Jak se představit v e-mailu (Tipy + Šablony)

Když se poprvé kontaktujete s někým z obchodních důvodů prostřednictvím e-mailu, je zdvořilé se správně představit. Dodržování některých obecných tipů vám může pomoci napsat efektivní úvodní e-mail.

Zde si projdeme, jak se představit v e-mailu, abyste mohli udělat dobrý dojem a měli největší šanci na úspěch.

Podíváme se také na některé příklady obchodních úvodních e-mailů, které můžete použít a upravit podle svých potřeb.

Důležitost poslání úvodního e-mailu

Vždy je zdvořilé se představit, když se poprvé kontaktujete s někým.

I když jste se s danou osobou již setkali na nedávné akci nebo konferenci, může být pozdravná zpráva připomínkou. Úvodní e-mail vám pomůže začít správně s osobou, kterou kontaktujete, a nastaví tón budoucích interakcí.

Proto je důležité věnovat čas vytvoření úvodního e-mailu, který je zdvořilý a profesionální. Tímto způsobem je větší pravděpodobnost, že budete mít pozitivní dopad a od začátku si vytvoříte dobrý vztah s příjemcem.

Jak pojmenovat úvodní e-mail

Při posílání úvodního e-mailu vás upoutavý předmět odliší od mnoha dalších e-mailů, které příjemce denně dostává. Dobrý předmět musí být stručný a věcný, a zároveň by měl příjemci dát představu o tom, o čem e-mail pojednává.

Zahrňte stručné prohlášení o tom, kdo jste a proč danou osobu kontaktujete, ale bez příliš velkého detailu. To pomůže příjemci pochopit účel e-mailu a, pokud je to správně provedeno, ho povzbudí k jeho otevření.

Uveďte podrobnosti, jako jsou:

• vaše jméno
• vaše pracovní pozice
• společnost, pro kterou pracujete
• a/nebo datum a čas akce

Přidání jedné nebo více z těchto informací do záhlaví umožní příjemci identifikovat vás i předmět vašeho e-mailu, ještě než jej přečte.

Příklady předmětu úvodního e-mailu

• Představuji se – [Vaše jméno]
• Vřelý úvod od [Vaše jméno]
• Pozdravy od [Vaší společnosti]
• Váš kontakt v [Název společnosti]: [Vaše jméno]
• Žádost o informace: [Vaše jméno] z [Vaší společnosti]
• Žádost o schůzku: [Datum a čas] s [Vaším jménem]
• Společný známý mi navrhl, abych se vám ozvala
• Žádost o [Časový rámec] hovor k diskusi o [Tématu]

Jak napsat úvodní e-mail

Při zaslání e-mailového úvodu někomu je důležité udržet vaši zprávu krátkou a věcnou. Psaní dlouhého a chaotického textu může být pro příjemce přemotivující, který v mnoha případech ještě neví, kdo jste.

Začněte běžnými e-mailovými pozdravy, jako jsou “Ahoj”, “ “Dobré ráno”, “ “Pozdravy”, “ nebo “Ahoj.” Poté uveďte své jméno a důvod vašeho e-mailu v několika stručných větách.

Když e-mailujete někoho poprvé, je také hezké zahrnout stručné vysvětlení, jak danou osobu znáte nebo jak jste se dostali k její e-mailové adrese. Můžete například říci “Moje kontaktní informace mi byly poskytnuty společným přítelem”, “ nebo “Viděl jsem vaši přednášku na konferenci minulý měsíc a chtěl jsem se vám ozvat.”

Tip: Pokud máte nějaké společné známé, určitě to zmíňte, i když vám tato osoba neposkytla kontaktní údaje příjemce. To vám pomůže od začátku vytvořit pocit důvěry a vztahu s cílem vašeho e-mailu.

Když posíláte pozdrav jménem někoho jiného, ujistěte se, že tyto informace zahrnete do své zprávy.

Je také prospěšné zahrnout další podrobnosti o tom, kdo jste, abyste poskytli více kontextu. Abyste jim dali více informací, uveďte informace, jako je vaše pozice, společnost a/nebo webové stránky, zejména pokud to již nebylo zahrnuto v předmětu.

Vždy zakončete zdvořilým závěrem, jako je “Děkuji za váš čas”, “ “Těším se na vaši odpověď”, “ nebo “S pozdravem”.

