležité také správné formátování. Ujistěte se, že za závěrečnou poznámkou je čárka, pak přidejte mezeru a napište celé své jméno, za ním titul, firmu a případné kontaktní údaje.