Co zahrnout do úvodního e-mailu

• stručný pozdrav – “Ahoj” nebo “Vážený”, “ atd.
• vaše jméno
• účel vaší zprávy – proč píšete
• jak znáte příjemce nebo jak jste získali jeho e-mailovou adresu
• všechny společné známé – osoba nebo akce
• kdo píše jménem (pokud je to relevantní)
• další informace o sobě – pracovní pozice, společnost, webové stránky
• výzva k akci (CTA) – co byste chtěli, aby příjemce udělal poté, co si vaši zprávu přečte
• vaše kontaktní informace – e-mail, telefonní číslo, profily na sociálních sítích atd.
• zdvořilý závěr – např. “Děkuji” nebo “Přeji vám vše nejlepší”, “ následované vaším jménem

Vzorky úvodních e-mailů

Představuji se – [Vaše jméno]

Vřelý úvod od [Vaše jméno]

Pozdravy od [Vaší společnosti]

Váš kontakt v [Název společnosti]: [Vaše jméno]

Žádost o informace: [Vaše jméno] z [Vaší společnosti]

Žádost o schůzku: [čas a datum] s [Vaším jménem]

Společný známý mi navrhl, abych se vám ozvala

Žádost o [Časový rámec] hovor k diskusi o [Tématu rozhovoru]

Správná praxe úvodního e-mailu

Při oslovování někoho z obchodních důvodů je vhodné dodržovat několik rad. Tyto tipy vám pomohou dosáhnout účelu vaší zprávy.

• Použijte šablonu – i když je důležité personalizovat každý e-mail, mít standardní úvodní zprávu vám může ušetřit čas, pokud máte spoustu potenciálních klientů k oslovení.
• Vymyslete jasný a stručný předmět, který odráží účel vašeho e-mailu – vaše jméno, společnost a/nebo stručný důvod zprávy jsou zde vhodné (více informací naleznete v oddílu výše o pojmenování vašeho úvodního e-mailu).
• Začněte zdvořilým pozdravem – oslovení příjemce jménem je vždy dobrý způsob, jak správně zahájit profesionální vztah
• Představte se v první nebo druhé větě – zahrňte své jméno, pracovní pozici a společnost (pokud je to relevantní).
• Vysvětlete, proč se ozýváte – pokuste se zaměřit na to, jak bude vaše zpráva prospěšná příjemci a jeho obchodním zájmům.
• Udržujte vlastní představení krátké a věcné – dlouhé e-maily jsou často ignorovány nebo nejsou plně přečteny.
• Používejte správnou gramatiku a pravopis – nezapomeňte si e-mail přečíst, než jej pošlete.
• Udržujte obchodní tón v celém textu – ať už jste v formálním prostředí nebo se snažíte navázat neformálnější vztah, je důležité napsat profesionální e-mail.
• Buďte zdvořilí a skromní – nikomu se nelíbí arogance, takže se snažte působit jako někdo, kdo se zajímá o budování vztahu, spíše než jen hledá obchodní příležitosti pro sebe nebo svou společnost.
• Pokud je to možné, najděte nějaký společný základ, na kterém se můžete sblížit – to by mohla být akce nebo konference, které jste se zúčastnili, nebo dokonce něco mimo obchod, jako je společná láska ke sportu, hudbě nebo knihám.
• Zakončete výzvou k akci – ať už jde o naplánování schůzky, odpověď na váš požadavek, nebo jednoduše potvrzení přijetí zprávy, nezapomeňte říci, co chcete, aby příjemce po přečtení vašeho e-mailu udělal.
• Zahrňte své kontaktní informace – usnadněte příjemci kontaktování vás zahrnutím vaší e-mailové adresy, telefonního čísla a/nebo odkazů na sociální sítě.
• Zakončete zdvořilým podpisem.

Shrnutí

Úvodní e-mail je často prvním kontaktem, který máte s potenciálním klientem, spolupracovníkem nebo obchodním partnerem. To může být počáteční krok k budování profesionálního vztahu s nimi, takže je důležité správně napsat tuto pozdravnou zprávu, aby se udělal dobrý první dojem.

Dodržování tipů a příkladů uvedených v tomto článku vám pomůže napsat profesionální úvodní e-mail, který se vyznačuje v inboxu příjemce, vytváří respekt a má dobrou šanci dosáhnout svého účelu.

Věnujte čas vytvoření dobře napsaného vzorku vlastního úvodního e-mailu, který budete používat pro budoucí obchodní vztahy, a budete o krok napřed před konkurencí.